🧠 Mein einfaches Selbstmanagement-System (mit Microsoft 365)

Wir haben im letzten Jahr viele Tutorials zu einzelnen Tools veröffentlicht. Und jetzt bin ich gebeten worden doch mal eine Übersicht zu geben wie ich mich selbst organisiere und wie die Zusammenhänge sind.
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00:00 Einleitung
00:23 Übersicht und Ziele
00:50 Microsoft 365
01:20 Outlook
02:28 OneNote
02:51 OneDrive
03:30 Hardware
04:15 Papier Dokumente
04:52 Handschriftliche Notizen
05:36 Webseiten
06:27 Fotos
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Du fühlst Dich, als ob Du immer mehr Arbeit als Zeit hast? Und das wird von Jahr zu Jahr schlimmer?
Immer mehr Menschen im Büro sind überfordert und fühlen sich gestresst von der heutigen Geschwindigkeit und Komplexität.
Viele arbeiten nicht effizient und verschwenden wertvolle Lebenszeit vor dem Computer, in Besprechungen und mit unnötigen Aufgaben.
Das muss nicht sein. Als führendes Beratungsunternehmen für digitale Zusammenarbeit unterstützen wir Unternehmen ihr volles Potenzial zu nutzen.
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[@bogadiannemarie2772]

Sehr interessant und informativ. Herzlichen Dank! 👍

[@michaelziegler1284]

Super und vielen Dank! Sehr gutes, interessantes Video und immer ein Genuss, eure / deine Videos zu sehen. Zudem immer eine gute Möglichkeit, diese(s) Video(s) als Vorlage zur Optimierung der eigenen Selbstorganisation zu nehmen bzw. zu vergleichen und herauszufinden, was zu einem passt und was eben nicht! Bitte weiter so! Euer Kanal ist echt Champions League! ☝🏼👍🏼

[@buerokaizendigital]

Vielen Dank für dein Feedback. Das freut uns sehr :)

[@jurgenmeier1632]

Sehr informatives Video, Ist wirklich interessant für mich

[@powerboost72]

Toller content, hilft ungemein weiter - Danke!

[@alexanderkleber2484]

Vielen Dank für das Video

[@hans-peter6540]

Super Video vielen Dank!

[@buerokaizendigital]

Danke fürs Feedback. Das freut uns.

[@user-hs4to2uq4j]

besten Dank!

[@marcog.9950]

Cooles Video, vielen Dank. Ich persönlich habe für mich Pocket auf dem iPad entdeckt, um Webseiten, pdfs oder Videos zu speichern, die ich mir später ansehen möchte.

[@Mich_Ael_1]

Super und vielen Dank für Ihre informative Teilhabe an Ihrem Selbstmanagment-System 👍

[@favi7997]

Danke für diesen Einblick ins Selbstmanagement. Der letzte Punkt bezüglich Fotos irritiert mich doch. Ich nehme an, das war ein Versprecher. Einmal im Jahr die Fotos manuell auf OneDrive laden, finde ich nicht praktisch. 1. Manueller Aufwand 2. Risiko Datenverlust, wenn Telefon defekt ist oder verloren geht 3. Fotos können nur auf dem Telefon betrachtet werden Hier würde ich empfehlen, die automatisch Synchronisierung zu nutzen, um die Daten zu sichern. Ich habe es während meines Studiums bei Unterlagen und Notizen verwendet und fand es sehr praktisch. Insbesondere wenn man mit mehreren Personen arbeitet. Private Fotos und Videos sowie heikle Dokumente auf fremden Servern, da fühle ich mich nicht wohl. Privat nutze ich deshalb eine NAS von Synology, welche mit entsprechenden Apps daher kommt.

[@buerokaizendigital]

Alle deine Argunmente sind gut und richtig. Mache ich tatsächlich aber nur einmal im Jahr. Einerseits aus Faulheit und andererseits weil es doch etwas Zeit braucht. Dazu eigenen sich für mich die Weihnachtsferien. Mache zusätzlich zu OneDrive immer eine Sicherung auf eine externe Platte. In dem Schritt werden auch 50% der Bilder gelöscht, die man nicht aufbewahren will. Könnte man natürlich auch wöchentlich oder monatlich machen. Ist Geschmacksache. Risiko ist überschaubar weil ich ein iCloud Backup fürs Handy habe.

