Control of Documented Information and Types of Documents │ ISO 9001 │ ISO 22000 │

Documented information management is an important part of ISO 9001, ISO 22000, and all management system standards. In this video, I provide three recommendations to streamline document control.
Furthermore, you will become familiar with the most common types of documents used in companies.
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[@MrNoelFlaneur]

Muchas gracias. La verdad, he estado viendo tipos de documentación su jerarquía los subtipos y me he vuelto loco. Buena la simplificación que propone. Gracias otra vez. Bendiciones.

[@yesicacortez8936]

Gracias 🫂 justo necesito especializarme en este tema 😊discupe podria hablar mas del porqué no del "manual de calidad" hoy en dia en ofertas laborales aún te piden saber realizarlos y me confundo un poquito. Saludos.

[@BeiraTraining]

Hola Yesica, en muchas empresas aun lo tienen por costumbre, en la practica no aporta mucho valor, además las normas ISO ya no lo tienen como un requisito. Te recomiendo que aprendas a hacerlo, pero solo impleméntalo si le va a aportar valor a la empresa o al SGC.

[@riverbass3740]

Gracias

[@BeiraTraining]

Que gusto que te sirvió la información Andres

[@joniandresvalencialadino6464]

Ing una consulta por favor como de debe cerrar un documento acorde a la norma hablo de formatos de control interno que contiene casillas que por el orden de fecha a veces se cierra pero quen celdas en blanco y generan riesgo que después sean alteradas mil gracias

[@albarrason]

En mi oficina manejan un tipo de documento denominado Acta, para dejar constancia de las actividades hechas durante una reunión. En qué parte de esa pirámide irían estas actas? Felicitaciones por un video tan clarito sobre el tema!

[@BeiraTraining]

Hola Sonia, ¡qué bien que te gustó el video! El documento del que me hablas es un registro o formato, estos documentos sirven para mantener evidencia de los resultados de una actividad, en este caso las reuniones, otros ejemplos de registro pueden ser una lista de asistencia, una bitácora de inspección o una requisición de compra. Es común que le llamen formato al documento antes de llenarlo y registro ya que tiene la información.

[@albarrason]

@@BeiraTraining los animo a que sigan haciendo videos así de sencillos! Gracias!

[@brallanestivenzapatacano3387]

Hola, gran video muchas gracias. Una pregunta cómo será la mejor manera de documentar los procesos sin necesidad de un software.

[@BeiraTraining]

Que tal Brallan, tienes que iniciar por hacer mapeo de procesos, de ahí van a salir tus procedimientos y los puedes documentar en Word, ya sea escritos o en formato de diagrama de flujo de funciones cruzadas. Me lo anoto para hacer un video del tema. Saludos.

[@dianalaurar.hernandez2990]

Buenas tardes, Ingeniero. ¡Felicitaciones por el video! Tengo una consulta: en la empresa donde trabajo comenzaremos una gestión por procesos, y por tanto a documentar nuestras actividades, por lo que me di a la tarea de hacerlo conforme las especificaciones del estándar ISO 9001. Realicé una pirámide de estructura documental pero, hasta ahora no puedo encontrar la diferencia entre formato o plantilla. Entiéndase por formato al documento con especificaciones a capturar, pero yo he decidido agregar un instructivo al formato, es decir, una tabla de qué información deberá ser capturada en cada campo de su contenido. Y, estaba pensando en que una plantilla sería el formato pero sin esta tabla de información; ¿se puede hacer esto? O, cuando llenen el formato ¿pueden eliminar el instructivo incluido? Esto me traería bastantes problemas porque tendría tantas plantillas como formatos elaborados. Espero haber sido clara con la pregunta, Ing. Agradezco la información compartida en este video y su atención. ¡Saludos!

[@BeiraTraining]

Hola Diana, Se suelen utilizar los términos formato, registro, plantilla como sinónimos, pero independientemente de como los llames es el documento destinado a llenarse con la información de una o varias actividades realizadas, por ejemplo, una lista de asistencia, un Check list de liberación, una requisición de compra, etc. Si entendí bien tu pregunta entiendo que a cada formato le quieres agregar un instructivo de cómo se debe llenar ese formato. Si es posible hacerlo, sin embargo yo no lo recomiendo, podría ser viable si esos formatos se llenan de forma electrónica, aun así, sigue sin ser lo ideal. Si lo que quieres es asegurarte de que a la persona le quede claro y no se equivoque al llenarlos, te paso dos alternativas que considero más viables. 1. Puedes dar capacitaciones a todos tus compañeros para que les expliques como se llenan, después asegúrate de dar seguimiento muy cercano para que veas si todos los están llenando bien, si detectas errores vuelve a dar capacitación hasta que lo tengan dominado. 2. En los procedimientos agrega una sección que incluya los formatos que se utilizan y la forma correcta de llenarlos. Ya que lo tengas asegúrate de que esos procedimientos estén accesibles para todo el personal (de preferencia en su área de trabajo) y lo más importante, asegúrate de dar capacitación a todos, muestrales cómo se deben llenar, la capacitación constante es tu mejor herramienta. Espero que te ayuden mis recomendaciones.

