Webinaire - Le Push et le Transfert Automatique sur Kizeo Forms

[@KizeoAppMobile]

Retrouvez ici toutes les questions posées pendant le webinaire avec les réponses de nos experts : ❓Si le valideur est sur la version web de Kizeo Forms, comment reçoit-il la notification du transfert ? 👉🏻Étant donné qu'il n'y a pas de boîte de réception sur l'interface web, nous pouvons paramétrer un mail automatique afin de le prévenir. ❓Le décompte des jours de congés est-il modulable en jours "ouvrés" et jours "ouvrables". Cette distinction est nécessaire pour certaines conventions collectives du travail ? 👉🏻Si l'on établit une liste externe avec le calendrier de l'année, nous serons en mesure de cibler les jours fériés et les Week-ends pour les exclure du calcul. Si nous utilisons le Champ Date, cela ne sera pas possible. ❓Peut-on comparer les congés demandés par ceux déjà pris par l’équipe ? 👉🏻Une nouvelle fonctionnalité est en préparation afin que l'on puisse mettre à jour automatiquement le contenu d'une liste externe. On pourra donc imaginer mettre à jour les jours de congés pris et ceux restants. ❓Est-il possible de soustraire les jours fériés et les week-ends du Champ Calcul du total de jours ? 👉🏻À ma connaissance, si l'on utilise des Champs Dates, cela n'est pas possible. En revanche, si l'on établit une liste externe avec le calendrier de l'année, nous serons en mesure de cibler les jours fériés et les Week-ends pour les exclure du calcul. ❓Est-il prévu de pouvoir paramétrer la mise en page sur la version mobile des formulaires ? 👉🏻Les utilisateurs ont accès à des paramètres pour pouvoir changer la couleur de fond par exemple ou augmenter/réduire la taille du texte. En revanche, les éléments de l'application sont figés. Si vous avez des suggestions, n’hésitez pas à nous en faire la demande sur [e-mail]. ❓Peut-on, en cas de refus, marquer la raison du refus ? 👉🏻Vous pouvez tout à fait intégrer un motif de refus à votre formulaire via l'ajout d'un Champ de Saisie qui sera conditionner sur le choix « refus ».

[@KizeoAppMobile]

❓Dans l'association des champs, est-il possible d'associer 2 Champs Liste, qui n'ont pas la même liste externe associée ? 👉🏻Vous avez la possibilité de relier deux champs Listes. Par contre, si l'élément de la liste 1 n'existe pas dans la liste 2, rien ne s'affichera. Il est donc nécessaire que les éléments soient strictement identiques. ❓Dans l'association des champs de type tableau, si l'utilisateur 1 a rempli 4 lignes de tableau, est-ce que l'utilisateur 2 de la donnée pushée aura automatiquement 4 lignes dans son tableau ? 👉🏻En effet, les lignes de tableaux seront reprises à l'identique sur le formulaire de destination (à condition d'avoir effectué l'association de champs). ❓Les champs alimentés sont-ils modifiables sur le formulaire de destination ? Peut-on empêcher la modification ? 👉🏻Par défaut, les champs alimentés sont modifiables. Mais, il existe une option permettant de bloquer la modification en cas de Push. Cette option se trouve sur le paramétrage de chaque champ du formulaire, dans l'onglet "Avancé" et se nomme "Lecture seule en modification ou Push". ❓Est-ce que ces nouveautés sont compatibles avec l'API Kizeo existante ? 👉🏻Elles ne sont pas compatibles avec l'API. ❓Est-il possible d'effectuer des Transferts Automatiques et des Push Automatiques entre comptes entreprises différents si les autorisations ont été données au préalable ? 👉🏻Pour des raisons de sécurité, il est impossible de faire transiter des données d'un compte vers un autre. Afin que les intervenants reçoivent le Push, il est nécessaire que tout le monde soit sur le même compte. ❓Est-il possible de combiner des Push et des Transferts ? Si oui, quelles sont les conditions ? 👉🏻Nous pouvons combiner les deux. C'est-à-dire paramétrer un Transfert Automatique sur un formulaire soumis au Push Automatique par exemple. ❓Est-il possible, via la fonction Push, de "récupérer" automatiquement le dernier résultat du formulaire ? Exemple : voir le dernier résultat d'une analyse avant d'en effectuer une nouvelle et pouvoir apprécier l'évolution de la situation ? 👉🏻Vous pouvez tout à fait pusher en guise de "rappel" les éléments saisis précédemment puis compléter la nouvelle analyse afin d'avoir toutes les informations sur la même donnée. N’hésitez pas à nous faire part de votre cas afin que l’on puisse l’étudier. ❓Est-il possible d'ajouter un Push pour renvoyer le formulaire à l'auditeur afin qu'il valide ou non la pertinence de la mise en conformité et finalise lui-même le workflow ? 👉🏻Vous pouvez mêler Push Automatique et Transfert Automatique afin de pouvoir utiliser le "retour à l'envoyeur". Il faudra simplement faire votre paramétrage de Transfert Automatique sur le formulaire pushé.