[@felixschneider1419]

Schön zu sehen, dass du quasi dasselbe System wie ich hast.

[@bennob4162]

Aber 1TB ist schon etwas knapp, wenn der Fotos-Odner 5TB beinhaltet 😅

[@buerokaizendigital]

@@bennob4162 Man kann sein OneDrive Speicher erhöhen. Oder einen Teil einfach auf externen Festplatten sichern. Man braucht ja nicht alles online.

[@uweschroder]

Sehr schön übersichtlich und in sich ein schlüssiges Konzept, von dem man einiges übernehmen kann (oder bereits übernommen hat, wenn man Ihre Videos regelmäßig nutzt). 2 Fragen dazu: 1. Wo richten Sie die Umleitung der zusätzlichen Mail-Adressen auf Ihre Hauptadressen ein? Auf dem jeweiligen Server oder lokal in Outlook? 2. Welches ist der sinnvollste Weg, viele Fotos vom iPhone lokal bzw. auf OneDrive zu speichern? Vielen Dank für Ihre Hilfe. Uwe

[@buerokaizendigital]

Danke für Ihren Kommentar. Frage 1: Die Umleitung einer Mailadresse kann man in der Regel im Web bei der zu umleitenden Adresse einrichten (Google Mail, web.de, gmx.de usw.). Also nicht in Outlook. Frage 2: Wenn es sich im wenige Fotos handelt, kann man über "teilen" am Smartphone direkt auf OneDrive speichern. Am iPhone z.B. gehen aber max. 30 Stück auf einmal. Viele Fotos würde ich immer über den PC und ein USB Kabel machen. Geht schneller.

[@uweschroder]

@@buerokaizendigital Herzlichen Dank für die Aufklärung

[@systemtechniker]

Super spannendes Video! Danke hierfür. Hast du schonmal versucht, über Edge Collection (anstatt OneNote Clipper) zu verwenden? Ich persönlich finde die Collection im Edge sehr praktisch.

[@jeromeh.9269]

Hallo. Hat mir gut gefallen. Kritikpunkt ist für mich das Thema Zusammenarbeit. Insbesondere im beruflichen Umfeld ist es oft erforderlich, an Aufgaben gemeinsam arbeiten zu müssen. Für mich zählt der Part auch zu meinem Selbstmanagement. Die Aufgabenbearbeitung in Outllook eignet sich meines Wissens dafür nicht so gut. Danke für den Content. Immer wieder gut :)

[@RibandRob]

Dafür eignet sich wunderbar MS Teams. Die gemeinsamen Aufgaben aus Teams und die Aufgaben für dich alleine aus Outlook hast du dann gesammelt in MS To Do. Das macht richtig Freude :-) Dazu gibt es hier auch schon ein Video meine ich.

[@buerokaizendigital]

Wie Guti94 schon genau richtig geschrieben hat: Im Team nutzen wir Microsoft Teams, Planner und SharePoint. Gibt schon Videos dazu auf unserem Kanal. In diesem Video war mein Schwerpunkt das Thema Selbstmanagement.

[@christoflobmayer3310]

Sehr hilfreich das Video. Interessant wäre das ganze auch noch im Team. Oder gibt es evtl. Dazu schon ein Video.

[@buerokaizendigital]

Das freut uns. Ja zu den Programmmen "Microsoft Teams", SharePoint und Planner haben wir einiges auf dem Kanal. Einfach mal durchschauen was Sie interessiert...

[@realsven87]

Schöner Einblick, danke. Aber eine Anmerkung: Wäre es nicht sinnvoller gleich in OneDrive für iOS die Fotoupload-Funktion zu nutzen als einmal im Jahr alles zu übertragen?

