Top 7 Outlook Tipps und Tricks

[@XxXx-qq9vw]

Vielen Dank für die Tipps. Auch das Tempo in dem erklärt wird, ist super. So kann man gleich am Computer mitmachen 👍👍

[@centuriomacro9787]

den Betreff bearbeiten zu können ist ja genial. Danke für den Tipp.

[@buerokaizendigital]

Ja finde ich auch super. Gerne 😀

[@ronnybosch6220]

@@buerokaizendigital Bei mir funktioniert die Änderung der Betreffzeile nicht. Kann es sein, dass das Admin seitig blockiert wird?

[@buerokaizendigital]

@@ronnybosch6220 Nein, das kann der Admin nicht blockieren. Arbeiten Sie mit dem normalen Outlook Client oder im Browser mit Outlook im Web?

[@ronnybosch6220]

@@buerokaizendigital hallo, ganz normal mit Outlook als Client. Ich habe jetzt unter Aktionen die Funktion finden können, es steht sogar als Shortcut "STRG +T" dahinter. Passieren tut bei der Kombi aber dennoch nichts. Der Betreff wird auch nicht übernommen und die Notiz wird immer mit dem Datum der Erstellung und nicht der korrespondierenden Mail angezeigt.

[@buerokaizendigital]

@@ronnybosch6220 Für die Änderung des Betreffs muss man nicht über Aktionen gehen. Einfach die Mail in einem eigenen Fenster öffnen (nicht im Lesebereich des Hauptfensters). Dann in den Betreff klicken. Die Änderung vornehmen. Die Mail schließen. Dabei wird man gefragt ob man die Änderung speichern möchte --> Ja.

[@erichknacker2875]

Schönes Video mit den Basics für jeden der mit Outlook arbeitet. Vielen Dank!

[@buerokaizendigital]

Wir danken für das sehr für die freundliche Rückmeldung 😊👍

[@Rena_K.]

Vielen Dank, sehr hilfreich und gut präsentiert.

[@buerokaizendigital]

Das freut uns 🙏😀

[@devils_daughter_liv6232]

Vielen Dank für das Video. Es waren viele nützliche Informationen dabei

[@kiessling89]

Sehr gut erklärt, danke.

[@sabinewrangel5184]

Danke für das informative Video.

[@buerokaizendigital]

Sehr gerne. Vielen Dank für das nette Feedback 😊

[@michaelabucher2677]

absolute Klasse ich hab alle Informationen gebraucht und werde sie gleich anwenden Dankeschön

[@buerokaizendigital]

Das freut uns 😀

[@randaibrahim2859]

Danke !!!

[@IgnatV6]

Zu Tipp Nr. 1 habe ich allerdings eine Anmerkung: Ich mache das immer so: Rechtsklick auf die Mail > Zur Nachverfolgung > "Fälligkeitsdatum" (Möglich ist: Heute / Morgen / Diese Woche / Nächste Woche / Kein Datum / Benutzerdefiniert...). Dann ist die Mail selbst direkt in der Aufgabenliste und nicht nur ein Anhang zu einer Aufgabe. Beim Doppelklick auf die Aufgabe (ich verwende die Aufgabenliste am rechten Rand der Mailansicht) öffnet sich sofort die Mail, statt über den Umweg "Mail als Anhang zur Aufgabe" zu gehen. Nutze ich jeden Tag für fast alle Mails und finde ich für mich sehr angenehm. Unabhängig davon natürlich ein Dankeschön für die hochwertigen Videos!

[@buerokaizendigital]

Ja auch eine gute Möglichkeit. Hängt immer etwas davon ab wie man arbeitet. Zwei Vorteile von Aufgaben: 1. Man hat ein Notizfeld quasi als digitale Akte und 2. die Synchronisation aufs Handy ist möglich.

[@mariainescartes3840]

Auch hier gute Tipps und tolle Hilfe. vielen Dank!!

