Lexoffice: Grundlagen Tutorial für Selbstständige in 2024

[@kenkeiper]

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[@MDWBerlin]

Super Video! Vielen Dank. Hat mir sehr geholfen.

[@laliberlin]

Danke für das Video. Toll erklärt! Einige Funktionen waren mir neu.

[@MsHexe11]

Großartig!!! Vielen lieben Dank für die tolle Info und Erklärung. Ich muss mich in den nächsten Tagen entscheiden. Dann schaue ich mal wo ich das kaufen kann.

[@kenkeiper]

Sehr gerne!

[@lidiateister8447]

Kannst du ein Video machen wie man einzelne Positionen von der Kreditkarte verbuchen kann?

[@kenkeiper]

@@lidiateister8447 Ja, kann ich machen. Wird aber noch was dauern, die nächsten Wochen sind schon mit anderen Themen verplant.

[@Ultaraboy]

Hallo Herr Keiper, wie kann man ein Vimcar Fahrtenbuch mit Lexoffice XL verknüpfen um die Fahrten steuerlich geltend zu machen?

[@kenkeiper]

@@Ultaraboy Klar. Sie müssen nur das exportierte PDF Fahrtenbuch als Beleg hochladen und die Privatnutzung entsprechend erfassen.

[@Unternehmensvideo]

Hallo Herr Keiper, vielen Dank für dieses interessante Video. Ich arbeite seit ein paar Monaten mit Lexoffice, habe aber durch dieses Video sehr interessante und neue Informationen bekommen. Ich habe folgende Fragen: kann ich mit Lexoffice ein mehrstufiges Mahnsystem realisieren? Und: ich möchte an meine Rechnungen ein individuelles PDF File anhängen. Ist das möglich? Ich habe in meinem Betriebsvermögen etliche Domains. Das sind nach meinem Kenntnisstand immaterielle Wirtschaftsgüter, die keinerlei Abschreibung ermöglichen. Ich habe bei Lexoffice noch keine Funktion gefunden, wie ich diese Domains erfassen kann. Habe ich da etwas übersehen?

[@kenkeiper]

Sie können PDFs an Rechnungen anhängen (beim Versenden der E-Mail). Macht ein befreundetes Ingenieurbüro von mir auch so.

[@MonikaUetrecht]

Hallo Herr Keiper, wir (OHG mit 2 Gesellschaftern) sind reine Dienstleister (Versicherung), schreiben also keine Rechnungen und geben auch keine Angebote ab. Ist das Webinar "dassteuersystem" für uns das Richtige?

[@kenkeiper]

Hallo Frau Uetrecht, ich bin als Steuerberater tatsächlich genau auf Ihre Branche (Versicherungsmakler/-vertreter) spezialisiert und habe Ihre Frage zu lexoffice und dem Bankimport gelesen. Schreiben Sie mir doch gerne mal eine E-Mail (an [e-mail]), dann können wir uns dazu persönlich austauschen. Vielleicht ergibt sich ja auch die Schnittmenge für eine Zusammenarbeit. Liebe Grüße, Ken Keiper

[@torstenbuchwald8468]

hi Ken, danke für deine Arbeit. Ein paar Fragen...eigentlich benötige ich, nach Ansicht des Videos, keine dieser ganzen Themen, die für dich ddie Software interessant machen.. Ich bin Dienstleister und erledige nach Zuruf verschiedene Sachen. Die wiederholen sich sporadisch, allerdings auch nicht immer für den selben AG. Daher ist die E Rechnung und die Datenbank sowie die Verknüpfung zum Stb das Einzige, was für mich einen Mehrwert bietet. Da Excel und Word ja nicht GoBD konform sind, bleibt mir aber keine Wahl. Wahrscheinlich reicht mir Lex Office als einfaches Rechnungsschreibprogramm. Oder siehst du da noch andere Möglichkeiten? Da Bilanzierung im Raum steht, hilft es wahrscheinlich schon. Muss ich eigentlich trotzdem Belege und Rechnungen jetzt einscannen, bisher nur Papier und Ordner gehabt. Oder wird mir diese zusätzliche Arbeit mit Lex Office erspart? wahrscheinlich fehlt mir eine Gegenüberstellung vom bisherigen, einfachen System zu einem Cloud-basierten. Man versteht einfach nicht, warum Excel nicht weiterhin genutzt werden kann. danke für deine Hilfe, MfG

