Essa é para portarias com CONTROLE de ENTRADA no CADERNO com PERDAS e MULTAS, que querem muito mudar

Neste vídeo, conversei com o Sr. Aldo, sócio da AF Segurança e da Wing Serviços, empresas que atuam no segmento de segurança privada em Sobral, Ceará, oferecendo controladores de acesso para diversas companhias. O Aldo busca uma solução que melhore os serviços de Terceirização de Portarias que presta a seus clientes, com o objetivo de aumentar a credibilidade e expandir os negócios.
Durante nossa reunião, discutimos temas cruciais para a segurança e eficiência em portarias, como o controle de entrada de pessoas, a gestão de frota (controle de saída de veículos), o gerenciamento de encomendas, ocorrências, e também os cadastros de funcionários e relatórios de troca de turnos. Esses desafios são comuns nos setores agrícola, industrial e até em clínicas, onde a precisão no controle de acesso é essencial.
Registro de saídas no caderno e o sumiço de produtos:
As empresas frequentemente enfrentam desvios de mercadorias. Pequenos furtos ocorriam até que, um dia, um cliente perdeu 10 sacos de trigo de uma só vez. O controle de acesso era feito de forma manual, num caderno, o que dificultava a identificação de responsáveis. A ausência de um controle eficiente leva a uma sensação de impunidade e faz com que os problemas aumentem com o tempo.
Quando essas falhas acontecem, a empresa geralmente busca respostas na portaria. Contudo, sem sistemas adequados, os porteiros e responsáveis ficam desconfortáveis por não conseguirem fornecer informações precisas. Uma solução como o ZapCondo, que faz o registro detalhado de entradas e saídas, pode prevenir esse tipo de situação, permitindo respostas rápidas e precisas.
Multas de veículos e a falta de controle de frota:
Outro problema recorrente é o acúmulo de multas nos veículos da empresa. Em um único mês, um cliente recebeu 15 multas e não conseguiu identificar os motoristas responsáveis. A falta de identificação adequada gera um ciclo de impunidade, e a única maneira de descobrir o infrator seria revisar longas gravações de CFTV, o que consome muito tempo e recursos.
Demonstração do ZapCondo na prática:
Mostramos como o ZapCondo pode ser usado para resolver esses problemas. No painel administrativo, você pode ver, em tempo real, todas as pessoas presentes na empresa, veículos em circulação e encomendas pendentes. Durante a demonstração, registramos a saída e o retorno de um caminhão, detalhando o motorista, os ajudantes, a carga transportada, o horário exato de saída e retorno, quem autorizou a saída e o motivo de saída, nesse caso:
Entrega de mercadorias
Abastecimento do veículo.
Embora um controle rigoroso não possa impedir completamente a má conduta, ele reduz drasticamente as ocorrências, uma vez que os envolvidos sabem que podem ser identificados e responsabilizados.
Controle de frota eficiente:
Com o ZapCondo, é possível acessar rapidamente os registros de saída de veículos com apenas um clique e até exportá-los para uma planilha do Excel. O relatório contém informações detalhadas, como fotos do motorista e dos ajudantes, seus nomes, RG, CPF, horário de saída e retorno, placa do veículo, quilometragem e os motivos da saída. Esse nível de controle dá mais credibilidade à empresa e facilita a gestão eficiente da frota.
Controle de entrada e saída de pedestres:
Simulamos o registro de entrada de visitantes, com notificações automáticas enviadas via WhatsApp. Isso não só melhora a comunicação interna, como também agiliza o atendimento de clientes e fornecedores. Saber quanto tempo cada pessoa passa na empresa ajuda a identificar gargalos operacionais, como fornecedores que demoram muito para descarregar produtos ou visitantes que permanecem mais tempo do que o necessário sem autorização.
Gestão de encomendas:
A portaria frequentemente lida com um grande volume de encomendas. Pacotes que não são registrados corretamente podem gerar problemas, como acusações de extravio. Com o ZapCondo, o processo de gestão de encomendas é automatizado, oferecendo várias provas de recebimento e retirada, incluindo registro eletrônico, leitura de QR Codes, assinaturas digitais e fotos da entrega, o que evita problemas e garante maior segurança no processo.
Outros controles oferecidos pelo ZapCondo:
Além disso, o ZapCondo oferece várias outras funcionalidades, como a pré-autorização de visitas e prestadores de serviços, o cadastro de funcionários, o livro digital de ocorrências e a criação de usuários para os porteiros. Tudo isso contribui para que as portarias operem de maneira mais eficiente e segura.
Conclusão:
O ZapCondo já está presente em 16 estados brasileiros e é um software na nuvem altamente elogiado, com 5 estrelas no Google Reviews. Ele atende tanto empresas quanto condomínios residenciais, ajudando a otimizar a gestão de portarias com soluções modernas e estáveis.