[@buerokaizendigital]

Sehr gerne. Vielen Dank fürs Feedback 🙏

[@mr.x5531]

Sehr cool! Wieder was gelernt❤️👍

[@buerokaizendigital]

Cool. Das freut uns sehr 👌

[@markusschmitt8013]

Sehr aufschlussreich! Ich hätte mir nur ein etwas schnelleres Erzähltempo gewünscht - die Erklärung zieht sich für meinen Geschmack zu lange. Nichtsdestotrotz sehr saubere Arbeit!

[@buerokaizendigital]

Vielen Dank. Über die Videoeinstellungen (Zahnrad) kann man die Wiedergabegeschwindigkeit erhöhen 😂

[@wolfgangschmidt9603]

seit einiger Zeit verfolge ich Ihren KZbin-Kanal. Vielen Dank für die tollen Tipps! Ich habe eine Frage: Um den Speicherplatz in Outlook gering zu halten, speichere ich relevante Anhänge von Mails direkt ab und lösche sie dann. Was ich in Outlook vermisse, ist ein Hinweis in der E-Mail, dass sie Anhänge enthalten hat, die gelöscht wurden. Gibt es so etwas in Outlook? Herzlichen Dank!

[@buerokaizendigital]

Automatisch gibt es so einen Hinweis nicht. Den müsste man von Hand reinschreiben (in den Betreff oder den E-Mail-Text)

[@wolfgangschmidt9603]

Danke! Wobei die Antwort natürlich nicht befriedigen kann. Ein so mâchtiges Tool wie MS Outlook und dann von Hand eingeben!😬

[@ms_tst6833]

Auch wenn dieses Video alt ist platziere ich hier einmal eine Frage zu Erinnerungen in Outlook, das war ja auch ein Thema der Tipps und Tricks: Mich nervt das Outlook Erinnerungen scheinbar nicht synchronisiert. Habe ich auf meinem Desktoprechner eine Erinnerung geschlossen, wird sie bei der nächsten Verwendung auf meinem Notebook aufploppen und muss dort nochmals geschlossen werden. Kann Outlook das nicht irgendwie synchronisieren, so daß einmal auf einem Gerät bestätigte/geschlossene Erinnerungen nicht auf anderen Geräten nochmals auftauchen? Ich verwende das "alte" Outlook 365 und einen 365er Exchange.

[@hpeter2950]

Sehr hilfreich, Danke! Ein Problem habe ich trotzdem: wenn ich eine E-Mail in eine Aufgabe wie erklärt umwandeln möchte, erhalte ich ein Fehlermeldung, wonach der Ordner Aufgaben nicht gefunden werden kann. Aber nur, wenn ich eine E-Mail eines anderen Accounts umwandeln möchte, E-Mails aus dem Outlook-Account funktionieren. Geht das grundsätzlich nicht mit anderen Accounts oder was mach ich falsch? vielen Dank für Ihre Rückmeldung.

[@David86DE]

Versuche es mal, wenn du in Outlook unter Datei > Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen > Register E-Mail das betroffene Konto als Standard setzt und im Register Datendateien die zu dem Konto gehörende Datendatei als Standard setzt. Starte dann Outlook neu und teste das Verhalten. Bei mir war das die Lösung.

[@DanielHaupt-vq5pf]

Habe ich die Möglichkeit das Adressbuch aus einer "Globalen Adressliste" zu exportieren? (Nicht meine hinterlegten Adressen) ! Würde mich über HILFE freun !

[@danielleuschner9586]

Die Tipps sind, wie immer, wie sehr interessant. Eine Frage habe ich zu Tipp 1. Dort ist in der Ansicht in Outlook im mittleren Block die Kopfzeile zu sehen. In der 1. Zeil steht der Absender, in der 2. Zeile der Betreff. Wie bekommt man den Betreff in der 2. Zeile angezeigt? Bei mir klappt das nicht.

[@buerokaizendigital]

Danke fürs freundliche Feedback. Zu Ihrer Frage: Klicken Sie eine E-Mail an. Klicken Sie danach auf "Ansicht" > "Ansicht ändern" > ""Kompakt". Dann müsste es gleich aussehen. LG

[@danielleuschner9586]

@@buerokaizendigital Vielen Dank für die Antwort. Das hat geholfen.

[@christopher3184]

bei 6:12 solltest du vlt deine bausteine schwärzen gutes Video!