[@kenkeiper]

Hi Torsten, Du kannst in lexware office alle Rechnungen schreiben (inzwischen auch als E-Rechnung) und Du kannst alle Deine Eingangsbelege dort hochladen bzw. mithilfe von Tools wie GetMyInvoices auch automatisch rein synchronisieren lassen. Gleichzeitig kannst Du Dein Bankkonto anbinden und abgleichen, wann welche Zahlungen geleistet wurden. All das lässt sich dann mit der DATEV-Schnittstelle durch den Steuerberater direkt übernehmen und weiter verarbeiten. Insofern sehe ich lexware office einfach als gute Schnittstelle, um eben viele kleine Dinge zusammenzufügen. Und gemessen daran halte ich auch die Kosten für fair. Du könntest sicherlich auch andere Fakturierungsprogramme nehmen und damit dann E-Rechnungen schreiben, aber ob das günstiger ist... Was sind denn deine konkreten Fragen?

[@torstenbuchwald8468]

@@kenkeiper Hi Ken, danke für deine Antwort. Nun ja, wahrscheinlich frag ich mich permanent, was muss ich unbedingt tun um alle Vorschriften zu erfüllen, und was ist entbehrlich um mir die zusätzliche Arbeit aufs Nötigste einzugrenzen. Kunden sind überschaubar, Zahlungen kommen problemlos. Quasi eingespielt. Deshalb ist das über Jahre aufgebaute Excel-System fast mich fast perfekt. Einzig die Vorteile der Datenbank fehlen. Papier muss trotz Scan aufbewahrt werden, Belege dito. Es sieht nach Mehrarbeit und Mehrkosten aus. Ohne verwertbare Vorteile zu generieren. Gerade für Soloselbtsändige ist es nicht einfach, da sie zusätzlich zur Arbeit außerhalb des Büros dann viel Arbeit im Büro haben. Und dies nach der eigentlichen Tätigkeit. Wahrscheinlich wäre die Frage, was kann ich weiterhin so beibehalten und was muss unbedingt umgestellt werden, wenn man zB BWA und Übersicht über viele Details nicht benötigt, weil man dies schon im etablierten Excel System hat?

[@MogliG4meing]

Kann ich eine Rechnung für einen Kunden vorbereiten und zb später noch weitere Produkte und Leistungen ergänzen? Bin eine 1 Mann Autowerkstatt und ab und zu verliert man mal den Überblick was man an einem Auto schon alles verbaut bzw an Leistungen erbracht hat.

[@kenkeiper]

Ja klar! Du kannst eine Rechnung erstellen und diese zunächst als "Entwurf" speichern. Wenn Du die Rechnung dann abschließend fertigstellen möchtest, klickst Du auf "Fertigstellen" und dann ist sie GoBD-konform in lexware Office gespeichert.

[@markustraublinger]

Wie sieht das denn eigentlich aus wenn ich von Unternehmen nur Zahlungsbestätigungen habe und von diesen keine explizite Rechnung erhalte? Kann ich da einfach ohne bedenken einen Eingangsbeleg erstellen und diesen dann buchen oder muss man da auf mehr achten?

[@kenkeiper]

In diesem Fall musst Du einen Eigenbeleg erstellen und nachweisen können, dass es sich um eine betriebliche Ausgabe handelt, vgl. BMF v. 28.11.2019, Rz. 61. Da keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, darf dann keine Vorsteuer geltend gemacht werden.