[@markusboos9923]

Vielen Dank für deine Zusammenfassung. Hast Du keine Probleme mit der Synchronisation der OneNote App auf dem iPad und dem Surface? Nach persönlicher Erfahrung und mehreren Internet Foren leider ein bekanntes Problem 🙈

[@markuskoe9450]

vielen Dank für das Video. Eine Frage: warum benutzen Sie in Iphone statt ein Android Gerät? besser von Microsoft unterstützt wird doch eher Android, z.B. mit dem Microsoft Launcher

[@buerokaizendigital]

Ich denke Android und iOS werden beide von Microsoft gut untersützt. Ich bin seit vielen Jahren bei Apple. Denke es ist einfach Gewohnheit, dass man nicht immer wieder zwischen Apple/Google wechselt sondern einer Linie treu bleibt. Das heißt aber nicht das Android schlechter ist (bis auf die OneNote App - leider)

[@kikerikia]

Wie kurios, unser Büro nutzt exakt die Selben Dinge, von der Software zur Hardware, ich bin schon fast etwas irritiert 😮😅 Als Ergänzung würde/kann ich dir FPsign empfehlen, um Dokumente digital rechtssicher zu unterzeichnen. Du kannst jegliches Format hochladen, es wird automatisch umgewandelt und denjenigen Personen zur Unterschrift zur Verfügung gestellt, ganz ohne Account oder Anmeldung. Du kannst es aber auch selbst nutzen, um etwas zu signieren. Ich stelle somit immer Dokumente ein, die ich dann anderen Mitarbeitern und/oder dem Chef zur Unterschrift zur Verfügung stelle. Sobald diese unterschrieben haben, bekomme ich das signierte Dokument per Mail zugeschickt von der Software.

[@buerokaizendigital]

Herzlichen Dank für den Tipp 👍

[@user-ob4go5qr8i]

Macht es aus Ihrer Sicht Sinn das eigene Selbstmanagement-System / System zur Selbstorganisation schriftlich festzuhalten (z.B. welches Programm nutze ich für was? Wo mache ich Notizen zu Aufgaben - in OneNote vs. ToDo?, etc)? Dafür spricht für mich, dass man leicht den Überblick verlieren kann welches Tool man für was nutzt und dadurch Chaos entsteht. Andererseits kann sich das eigene System ja auch leicht ändern

[@buerokaizendigital]

Ja, das kann auf jeden Fall Sinn machen. Schriftlichkeit zwingt zu gedanklicher Klarheit 👍

[@SHawlitzkiGross]

Danke für das informative Video. Wenn du Dokumente scannst, wie verfährst Du dann mit den Papierdokumenten (Aufbewahrungspflicht, etc.)? Welche Ordnerstruktur hast Du dabei? Danke.

[@buerokaizendigital]

Die Dokumente die ich scanne sind von der Aufbewahrungspflicht nicht betroffen. Wenn es um Dinge wie Rechnungen geht - die gehen an die Buchhaltung und werden dort ordnungsgemäß archiviert in einem DMS

[@TheMrRabe]

Welche Dokumente sind denn nicht von der Aufbewahrungspflicht betroffen aber es wert, gescannt zu werden? Schließlich unterliegt nach HGB jeder Geschäftsbrief der Aufbewahrungspflicht. Und Geschäftsbrief ist jedes Dokument, dass das Unternehmen verlässt oder erreicht - eMails inclusive. Da bleiben doch nur Briefe von Kollegen - selten in Papierform - und Werbung - nicht Wert, gescannt und abgelegt zu werden. Deshalb finde ich die Frage sehr gut doch die Antwort etwas dünn.

[@marcschroder5364]

@@buerokaizendigital wie habt ihr das im Unternehmen gelöst ? setzt ihr MS Dynamics ein ? oder welche Software verwendet ihr hier ?

[@buerokaizendigital]

@@marcschroder5364 Wir nutzen Habel DMS

[@michaelhoof7435]

Hallo Marcel, mich würde interessieren, welches iPad Du verwendest. Mini, Standard oder Pro?

[@buerokaizendigital]

Ich nutze ein iPad Pro. Bin da nicht der wirkliche Experte aber zumindest als ich es gekauft haben war es das einzige Modell das FaceID für die Anmeldung konnte und den Apple Pen 2 mit kabellosem Laden unterstützt hat. Zumindest der Apple Pen 2 wird aber mittlerweile meines Wissens auch von anderen Modellen unterstützt.

