Tablas de Retención Documental - Fase 2 / Parte 2 de 2

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[@LuisEduardoUnigarro]

Si deseas o necesitas ayuda personalizada en temas de gestión documental, pregunta por mi asesoría en archivística, en donde podremos abordar temas como: - Asistencia técnica y visitas de acompañamiento. - Revisión y guía en procesos de levantamiento de TRD, CCD, TVD. - Organización de Archivos y transferencias primarias. - Diseño y/o diagramación de formatos de gestión documental. - Entre otros temas. Coméntame tu caso a mi correo electrónico: [e-mail]

[@yulitverariveros8598]

buenos días señor luis, necesito la ayuda personalizada, soy técnico en organización de archivos, pero quiero reforzar mas en el levantamiento de la TRD.

[@LuisEduardoUnigarro]

@@yulitverariveros8598 Hola , con todo gusto, escribeme al correo y miramos el tema en la asesoría personalizada

[@milenagomez3]

Muy buen material los felicito. Muy bien explicado

[@LuisEduardoUnigarro]

Gracias, me alegro que te sea de utilidad.

[@LauraADiaz]

muchas muchas gracias por la información, mas claro imposible 🤗

[@gabrielaquintero2870]

Buenas noches Luis Eduardo. Por favor me indicas...lo siguiente : una empresa ha tenido diferentes cambios de Razón Social, es aconsejable organizar.. todos los documentos de cambios de Sociedad en un mismo expediente ?... O se genera expediente por separado...( En total son 4 empresas), que es lo más recomendable por legislación ? Mil gracias !, Por su ayuda,!!🙏

[@LuisEduardoUnigarro]

Hola, si en los cambios de razón social solamente cambió el nombre de la empresa y no modificaron o suprimieron dependencias u oficinas, es decir si se mantuvo intacto el organigrama no afecta tanto la parte documental mas allá de cambiar el nombre de la empresa en los rótulos de carpeta de cada expediente. Yo lo que te recomiendo es que acaben la organización del archivo hasta la fecha donde la empresa tuvo un cambio y luego aperturen nuevos expedientes para el otro cambio y asi, de modo que en el archivo se van a ver identificados los diferentes cambios que hubo.

[@liliananardelli2879]

Muchas gracias. Me aclaro dudas que tenía.

[@LuisEduardoUnigarro]

Vale 😁

[@julianalizarazoguio928]

muchas gracias por su excelente explicación

[@LuisEduardoUnigarro]

Con todo gusto 🙂

[@abbymb7185]

Un teso, mis respetod

[@LuisEduardoUnigarro]

Gracias 😌

[@leidysjimenezarroyo8791]

Hola paso para decir que tus videos son muy explícitos, me han ayudado mucho a la comprensión de las TRD, me gustaría que terminaras las 2 partes faltantes para la comprensión total. Gracias por compartir tu conocimiento

[@LuisEduardoUnigarro]

Gracias por tu comentario, es gratificante saber que en realidad la información le es de utilidad a quienes desean aprender mas de este tema, se que les debo las 2 partes restantes, apenas pueda continúo esos vídeos. :)

[@8024803]

@@LuisEduardoUnigarro Muchas gracias, estaré pendiente de las otras 2 partes, gracias por tu dedicacion!!!

[@LuisEduardoUnigarro]

@@8024803 Gracias a ti por comentar y estar pendiente, apenas pueda terminaré de crear la etapa 3 de TRD y la subo 😁

[@jhonvargas8985]

Excelente video, gracias.

[@jaircordoba1161]

Buena explicación gracias

[@diegolopez-mw3mq]

Buenas tardes luis, excelente video me sirvió mucho. Tengo una pequeña duda agradezco me la puedas solucionar, la tabla de retención documental se hace a la dependencia en general ? O solo a las oficinas o grupos de trabajo. Por ejemplo en mi trabajo está el departamento contable y financiero y está compuesto por contabilidad tesorería cartera, cuentas por cobrar, cuántas por pagar ETC.. tendría que hacer una trd para del departamento contable y financiero y una para cada una de las oficinas que mencione ? La unión de todos los grupos de trabajo no serían la documentación de todo el departamento o cómo tal El departamento tiene sus propias series por aparte. Muchas gracias luis.

[@monicaespinosa2773]

Hola Luis Eduardo. Buenas Tardes! Me confunde un poco el cuadro de clasificación documental y el listado maestro. ¿Qué los diferencia cómo tal? Me podrías aclarar por favor.

[@LuisEduardoUnigarro]

El CCD solamente es el listado de series y subseries documentales por dependencia productora de información con sus códigos y el listado maestro además de los códigos y nombres de series y subseries tiene tiempos de retención para cada serie y subserie, tipologías documentales de cada expediente, procedimiento de disposición final pata cada caso.