[@markustraublinger]

@@kenkeiper danke dir für deine super schnelle Antwort. Ja das dachte ich auch das ich dann einen Eigenbeleg erstellen muss mit 0% Umst, nachweisen kann ich das ja. Hab ja zum einen die Zahlungsbestätigungen und zum anderen ja auch einen Nachweis das es abgebucht wurde. Heist einfach einen Beleg erstellen mit 0% und fertig? Natürlich dann noch Rechnungsnummer, Daten und Anschrift von der Firma und fertig? Eine Steuernummer finde ich nur irgendwie nicht so ganz.

[@kenkeiper]

@@markustraublinger Ja, so in der Art. Es sollte aus Deiner Aufzeichnung ersichtlich sein, was dort bezogen wurde.

[@goodlifevans]

Hallo Herr Keiper, wir überlegen aufgrund der E Rechnung auf Lexoffice zu wechseln. Wir beliefern b2b und b2c EU weit. Da wir aber Produkte haben, die von EU Kunden bei uns bestellt werden und bei uns in D in die Kundenfahrzeuge verbaut werden, benötigen wir für die E Rechnung sowohl die Möglichkeit über das OSS Verfahren abzurechnen (wenn wir online bestellte Artikel per Spedition versenden), als auch mit der jeweiligen Landes MwSt. abzurechnen. (Wenn die Produktion und Auslieferung der Ware in D erfolgt). Wie ist das mit dem System möglich? Bzw. was würden Sie empfehlen?

[@kenkeiper]

Das sollte mit lexoffice alles machbar sein, lässt sich auf jeden Fall einstellen (auch EU-Rechnungen nach OSS-Verfahren). Ich bin mir aber trotzdem nicht sicher, ob das die beste Lösung für Euer Setup ist. Weil es natürlich auch wichtig ist, dass sich das mit Schnittstellen im Shop gut automatisieren lässt und der StB es auch automatisiert verarbeiten kann. Daher würde ich den StB mal fragen, was er dazu sagt. Am besten sogar mit einem auf E-Commerce spezialisierten Berater sprechen. Ich bin leider kein Experte im Versandhandel. Technisch sollte es mit lexoffice aber gehen.

[@PaulSchmick-m5i]

Wenn ein Kunde per PayPal bezahlt, kann man da auch die Buchhaltung automatisieren?

[@kenkeiper]

Ja klar. PayPal lässt sich als eigenes Bankkonto an lexoffice anbinden. Dann können Sie darüber die Zahlung zuordnen.

[@AlexB-vg3ub]

Vielen Dank für Ihre letzte Antwort hat mir sehr weitergeholfen. Nun hätte ich noch eine Frage. Habe mich von meinem Steuerberater getrennt und dieser hat ohne meines Wissens die Lohnsteuer von monatlich auf Auf Quartalsweise umgestellt. In lexoffice für ich meine Lohnsteuer monatlich. Die lohnabrechnung für Sept. habe ich erstellt und verschickt nun meldet sich das Finanzamt bei mir und braucht die beiden Vormonate, da diese ja von meinem Steuerberater noch nicht gemeldet wurden kann ich dann einfach in lexoffice die Abrechnungen für Juli und August erstellen und verschicken lassen? Oder benötige ich eine andere Lösung

[@kenkeiper]

Das müsste sich über lexoffice Lohn & Gehalt (kostenpflichtige Erweiterung) lösen lassen

[@ev-driver9095]

Hallo Ken, vielen Dank für dieses Video. Ich hätte eine Frage zum Programm Wechsel. Wie möchte zu Lexoffice wechseln und haben meine Belege bisher in Sevdesk bearbeitet und gespeichert. Wie würdest Du vorgehen, bei einem Systemwechsel? Alle alten Belege einmal exportieren und in Lexoffice importieren? Oder ab 01.01.2025 alles nur noch in Lexoffice? Wenn Export und Import wie würdest Du das mit den bisherigen Buchungen machen? Ich meine, dass meine Bank nur die letzten 90 Tage online abrufen lässt. Vielen Dank für deine Rückmeldung.