[@grafzahl84]

Danke für den großartigen Content... eine Anregung die ich schon immer mal loswerden wollte: Warum sind die Videoeinschnitte von Ihnen mit so wenigen FPS? Ich weiß, Luxusproblem, aber es sieht immer befremdlich aus wenn ihre Mundbewegungen usw. so ruckeln 😕

[@buerokaizendigital]

Danke für den Hinweis, den ich gerne an die Technik weiterleite

[@1983Mocassin]

Vielen Dank für die Tipps. Heute ist die Lens-App in die Office-App integriert. Gibt es noch einen Grund die separate Lens-App herunterzuladen?

[@buerokaizendigital]

Stimmt. Die Office Lens Funktion ist auch zum Teil in die OneNote App integriert. Gibt also mehrere Möglichkeiten. Mir ging es eher im den prinzipiellen Workflow.

[@xsite23]

Was ist der Unterschied von Lens zum build in scanner der OneDrive App?

[@BBZZ657]

Warum lässt du deine Fotos nicht automatisch auf OneDrive synchronisieren? Da wird ja auch nach Monat und Jahr geordert:)

[@buerokaizendigital]

Danke für den Hinweis. Ich mache persönlich ca. 50% der Fotos/ Screenshots um einen Gedanken festzuhalten. Die kann man später alle Löschen und die müssen bzw. sollen auch nicht auf OneDrive. Deshalb mache ich das ganze von Hand weil ich das mit dem Aussortieren/Löschen verbinde.

[@thomasgremm6127]

Wie machst du das Backup deiner Dateien?

[@buerokaizendigital]

Bei uns im Unternehmen wird OneDrive und SharePoint automatisch täglich gesichert. Alternativ kann man über "Datei" > "Exportieren" ab und zu auch eine manuelle Sicherung machen.

[@Goesserandmore]

Hallo Marcel, gibt es eigentlich einen plausiblen Grund, warum du für die handschriftlichen Notizen ein iPad und nicht ein Windows- oder Android-Tablet verwendest?

[@buerokaizendigital]

Würde natürlich auch gehen. Was bei mir für das iPad spricht ist die schnelle Verfügbarkeit (muss ich nicht hochfahren) und der sehr gute Stift (meiner Meinung nach besser als bei Windows - zumindest besser als die Surface Stifte).

[@thomasgremm6127]

Evernote mal ausprobiert zwecks interessante Blogs und Links abspeichern/indexieren?

[@Fenrizan]

Finde ich großartig, das Konzept! Allerdings macht mich eines stutzig und das ist das "papierlose Büro", dass ich seit längerem gerne final umsetzen möchte. Wie machen Sie das mit Rechnungen, die Sie in Papierform erhalten? Das Finanzamt möchte diese ja immer in Originalform haben und ich laufe immer wieder in das Problem, dass einige Unternehmen eine Zusendung der Rechnungen in digitaler Form noch ablehnen. Als Hausverwalter und Makler stehe ich in regelmäßigen Kontakt mit Behörden und Ämtern. Gerade hier ist "papierlos" noch sehr unbekannt. Oder auch Kassenbons, die ich aufbewahren muss, gehen schlecht digital (auch wenn ich Google Wallet benutze). Wie lösen Sie diese Probleme?

[@buerokaizendigital]

Rechnungen werden bei uns im Unternehmen eingescannt und als PDF in einem DMS System gespeichert. Solange das revisionssicher gespeichert ist passt das meines Wissens auch für das Finanzamt. Bei uns wird da nichts in Papier abgelegt. Bin da aber kein Experte.

[@Fenrizan]

@@buerokaizendigital alles klar. Vielen Dank für die schnelle Antwort!

[@Neopolix]

Aus welchen Gründen nutzt Du kein Samsung Tablet bzw. Android in Kombination mit Microsoft 365, stattdessen iPad und iPhone?

[@buerokaizendigital]

Ich denke Android und iOS werden beide von Microsoft gut unterstützt. Ich bin seit vielen Jahren bei Apple. Denke es ist einfach Gewohnheit, dass man nicht immer wieder zwischen Apple/Google wechselt sondern einer Linie treu bleibt. Das heißt aber nicht das Android schlechter ist (bis auf die OneNote App - leider). Wir haben bei uns zuhause für die Familie auch Samsung Tablets. Die sind auch super.

