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Excel te permite ordenar la información por determinadas columnas. En orden ascendente y descendente. Por ejemplo: en orden alfabético, por apellido, por medio del nombre del departamento, etc.
La Generación de Subtotales te permite luego de agrupar los datos (es decir, de ordenarlos por "x" o "y" columna) obtener una sumatoria, un promedio, etc. En este caso se desea obtener el monto total de los sueldos pagados en cada departamento.