[@kenkeiper]

Warum möchtest Du von sevDesk auf lexoffice wechseln? Wer schon sevDesk hat und damit auch zurecht kommt, erzielt durch Wechsel m.E. keine Vorteile.

[@ev-driver9095]

@@kenkeiper Sevdesk hat kostenfreie Benutzer nun kostenpflichtig gemacht und das UserInterface ist so geändert worden, dass ich mehr Zeit mit suchen und bearbeiten benötige als zuvor. Daher werde ich Sevdesk durch Lexoffice ersetzen. Aber noch mal zu meiner Frage, lieber importieren oder ab Datum x nur noch mit Lexoffice? Vielen Dank für die Rückmeldung.

[@kenkeiper]

@@ev-driver9095 Verstehe. Dann würde ich ab 01.01.2025 mit lexoffice starten und bis dahin über sevDesk gehen.

[@PeterS.-r1c]

Hallo, tolles Video. Habe eine Frage zu den Grundeinstellungen. Dort kann man ja bei der Besteuerung Ist oder Soll Besteuerung wählen. Kann das im Nachhinein geändert werden? Könnte ja sein, dass jemand in den ersten Jahren die 800.000 Euro Umsatz oder die 80.000 Euro Gewinnmarke überschreitet und somit automatisch in die Soll Versteuerung fällt. Ich frage auch aus dem Grund, weil ich ein Video dazu gesehen hatte, wonach das nicht möglich war. Dies wiederum würde bedeuten einen neuen Account anzulegen und alles von neuem zu beginnen.

[@kenkeiper]

Das müsste funktionieren. In jedem Fall ist bei der Ist-Versteuerung nur der Umsatz von 800.000 € relevant. Die Gewinngrenze spielt dort keine Rolle. Die ist nur bei Buchführungspflicht, nicht aber bei der Frage der Umsatzsteuerabführung, relevant.

[@KaKa16-q4l]

Hallo Ken, vielen Dank für das wirklich informative Video. Ich bin selbstständige Architektin und meine Angebote und Rechnungen basieren auf der HOAI - ein Standard-Rechnungs- oder Angebotsblatt wird mir nicht ausreichen. Kann ich meine Angebote und Rechnungen komplett selbst gestalten, frei formulieren?

[@kenkeiper]

@@KaKa16-q4l Du könntest mit lexoffice die Rechnung oder Angebot schreiben und dann die Berechnung nach HOAI beifügen. Macht ein befreundeter Ingenieur von mir auch so.

[@AlexB-vg3ub]

Sehr gutes Video, eine Frage hätte ich noch, würde gerne auf Lexoffice umsteigen kann ich dort die letzten zwei Monate von 2023 nachtragen mit eür usw. Damit ich einfach alles in einem System habe?

[@kenkeiper]

@@AlexB-vg3ub Ja

[@NhiNguyen-pr2ek]

Hallo ich werde Kosmetikerin und muss ich ein kassensystem kaufen haben oder darf ich dann lexoffice Buchhaltung und rechnung machen für kundin. Ist es dann ein offene Kasse? Kann man es da bondrucker drücken ? Danke dir

[@kenkeiper]

Wenn Sie die Rechnungen in lexoffice schreiben, haben Sie insofern keine richtige "Kasse". Kasse meint, dass Sie eben keine Rechnungen elektronisch schreiben. In diesem Fall bräuchten Sie dann entweder eine offene Ladenkasse (mit Kassenbuch) oder aber eine elektronische Kasse. Wenn Sie aber immer Rechnungen digital mit lexoffice schreiben, brauchen Sie m.E. keine Kasse im eigentlichen Sinne.