[@Neopolix]

@@buerokaizendigital Danke, verstehe! Gerade den S-Pen der neuen Generation finde ich deutlich angenehmer zum schreiben als Apple Pencil und Surface Pen.

[@buerokaizendigital]

@@Neopolix Ja, Samsung ist super. Ich war mal in Süd-Korrea und wir hatten eine Führung bei Samsung 👍

[@mawi6834]

Hallo Marcel. Deine Bideos sind immer sehr lehrreich. Leider habe ich die OneNote- Kachel in Outlook auf dem Smartphone gelöscht. Sie ist nicht mehr sichtbar. Hast Du dafür ein Tip? Danke.

[@buerokaizendigital]

Einfach OneNote über den Appstore oder Playstore neu installieren und mit deinen Zugangsdaten wieder anmelden. Dann kannst du alle Notizbücher wieder öffnen und auf alle Daten zugreifen. Die Notizbücher sind in OneDrive gespeichert. Die Daten sind also alle noch da.

[@mawi6834]

Vielen Dank. Das weis ich. Ich meinte, wenn ich eine Mail in Outlook öffne und aif die drei Menüpunkre neben der Kennzeichnung gehe, kommt did Option "send to OneNote". Diese Option fehlt bei mir. Wie bekomme ich diese sieder dort hin?

[@LotharGahrmann]

Ich benutze es privat, im beruflichen Umfeld mit wichtigen Fachanwendungen ist es leider nutzlos. Es ersetzt leider keine unternehmensweite Anwendung digitaler Speicherung, weil es ausschließlich ein persönliches Profil berücksichtigt und keine unternehmensweite Kommunikation ermöglicht.

[@buerokaizendigital]

Der Fokus für das Video war das Selbstmanagement. Fürs Teammanagement kann man das System mit Anwendungen wie SharePoint, Teams und Planner ergänzen... (sofern M365 im Unternehmen genutzt wird)

[@AyeAye-sf6fy]

Hast du noch ein Programm mit dem du "im Team" arbeitest, wie z.B. Notion etc.?

[@buerokaizendigital]

Ja im Team nutzen wir "Teams", SharePoint und Planner. Gibt auch einige Videos dazu auf unserem Kanal.

[@immobilienbesichtigung3605]

Hallo Marcel, fehlt jetzt nur noch ein CRM. Denn die Kontaktverwaltung von Outlook ist scheinbar in den 90ern stehen geblieben - leider!

[@marcschroder5364]

was nutzt hier hier ? MS Dynamics ?

[@gisela6998]

Ich schaue mir viele Ihrer Videos an und habe konkret zu OneNote eine Anmerkung. Ich finde, dass die Verwendung von OneNote au mobilen Geräten mehr als mühsam ist, daher verwende ich es nur am Notebook. Was ist Ihre Meinung dazu? Besten Dank für ein Feedback

[@buerokaizendigital]

Bei mir ähnlich. Nutze OneNote zu 90 % am PC. Am iPad wie im Video beschrieben für Handschrift. Und am iPhone um mal was nachzuschauen oder "einzuscannen" wenn ich unterwegs bin.

[@Metzita27]

Ich nutze OneNote an Mobilen Endgeräten wie SmartPhones und Tablets wenn ich z.B. auf einer Konferenz bin, wo ich weiß, dass ich die Folien nicht bekommen werde. Es ist praktisch die Folien auf eine OneNote Seite zu fotografieren und gleich dazu auf diesen Folien die schriftlichen Notizen zu machen. Das gleiche Verfahren hat sich beim Besuch einer Messe sehr gelohnt. Interessante Produkte habe ich als Fotos direkt in eine OneNote Seite fotografiert und Notizen dazu gemacht. Also ich fotografiere in solchen Fällen mit in OneNote integrierten Kamerafunktion. Dann ist es gleich auf der richtigen OneNote Seite, ohne dass man sie extra dort speichern muss.

[@buerokaizendigital]

@@Metzita27 Danke für das schöne Praxisbeispiel 👍

[@jurgenlumpp5282]

Ich habe fast das gleiche, nur scanne ich alle Dokumente auf dem Handy direkt mit OneDrive ein!