[@KizeoAppMobile]

❓Lorsqu'il y a des modifications d'une donnée, a-t-on des historiques des changements (la valeur des champs saisis initialement, puis la valeur des champs modifiés) ? 👉🏻 Nous historisons seulement la date, l'heure et la personne à l'origine de la modification. ❓Est-il possible de sortir un export de différents formulaires s’ils ont des champs communs ? 👉🏻Chaque export concerne le formulaire sur lequel il se trouve. En revanche, dans le cadre d'un Push Automatique, vous avez la possibilité de télécharger un PDF compilé regroupant le rapport personnalisé du formulaire A et celui du formulaire B. ❓Est-il possible de récupérer des exports personnalisés compilés ? 👉🏻Tout à fait. Les PDF compilés permettent l’export du rapport personnalisé du formulaire A et celui du formulaire B sur le même document. ❓Est-il possible de faire un Push sur le même formulaire ? Exemple d'un formulaire de contrôle, l'opérateur signale des problèmes, est-il possible de faire un Push sur le même formulaire de contrôle pour modifier le statut du problème (traité, en attente devis...) ? 👉🏻Il n'est pas possible de faire un Push sur le même formulaire, car la fonctionnalité "Transfert Automatique" permet de répondre à votre besoin. Ce sont deux fonctionnalités complémentaires. ❓Un système de notification est-il prévu pour une utilisation PC ? 👉🏻Il n'y a pas de notification sur le PC du fait de l'absence de boîte de réception. ❓Peut-on envoyer à un groupe d'utilisateurs chefs de groupe par exemple ? 👉🏻Vous pouvez envoyer une donnée à un chef de groupe (car c'est un individu) mais pas à un groupe d'utilisateurs. Une seule personne peut recevoir un transfert. ❓Pour un même formulaire, il est possible d'avoir des Push et aussi des Transferts Automatiques ? 👉🏻Il est tout à fait possible de cumuler un paramétrage de Transfert Automatique sur un formulaire pushé automatiquement par exemple.

[@KizeoAppMobile]

❓Est-il nécessaire que les utilisateurs appartiennent au même code entreprise pour des Push de données de l'un vers l'autre ? 👉🏻Il faut que tous les utilisateurs soient sur le même code entreprise (le même compte). ❓Faut-il que les formulaires A,B,C,D soient ouverts aux mêmes groupes de personnes pour réaliser le Push ? 👉🏻Vous pouvez attribuer le droit de saisie à un groupe A sur le formulaire Sécurité et à un groupe B sur le formulaire Environnement par exemple. ❓Est-il possible d'associer au Push un Email de notification invitant à y répondre ? 👉🏻En effet, il vous est possible de paramétrer un mail automatique vers le destinataire de la donnée pour l'avertir. Vous devrez penser à sélectionner "transfert" dans les conditions d'envoi. ❓Dans le cas de la demande de congés, est-il possible de vider le choix de réponse du manager lorsque l'employé a renvoyé sa demande mise à jour ? 👉🏻Il n'est pas possible de vider un champ qui a été repris du formulaire parent. Cependant, vous pouvez prévoir un champ de réponse pour la demande initiale et un autre champ de réponse pour la demande de modification. ❓Peut-on paramétrer un Transfert Automatique vers un drive ou une GED ? 👉🏻Nous disposons d'une intégration vers DROPBOX. Voici le lien vers le tutoriel dédié : www.kizeo-forms.com/fr/synchronisation-compte-kizeo-forms-dropbox-2/ Ceci est totalement indépendant du Transfert Automatique. Il suffit simplement de configurer DROPBOX sur l'interface Kizeo Forms afin que les documents relatifs aux saisies viennent s'y implémenter. Attention, nous parlons ici des exports de vos données. ❓Est-il possible d'avoir plusieurs destinataires ? 👉🏻Il n'est pas possible d'avoir plusieurs destinataires dans le cadre du Transfert Automatique. En revanche, pour le Push Automatique, vous pouvez faire plusieurs Push vers des personnes différentes. La subtilité se trouve dans le fait que le transfert ne touche qu'à une seule donnée donc un seul intervenant après l'autre. ❓Peut-on faire un email automatique lors de l'enregistrement avec la demande validée ? 👉🏻Il vous est possible de paramétrer différents scénarios emails pour chaque étape. Pour ce faire, rendez-vous sur l'onglet "Options du formulaire" puis sur "Email". Il faudra mettre en place un scénario par étape et conditionner l'envoi. ❓L'association du ET/OU sera-t-elle possible un jour dans les conditions d'affichage d'un champ dans le formulaire ? 👉🏻Cette demande d'évolution a déjà été formulée et elle se trouve à l'étude. En attendant, voici une astuce : il est possible d'utiliser le champ "calcul" afin de mettre en place les conditions. En effet, les calculs permettent de mettre en place des conditions en mixant les ET et OU. Si les conditions sont vérifiées, le résultat 1 ressort, si ce n'est pas le cas, le résultat sera 0. De ce fait, cela permet de poser la condition de visibilité sur ce calcul.