[@CallMeTeci]

Schönes Video. Hilft sehr beim ersten Einstieg in dieses ja doch eher nutzer-unfreundliche Program. Eine Frage hätte ich aber... wie zur Hölle kann man Strom, Internet und andere laufende Kosten anteilig in die Ausgaben einpflegen? Bei anderen Anbietern kann man einfach die Prozente angeben, die man Privat nutzt, aber hier scheint es das einfach nicht zu geben. Ja ich weiß, dass man bei der Buchungsübersicht die "private Telefonnutzung" angeben kann, aber wie die sich das jetzt vorstellen, wie man das angibt und wo der Rest ist, ist mir ein absolutes Rätsel.

[@kenkeiper]

Sie können die Betriebsausgaben zunächst voll als Eingangsbeleg erfassen und müssten dann eine Nutzungsentnahme als Einnahme erfassen. Durch die Gegenrechnung haben Sie dann die richtige Gewinnauswirkung.

[@tom12-128]

Hallo, sehr gutes Video! Ich hätte noch zwei Fragen, wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir kurz helfen könnten. Ich kaufe Ware von Privatpersonen an und verkaufe sie ins EU-Ausland. 1) Ist es egal, dass die Ware von Privatpersonen kommt für die innergem. Lieferung? 2) Ich habe es versäumt, Rechnungen (für igL) bis zum 15. des Folgemonats zu stellen, da ich noch keine Ust-IDNr. hatte. Wie löse ich das Problem? Falls man bei Ihnen auch einmalige Beratungsgespräche für Fragen (15-20Min) buchen kann, würde ich das gerne in Anspruch nehmen. Mein StB ist auf Warenhandel in der EU nicht spezialisiert.

[@kenkeiper]

Derzeit kann ich leider keine Einzelberatung in diesem Bereich anbieten, da ich zeitlich ausgelastet bin.

[@tom12-128]

@@kenkeiper Okay schade, aber kann ich nachvollziehen. Könnten Sie bitte eventuell kurz grob auf die Fragen eingehen?

[@Corny_official]

Kann ich einen bereits festgeschriebenen Fehler, der mir im laufenden Jahr auffällt wieder korrigieren?

[@kenkeiper]

Nach dem Festschreiben lassen sich Belege immer noch ändern, müssen allerdings storniert werden, d.h. die Änderung wird nachvollziehbar.

[@StiiWii]

Hallo Ken, danke für das informative Video! Ich hätte eine kurze Frage an dich. Und zwar bin ich mit unterschiedlichen Gewerben selbstständig. Auch wenn mein Name als Absender/Rechnungssteller in jedem Fall aufgeführt wird, ist es mit Lexoffice möglich, dass ich die unterschiedlichen Logos und E-Mail-Adressen der Gewerbe ändern kann, je nachdem zu welchem Gewerbe ich die Rechnung schreibe? Ein Dropdown-Menü bei "Absender" wäre da wirklich klasse. Vielleicht gibt es ja sowas. Habe es jedenfalls nicht in deinem Video sehen können. Danke vorab für deine Rückmeldung! VG

[@kenkeiper]

Hey, ich wäre da vorsichtig. Es ist zwar möglich, mit lexoffice verschiedene Briefpapiere zu hinterlegen, allerdings müssten bei zwei Gewerben eigentlich die Buchführungen getrennt werden. Ansonsten besteht das Risiko, dass nur noch ein Gewerbe angenommen wird. Ich würde daher mal mit einem StB für Deinen Einzelfall sprechen, wie ihr da am besten vorgeht. LG Ken

[@matthias9271]

Moin, da du die community mit du anspricht mache ich das auch so. Meine Frau ist freiberufliche Physio. Da sich die Geschäfte gut entwickelt haben, hat Sie mich und eine weiter Hilfkraft als geringfügig angestellt. Denkst du dass lexoffice eine gute Wahl ist auch für Lohnabrechnung und GuV, abgesehen natürlich von der klassischen Buchhaltung wie Rechnungen schreiben und Ausgaben? Lieben Dank

[@kenkeiper]

@@matthias9271 Ich würde überlegen, einen StB zu beauftragen. lexoffice hat doch einige Limitationen und wenn sich das Geschäft gut entwickelt, sollte man sich irgendwann professionelle Unterstützung suchen.