[@natashamararia8019]

Gutes Video. Danke für den Einblick. 3:12 1 TB an Daten sind genug, keine Frage. Dumme nur, wenn man allerdings mal die Daten vom Onedrive runterkopieren möchte. Das funktioniert totzt gutem Internetanschluss leider nicht immer zuverlässig. Ich hatte mal Backups von Fotos in der Microsoft Cloud gemacht. Da kamen schon so 200 GB zusammen. Als die Mitgliedschaft dann am Ablaufen war und ich sie vorerst mal nicht Verlängern wollte, muss ich sie innerhalb von 2 Wochen herunterladen.. Das war ein Graus. Die Verbindung ist mehrfach abgebrochen und ich musste es erneut probieren. Es lang wie gesagt nicht am Internet. Der Download war mir 100 Mbit schnell und zuverlässig genug. Muss an dem Onedrive gelegen haben. Letztendlich musste ich dann in Sissifusarbeit in kleinen Tranchen die Fotos und Videos aus der Clould laden. Das war unnötig mühsam. Dewegen ähnlich wie bei Kryptos. Not your key, not your coin. Alles, was du nicht lokal gespeichert hast, kannst du vermutlich eventuell nicht nutzen, wenn du es brauchst.

[@buerokaizendigital]

Danke für den Hinweis. Ja, kann abhänig von der Internetverbindung usw. schon etwas dauern. Ich habe persönlich auch immer eine lokale Sicherung aller Daten auf externen Festplatten. Zusätzlich haben wir im Unnternehmen natürlich eine automatischen Backup-Dienst für alle Daten in M365.

[@natashamararia8019]

@@buerokaizendigital Danke für die Rückmeldung. Ja, das hatte lang gedacht Ich hatte aber das Gefühl, dass das von MS absichtlich gemacht wird Für mich wäre es kein Problem, wenn es lange dauert, der Downlaod aber zuverlässig wäre und beim Abbruch genau da wieder anfängt wo abgebrochen: Das war jedenfalls vor 5 Jahren noch nicht der Fall. Die ca 200 GB aus der Clound rauszubekommen war eine langwierige Arbeit. Ich hatte dann immer nur so maximal 5 GB händisch runterkopiert. Das waren ca. 30 händische innektive Kopieraktionen. Deshalb koimmt nur noch mit bedacht das in die Cloud. Denn da wird man ja auch von der Preispolitik von MS abhängig gemacht. Man hat nicht immer spontan Zeit und Lust sich die Daten aus der Cloud zu kopieren

[@buerokaizendigital]

@@natashamararia8019 Ich hätte einfach immer 50 GB mit dem OneDrive Client lokal auf die Festplatte runtergeladen ("immer auf diesem Gerät behalten"). Das funktioniert im Hintergrund und da gibts kein Abbrechen oder so. Dann die heruntergeladenen Dateien auf die externe Platte speichern in OneDrive löschen und das nächste Paket runterladen. Kann eigentlich nichts schiefgehen. Und zum Preis: Ja die Dinge kosten eben Geld. Aber ich will ja auch eine Leistung dafür. Alles kostenlose bezahle ich mit meinen Daten. Auch nicht toll. Und ein eigener Server kostet vermutlich noch mehr...

[@natashamararia8019]

@@buerokaizendigital Danke für den Tipp, das wäre damals wohl die einfachere Möglichkeit gewesen :-) Das stimmt, alles was nichts kostet, da ist man automatisch das Produkt. Dass Dinge Geld kosten müssen, das ist klar. Hoffen wir nur mal, dass MS dann auch vertraulich ist, trotz Zahlung. Ich bin nicht wichtig, mir kann es egal sein. Bei mir gibt´s nichts Weltbewegendens zu holen. Aber wenn ich ein Unternehmen hätte, würde ich 2 Mal überlegen, ob jede Erfindung in die MS Cloud geladen werden sollte, bevor sie amtlich patentiert wurde.

[@honigtau.bunsenbrenner]

Nach dem Blackout geht der Trend wieder zum Papier. 🙂

[@buerokaizendigital]

Dann hoffen wir mal, dass es soweit nicht kommt 🙈