De la memoria archivo al presente digital; los sistemas de información documental digital en la nube

Coloquio "Retos y perspectivas de los Archivos Merideños", Arquidiócesis de Mérida, abril 9 de 2024.
Las comunidades académicas, las instituciones socioculturales y los mismos entes del Estado, y en general la llamada sociedad de la información y la tecnología viven procesos de crecimiento y consolidación de su memoria, al tiempo que se les generan serias dificultades y retos a manera de crisis sobre el manejo, la seguridad, la transferibilidad y el servicio de esa memoria; crisis que deviene de su misma racionalidad productiva y funcional como por las preocupaciones que les suscita la modernización y las nuevas necesidades o retos de esa esa modernización y demanda del servicio de la información.
Sin embargo, la memoria archivo, entendida como los acervos documentales físicos tienen un lugar, un nicho, una gestión de depósito, una identidad territorial, una marca de origen y un principio de procedencia. Tiene unos escenarios de privilegio, pertenece a una comunidad, a una institución y a una sociedad específica. La memoria digital no, menos si está en la nube y abierta al mundo, pues si se sirve como datos abiertos se universaliza su accesibilidad y transferibilidad, de tal modo que parece ya no tener un lugar propio.
Surge una pregunta ineludible ¿Cómo referirnos a los archivos como contenedores de la memoria de una sociedad, con la emergencia de nuevas formas de la memoria, a saber, la memoria digital? Nos dirán, fácil, se trata o refiere a la evolución de cómo se almacenaba, custodiaba y servía la documentación histórica y cómo se hace ahora en la era digital.
Si la "memoria archivo" se refiere a la forma tradicional de almacenar documentación e información histórica en archivos físicos, como documentos en soporte papel a nivel archivos y bibliotecas patrimoniales; entonces el “presente digital" indica cómo en estos tiempos la información se lleva, cómo se produce y se guarda en formatos digitales, bajo la seria intencionalidad de ser consultada, servida y transferida con la mayor facilidad de acceso posible, garantizando sí su seguridad, respaldo y soporte.
Pero que comporta en sí esta extraordinaria transformación, nada más ni nada menos que la constitución de "sistemas de información documental digital en la nube", implementados en plataformas informáticas que permiten gestionar, almacenar y servir documentos en línea, al tiempo que proporciona identificación, accesibilidad remota, seguridad, soporte y respaldo a los archivos históricos. En sí se trata de cómo los avances tecnológicos han llevado a una transición de la conservación de la información histórica de formatos físicos a formatos digitales, utilizando sistemas informáticos en la nube para garantizar su conservación, seguridad, medios de consulta, servicio y acceso a los documentos, con los beneficios que ello representa.
En este punto surgen discusiones alimentadas por el temor que suele generar el desconocimiento de las nuevas herramientas. De una parte, la “memoria archivo” aún presenta dificultades en sus procesos técnicos como de valoración y garantías de conservación. Hay dificultades en la custodia, falta de recursos, desidia o negligencia del Estado o de las mismas entidades responsables de su preservación, lo cual comporta deficiencias en la gestión de depósito, altos riesgos de deterioro, no se realizan procesos técnicos ni aplican unidades de conservación adecuadas, y lo más complicado quizá, ausencia de medios de consulta. Y, de otra parte, la “memoria digital” que se construye desde acervos históricos puede presentar baja calidad de las imágenes, problemas de acceso y transferibilidad de los datos, ausencia de descriptores y metadatos que optimicen los medios de consulta; además de inestabilidad en el mantenimiento de servidores y plataformas informáticas de soporte.
El presente y futuro del patrimonio documental de las instituciones, que es en realidad el patrimonio cultural de los pueblos y las naciones, y del mismo patrimonio documental de la Iglesia es la digitalización. Realizar y consolidar un tránsito expedito e inteligente de la “memoria archivo” a la “memoria digital”.
Silvano Pabón Villamizar
Historiador de la Universidad Industrial de Santander UIS
Academia Colombiana de Historia
El Archivo Arquidiocesano de Mérida “Padre Luis Eduardo Cardona” y la Escuela de Historia de la Facultad de Humanidades y Educación de la Universidad de los Andes unieron esfuerzos para hacer realidad el Coloquio “Los Archivos Merideños, retos y perspectivas.
Evento realizado el martes 9 de abril en el Archivo Arquidiocesano, en el Palacio Arzobispal, y contó con la participaron de los directores y representantes de los archivos de la ciudad: Archivo General del Estado Mérida, Biblioteca Febres Cordero, Archivo Histórico de la ULA y por su supuesto, el Archivo Arquidiocesano de Mérida, participaron también, historiadores y profesores especialistas en temas de archivística, seminaristas y estudiantes de la Escuela de Historia.