[@KizeoAppMobile]

❓L'utilisateur est un email ou c'est un identifiant d'utilisateur ? Comment en saisir plusieurs ? 👉🏻Nous parlons ici d'identifiant utilisateur. Nous ne pouvons pas transférer une donnée vers plusieurs personnes différentes. Cela dit, un mail peut tout à fait être renseigné comme identifiant de votre utilisateur. On peut renseigner plusieurs destinataires uniquement dans le cadre d'un Push Automatique. Pour ce faire, il suffit d'appeler un champ présent dans un tableau comme destinataire de votre Push Automatique. ❓Est-il possible de définir un ordre de priorité entre les différentes conditions ? 👉🏻Il n'y a pas d'ordre de priorité dans les conditions. C'est plutôt binaire dans le sens où, soit les conditions sont vérifiées, soit elles ne le sont pas. ❓L'historique des modifications n'est pas conservé. 👉🏻Dans l'historique, nous conservons uniquement le nom et prénom de l'utilisateur ayant modifié ainsi que la date et l'heure. ❓Peut-on utiliser un champ personnalisé pour stocker le code user du manager ? 👉🏻Les champs personnalisés servent à intégrer des formations supplémentaires concernant les utilisateurs. Vous pouvez doc les utiliser pour stocker les éléments que vous désirez. Je précise que ces informations ne sont visibles que par les administrateurs du compte et éventuellement les chefs de groupe (en fonction de leurs droits). ❓Peut-on faire le Push sur un 'groupe' d'utilisateurs ? 👉🏻Il n'est pas possible d'envoyer la même donnée à plusieurs personnes. Chaque intervenant agit sur la donnée l'un après l'autre. ❓Dans l'historique, on ne voit que le "dernier" utilisateur ? 👉🏻Dans l'historique, vous pouvez voir tout le cheminement de la donnée (en cliquant sur les trois petits points situés à côté de la donnée). Dans la colonne "utilisateur", vous ne voyez que celui ayant enregistré la donnée. ❓Peut-on mettre en place plusieurs Push dans le même formulaire ? C'est-à-dire qu'une partie du formulaire appelle une réponse d'une 1ʳᵉ personne et une autre partie appelle une réponse d'une 2de personne 👉🏻Pour le Transfert Automatique, il s'agit de la même donnée qui circule. Pour votre cas, je pense que le Push Automatique sera la bonne solution. ❓Dans la base de données (via WEB ou via interrogation Qlick) comment voit-on le statut de la demande ? 👉🏻Sur l'historique de données, vous avez une colonne "Statut" qui vous permet de savoir si une donnée est toujours en transfert ou si celle-ci est finalisée. Au besoin, vous pouvez jouer sur la réponse à la demande sur laquelle vous pouvez filtrer ou même un Champ Calcul qui pourra déterminer le statut choisi grâce à la mise en place de conditions.