[@buerokaizendigital]

Ja, Danke für den Hinweiß 🙈😊

[@Knowledge_Nuggies]

@@buerokaizendigital Also ich fand den FAQ-Hinweis zur vermeintlichen Abkündigung OneNotes sehr hilfreich. Ich dachte nämlich auch, dass das so wäre und bin jetzt froh, zu wissen, dass OneNote nicht gefährdet ist :-)

[@wrong_account9882]

Tipp 1 kann ich leider so nicht umsetzten da Quicksteps in meinem Outlook (im Unternehmen) dauerhaft grau hinterlegt ist und nicht geklickt werden kann. Kann man auch mit einem Tastenkürzel eine Aufgabe mit Anhang erstellen?

[@buerokaizendigital]

Wenn Quicksteps grau hinterlegt dürften auch die Tastenkürzel nicht funktionieren. Versuchen Sie mal mit der reten gedrückten Maustaste eine Mail auf das Aufgaben-Symbol unten zu ziehen. So sollte es gehen. Oder die Mail mitz STRG+C in eine Aufgaben manuell reinkopieren...

[@fairfinanzseitz4436]

email in one note abspeichern - bei mir geht dann das alte one note auf undnicht das one note 365 in der Cloud- kann ich das auch ändern?

[@buerokaizendigital]

Es gib bei uns auf dem Kanal ein Video "E-Mail aus Outlook "An OneNote senden" (endlich für OneNote App verfügbar)" vom 14.06.2019. Dort wird gezeigt wie es mit der OneNote App für Windows 10 geht. Allerdings nur, wenn man ein Offfice 365 oder Outlook.com E-Mail-Konto hat.

[@DaisyA]

Ich bin durch Zufall auf Ihren Kanal gestoßen und habe mir gerade einige Videos angesehen. Vielen Dank fürs Wissen teilen! Ich habe eine Frage zu Top 2 - Betreff ändern. Ich erhalte oft e-Mails mit für mich unverständlichen Betreffs. Da ich aufgrund der E-Mail-Flut auf die Funktion der Unterhaltung angewiesen bin, scheue ich mich, den Betreff zu ändern, denn meine Beobachtung ist, dass ich damit die Unterhaltung nicht mehr zusammen habe. Und da durch das Antworten die Anhänge nicht mitgeführt werden, wären Anhänge früherer E-Mails der Unterhaltung mit anderem Betreff nicht mehr so leicht auffindbar. Haben Sie einen Tipp für mich? Besten Dank.

[@buerokaizendigital]

Sie haben völlig recht: Wenn man den Betreff ändert, kann man die Funktion "Unterhaltung" nicht mehr nutzen. Beides zusammen geht leider nicht. Man muss sich entscheiden...

[@paulschweissbrenner]

Danke für das tolle Video. Allerdings habe ich noch Fragen dazu. Email in Aufgabe umwandeln macht Sinn, ok. Aber wenn ich auf die Mail (mehrfach) antworten möchte, muss ich das im Posteingang machen und meine Antwort erscheint dann nicht in der Aufgabe. Diese muss ich selbst reinkopieren. Wie kann man das lösen?

[@buerokaizendigital]

Ja, mit Kopieren/Einfügen können Sie weitere E-Mails in die Aufgabe hineinkopieren.

[@paulschweissbrenner]

​@@buerokaizendigital Bei einer "Unterhaltung" im Posteingang, sind die Mails eben schon automatisch chronologisch abgelegt. Älteste Mail unten, neueste oben. Somit brauche ich "eigentlich" keine Aufgaben. Aufgaben werden dann für mich interessant, wenn ich mehrere Mails an unterschiedliche Empfänger schreiben muss. Dann kann ich in den Aufgaben alles chronologisch von jedem Empfänger erfassen und behalte so den Überblick. Allerdings ist das reinkopieren mühsam. Deswegen war meine erste Idee die relevanten Mails im Posteingang über den gleichen Betreff zu "verknüpfen". Mit dem gleichen Betreff finden sich dann alle relevanten Mails zu einem Thema, ohne die Lästige kopiererei. Wenn ein Betreff aber zweimal vorkommt zu unterschiedlichen Projekten, gibt es schon ein Problem. Zudem sehe ich nur dann alle relevanten Mails, wenn ich danach suchen lasse. Da ist es in einer Aufgabe schon schöner und übersichtlicher. Ich denke hier gibt es keine Lösung und ich muss das geringere Übel wählen oder haben sie noch eine Idee?