[@monicaespinosa2773]

@@LuisEduardoUnigarro muchísimas gracias por la información en los videos y por tu respuesta a mi pregunta. Te cuento que de gestión documental no tenía ni idea, y todo lo he aprendido con tus videos. Me presenté a un concurso de la CNCS por primera vez y preguntaron mucho de lo que tú enseñas. De más de 200 personas que nos presentamos quedé de octavas en la clasificación. Muy satisfecha, y mucho gracias a lo que he aprendido contigo. Mil gracias.

[@LuisEduardoUnigarro]

@@monicaespinosa2773 Me alegro siempre que lo que hago le pueda de ser ayuda a alguien, gracias por tu mensaje y apoyo :)

[@8024803]

clarisimooooo!!!! gracias

[@LuisEduardoUnigarro]

Con todo gusto 🙂

[@alexanderlozano7591]

Hola, tus vídeos son excelentes, me gustaría saber de antemano que es lo primero que debe de tener una empresa que quiera empezar su proceso de gestión documental. ¿Debe de tener primero una TRD Y TVD O UN PGD? En la parte de "compilación de la información es necesario hacer los formatos o solo con hacer una entrevista por dependencia también se puede conocer lo que se está buscando? Tengo esa duda, espero y puedas responderme. Te deseo éxitos ...

[@alexanderlozano7591]

Yo soy técnico en archivo y en la empresa que trabajo he visto muchas inconsistencias en este proceso de archivo, no hiciste tampoco un comité de archivo. Entonces me gustaría como presentar un proyecto para que la empresa empiece a darle más importancia a la documentación.

[@LuisEduardoUnigarro]

Cordial saludo Alexander. A continuación de doy respuesta a tus interrogantes: 1. Para tener TRD o TVD deben tener primero conformado el comité interno de archivo y los requisitos previos necesarios que estos instrumentos archivísticos demandan para su elaboración, como por ejemplo manual de funciones, estructura orgánica, personal idóneo para su levantamiento, presupuesto etc. Por lo que de cara a la organización de los archivos es una de las tareas que yo considero primordiales, para empezar a dar forma a la gestión documental de la empresa donde labores. Sin embargo, no es que exista un orden de que va primero si las TRD y TVD o el PGD por que si lo vemos al contrario también es posible hacerlo ya que el PGD lo que pretende es planificar de hecho esas actividades de la gestión documental que faltan o carece tu empresa, por lo que el objetivo es programar y alinear todo con para que eso suceda entonces al realizar el PGD también te obligas a hacer TRD y TVD eso depende que le incluyas. Lo que yo te podría recomendar es que primero se enfoquen en tener los requisitos básicos para poder lanzarse a la construcción de cualquiera de esos instrumentos archivísticos, ya que para todos los casos estos demandan de unos prerrequisitos que deben tener en cuenta antes de su elaboración y si como mínimo no tienen un comité interno de archivo, unos formatos estandarizados para la gestión documental (rótulos, caja, carpeta, hoja de control, FUID, Diagnostico integral de archivos, correspondencia, etc.) así como definida la política, los procedimientos del proceso de gestión documental (Producción de documentos, organización de archivos, transferencia primaria etc.) mediante guías o documentos orientativos para los usuarios; resultara muy complejo lograr culminar estos instrumentos que mencionas. 2. Finalmente, lo que preguntas sobre la compilación de información institucional en la parte de la aplicación de las encuestas de unidad documental, si es necesario aplicar los formatos ya que son los que la norma expedida por el Archivo General de la Nación expidió para tal fin, para potar en procesos de levantamiento de TRD, así que con una entrevista no será suficiente ya que esta información se debe tabular y controlar además se deben hacer las preguntas adecuadas, las cuales contiene el formato que nos da AGN, entonces en ese apartado tienes dos opciones: o utilizas el que ya diseño AGN o haces uno propio con los campos mínimos del formato de AGN y le agregas lo que desees, pero en definitiva se debe realizar basado en ese formato la encuesta a los productores de la información.

[@LuisEduardoUnigarro]

Me parece genial tu iniciativa, sin embargo, te recomiendo que en todo caso dejes claro en tu empresa que la responsabilidad del control y diseño de planes a nivel archivístico de gran impacto para la organización debe estar bajo el liderazgo o supervisión de un profesional en ciencias de la información y la documentación, bibliotecología y archivística, plenamente facultado como lo exige la ley 1409 de 2010. Siempre con tarjeta profesional expedida por el Colegio Colombiano de Archivistas.

[@alexanderlozano7591]

@@LuisEduardoUnigarro Hola, muchas pero muchas gracias por tu respuesta, me sirve de mucho tener esa parte clara. ❤️👍✌️ muy completa tu respuesta 😃

[@alexanderlozano7591]

@@LuisEduardoUnigarro si, esta parte de encontrar a una persona más experimentada en el área ya la tenía clara, de hecho yo sé los dije. MUCHAS GRACIAS 😃✌️

[@jhonvargas8985]

Excelente video, Gracias.