[@AlejandraPerez-kh2hl]

Buenas tardes gracias por la información quiero saber si listado maestro de documentos es lo mismo que información documentada? Y si ambas están en la iso9001? Gracias le agradezco su respuesta

[@BeiraTraining]

Hola Alejandra, La información documentada son todos los procedimientos, políticas, instructivos, registros, etc. La norma ISO 9001 te pide que algunos requisitos estén como información documentada. Un listado maestro de documentos se utiliza para tener control de todos los documentos que existen, la norma no te pide que tengas un listado maestro, pero es una herramienta útil para la persona que gestiona los documentos.

[@dorismariazunigaalfaro6829]

qUISIERA CONOCER ALGUNA HERRAMIENTA DONDE SE PUEDA LLEVAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA POR EJEMPLO ALGUNA MATRIZ ETC.

[@BeiraTraining]

Hola Doris, ¿Necesitas una herramienta para tener el control de la información documentada como una lista maestra de documentos o necesitas software para resguardar y accesar a la información documentada de tu empresa?

[@rafaellindo8148]

oBuenas, me gustaría aclarar algunas dudas al respecto sobre la estructura de la documentación del SGC 1. Componentes como los requisitos legales, reglamentarios y/o de clientes no deberían estar en la cima de la piramide ? 2. En segundo lugar consideraría deben ir las políticas y objetivos institucionales, puesto que estos conforman el direccionamiento de la entidad 3. Que pasa con documentos como las caracterizaciones o los mapas de procesos. Si bien es cierto que en la ISO 9001 no son de obligatorio cumplimiento, son documentos que generan mucho valor, pues permiten conocer las interacciones entre los distintos procesos, cuales son las entradas, actividades de desarrollo, salidas, registros, indicadores que componen los mismos, un consolidado en general, pero dando detalles en específicos de las diferentes etapas del ciclo PHVA 4. Me gustaría saber mas a detalle, porque documentos como los manuales se considera que no generan valor (y en donde puedo leer mas al respecto, porque es la 1ra vez que lo escucho) y lo mismo para otros documentos como programas, protocolos, planes que tampoco fueron tenidos en cuenta 5. Tampoco vi documento externos, tipo leyes o decretos, pues en las instituciones en muchos casos toca adaptar o adoptar las mismas. Muchas gracias por tu contenido e información. Esper obtener respuesta para seguir mejorando y aclarando conceptos.

[@BeiraTraining]

Que tal Rafael, con gusto; 1. Tu empresa debe trabajar para cumplir los requisitos legales o de partes interesadas, pero estos no forman parte, por si solos, de la operación de los procesos. Primero debes diseñar los procesos para que se cumplan los requisitos de las partes interesadas con la misma operación y después estandarizas las actividades en los procedimientos. En otras palabras; necesitas transformar los requisitos a actividades reales que se hacen en tu empresa y el lugar en donde quedan establecidas todas las actividades que se deben hacer es en los procedimientos. 2. Igual que el punto anterior, las políticas y objetivos son metas (de calidad o estratégicas), pero en ellos no dice lo que se debe hacer. La clave para cumplir cualquier tipo de objetivo es lograr incluir en la operación las actividades que son necesarias para lograr la meta, de lo contrario lo dejas a la buena fortuna y no quieres eso en tu empresa. De nuevo, el lugar en donde están definidas las actividades es en los procedimientos. 3. Claro, es muy complicado explicarte por escrito todo lo que se hace con los mapas de proceso, (me lo anoto para abordarlo en un futuro video) pero tratando de simplificar, el mapeo es una herramienta que te va a permitir llegar al diseño del SGC, en especifico de los procesos, precisamente los procedimientos nacen de un mapeo de procesos. 4. La única razón es por el uso que se estaba dando a los manuales (sobre todo en los sistemas de gestión), muchas empresas lo utilizan para mencionar, referenciar, enlazar u organizar todos los documentos que forman el sistema. Eso se puede sustituir con una buena estructura del SGC. Pero como lo digo en el video, si en tu industria es requisito (por ejemplo, en México la NOM-059 lo incluye todavía como requisito), o si en tu empresa si les aporta un valor, es valido que lo conserves. 5. Es lo mismo del punto 1. Espero que te sirva la información y gracias por ver los videos.