[@buerokaizendigital]

@@paulschweissbrenner Aufgaben machen dann Sinn, wenn ich Dinge erst später erledigen kann/will. Wenn ich diese Dinge alle im Posteingang liegen lasse wird es oft unübersichtlich. Da ist es besser mit Aufgaben zu Arbeiten. Der Vorteil der Aufgaben: Über das Fälligkeitsdatum kann ich die Aufgabenliste passend sortieren. Das geht im Posteingang nicht.

[@franzbauer4676]

Wie fügen Sie das kleine Viereck in der Aufgaben rechts ein?

[@buerokaizendigital]

Wird hier beschrieben: kzbin.info/www/bejne/jJjFho2XotKXiLc

[@lukashilebrand]

Bei 6:55 unbedingt im nachhinein noch die Bankverb. unkenntlich machen!!!

[@buerokaizendigital]

Vielen Dank für den Hinweis! 👍🏼

[@AF-jc6zl]

Vielen Dank für die praktischen Tipps! Und beschäftigt sehr, wie wir die Kommunikation mit unserem Kunden zusammenführen, die aber von verschiedenen Mitarbeitern geführt wird. Wie können wir die Kommunikation per E-Mail oder auch per Post über alle Mitarbeiter für einen Kunden zu einer Akte zusammenführen? Dafür haben wir noch keine einfache Lösung gefunden. Haben Sie eine Idee?

[@buerokaizendigital]

Kann man beispielsweise über gemeinsame OneNote Notizbücher machen. Ein Abschnitt = 1 Kunde. Dort werden dann E-Mails, gescannte Briefe, Protokolle und Telefonnotizen gespeichert. Alternative ist ein professionelles (und teureres) CRM-System. Kommt immer auf die Menge der Kunden und Dokumente sowie auf sonstige Wünsche an.

[@mariowesolowski7153]

Frage: Kann ich im Outlook (365) Kalender die Terminlänge standardmäßig auf NULL Minuten festlegen? Wenn „Ja“, wie geht dies. Ich habe nichts gefunden. Danke und Gruß Mario

[@buerokaizendigital]

Sorry, da kenne ich keine Lösung

[@Joe-GMY]

Dieses Tutorial ist zwar schon gut 2 Jahre her - dennoch ergeben sich für mich, der OUTLOOK (Version 2016) erst jetzt (nach jahrelanger Nutzung von Windows Live Mail) nutzt, einige Fragen: So funktioniert bei mir beispw. Der Tipp mit den *Schnellbausteinen* nicht - die Funktion (unten nach dem Öffnen des Menüs) ist bei mir ausgegraut, also gar nicht erreichbar. Gleiches gilt im Übrigen auch für den Punkt »Rechtschreibung und Autokorrektur« (in den Optionen bei Email), wo die Funktion »Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen« sowie alle übrigen Punkte (unterhalb der Zeile »Rechtsschreibkorrektur bei Outlook«) ausgegraut bzw. gar nicht anwählbar sind. So gesehen war ich bei »Windows Live Mail« wohl weitaus besser aufgehoben, das allerdings mit Windows10 einige Probleme hat und die Mails oftmals doppelt abruft, was mich letztlich nun zu Outlook getrieben hat. Was ist da los mit diesem Outlook, dass hier so viele Funktionen ausgegraut bzw. nicht erreichbar sind? Muss hier erst eine globale Einstellung gemacht werden, um diese Funktionen zu aktivieren?

[@buerokaizendigital]

Wo ist denn der Cursor, wenn Sie die Schnellbausteine einfügen wollen? Normal ist die Funktion nur dann ausgegraut, wenn der Cursor noch im AN-Feld ist. Dort kann man keinen Schnellbaustein einfügen, sondern nur E-Mail-Adressen. Bitte den Cursor ins Textfeld machen, dann sollte die Funktion nicht mehr ausgegraut sein.

[@Joe-GMY]

@@buerokaizendigital @ Besten dank auch für Ihre freundliche Antwort - doch sie bringt mich der Lösung nicht weiter. Und natürlich habe ich den Curser nicht im AN (Adressaten-Feld), sondern im Textfeld mit einem vorgeg. Text, den ich markiert habe, um ihn im »Schnellbaustein-Katalog« zu speichern. Die Funktion »Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern« bleibt jedoch nach wie vor ausgegraut - offensichtlich kein Zugriff möglich. Wie gesagt, ist auch die Option für die Rechtschreibkorrektur (ausgegraut) bei Eingabe nicht möglich. Ich vermute, dass es an der 64er Outlook-Version liegt, die sich mit der Office-Version meiner übrigen Office-Anwendungen, die noch auf 32 läuft (wurde von Microsoft empfohlen, die 32er Version zu installieren, obwohl ich natürlich auf einem recht kräftigen 64-er PC arbeite) nicht verträgt. Nun könnte ich alles wieder deinstallieren (inkl. aller Word- und Excel-Makros, Vorlagen etc.) und alle zusammen wieder neu installieren - doch diese Arbeit spare ich mir dann besser. Aber dennoch lieben Dank für Ihre geschätzte Hilfe!

[@ilw5803]

Super Video! Vielen Dank! Haben Sie eine Idee warum ein Emailpostfach (angeschlossen sind ca. 5) nicht so oft aktualisiert? Die Email kommt beim Handy (ebenfalls Outlook) meistens schneller an als auf dem Notebook.

[@buerokaizendigital]

Exchange-Postfächer sind in der Regel sehr schnell bzw. live. Bei Pop3 Postfächern (oft bei kostenlosen E-Mail-Adressen) verhindert der Anbieter manchmal ein zu häufiges Abrufen. Was man versuchen kann ist die Übermittlungshäufigkeit anzupassen unter: Datei->Optionen-> Abschnitt: Erweitert-> Schaltfläche Senden/Empfangen … --> Dort die 30 Minuten bei "Automatische Übermittlung" auf z.B. 5 Minuten reduzieren.

[@cuneyterdin]

Hallo Marcel, schöne Grüße vom Karsten Ising. Ich bin aus seinem Schulungs-Team. Meine Fragen zu Outlook sind etwas umfangreicher, vlt. können wir dazu mal telefonieren. Sonst aber auch gerne hier: Häufige Frage: Wie synchronisiere ich in Outlook die Menü- und Symbolleiste über mehrere PCs? Z. B. Quicksteps syncen schon, die Leisten aber nicht. Und: wie verknüpfe ich einen Kalender aus outlook mit einem aus Teams (Kanalkalender)? Beste Grüße Cüneyt Erdin @dvag.de

[@buerokaizendigital]

Hallo Cüneyt, für deine erste Frage (Sync Menüleiste) gibts denke ich gerade keine Lösung. Das geht nicht. Und der Sync Kanalkalender mit persönlichem Kalender geht über die normale Besprechungsfunktion. Die Termine, die du selbst im Kanalkalender anlegst, hast du automatisch auch in deinem persönlichen Outlook-Kalender. Wenn andere Personen Termine im Kanalkalender anlegen müssen sie dich glaube ich einladen. Dann hast du diese Termine auch in deinem persönlichen Kalender. Viele Grüße, Marcel Miller

[@Mailhilfe]

Gut gemacht! Personen mit "@" markieren kannten wir noch nicht.

[@buerokaizendigital]

Vielen Dank für euer Feedback. Das freut uns 😀

[@naabfitnabburg9598]

@@buerokaizendigital geht diese Funktion nur mit office365?

[@buerokaizendigital]

@@naabfitnabburg9598 So prinzipiell sollte die Funktion ab Outlook 2016 verfügbar sein. Details zur unterstützen Outlook und Exchange-Version siehe support.microsoft.com/de-de/office/verwenden-von-erw%C3%A4hnungen-um-eine-andere-person-auf-sich-aufmerksam-zu-machen-90701709-5dc1-41c7-aa48-b01d4a46e8c7