Word 教學 W02 | 批次套印證書，自動依姓名建檔 | 合併列印 +主控模式 (減少使用紙本證書，一起做環保)

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=====本單元說明=====
►單元主題：批次套印證書，自動依姓名建檔 | 合併列印 +主控模式 (減少使用紙本證書，一起做環保)
►描述：
常常收到研習證明、證書這類的證明文件，都是以紙本發放，今天就來跟大家分享一個自動依姓名建檔設計研習證明的做法，盡量減少紙張的用量，大家學習完後，就一起做環保囉，讓我們多珍惜地球一點，少用一點紙張。
今天這單元，利用大家熟悉的合併列印功能，再加上一點小技巧，就可以將Word分頁拆分成檔案，並且自動以你指定的名稱將檔案命名。
►本單元重點有三個
1.Word合併列印
2.Word主控文件模式
3.Word批次轉PDF
►此影片錄製使用版本：Word365、PDF24
►範例檔案下載：1drv.ms/u/s!Aqp4JwPG9GlVgcgX1...
►單元大綱
00:00 單元介紹
01:12 第一步：Word執行合併列印
09:53 第二步：Word執行主控文件模式
12:52 第三步：Word轉PDF
#Word教學 #批次套印證書 #Meiko微課頻道 #合併列印 #主控文件模式 ​#Word轉PDF #依分頁獨立成為檔案 #分節 #尋找取代

[@user-gv9ct1zj5z]

"合併列印嘛，早都在用了，這個我會"；一開始看到這主題心中就有這想法，沒有想到看到中間才知道原來還能用階層的方式來產生檔名！？ 這真的太方便了，又學到一招好用的了。 現在確實都是用轉成PDF檔再來改檔案，這樣可以省很多時間了.. Thank you

[@meiko1]

哈哈，你真的是資優生來的，每一部都可以寫下你的心得唷，這樣可以刺激我產更多的影片，因為有資優生再學習，哈哈哈

[@kevanremus]

之前也有這樣的需求情境，感謝老師的指導，受益良多👍👍

[@meiko1]

真的，這是同事問我的功能，就順便把它錄成影片啦~分享給大家~

[@annieliao7380]

以前只會用合併套印，沒想到還可以個別存成獨立的檔案，又學到新知識，太棒了！感謝~

[@meiko1]

恩恩，其實合併列印的應用很廣，可以有很多變化的唷~

[@jol5254]

謝謝妳的講解，非常實用👍👍👍

[@meiko1]

非常感謝您的回饋唷

[@mago269001]

謝謝老師，多學到一個技巧了，受益良多😆

[@meiko1]

恩恩~謝謝回饋唷~*

[@vivihsieh4288]

謝謝老師詳盡講解。

[@meiko1]

謝謝你的支持唷~^_^

[@w888w]

一次發這麼多證書，心情大好！㊗️💯🎉

[@meiko1]

哈哈哈，真的

[@linho5468]

謝謝老師分享，用在製作邀請函等文件也很實用

[@meiko1]

恩恩，合併列印的應用很廣，有機會我再分享幾個實例上來唷~~~~

[@yuiho5147]

我還在用word2003，沒想到2016後有這麼多好用的工具，讚!!!

[@meiko1]

是的，尤其excel，2021 and 365多了很多好用的函數呢~

[@s908009]

非常實用，謝謝老師

[@user-kc7sg9ld6i]

謝謝老師。 合併列印的概念用法，之前常用在套印信封，但是，只是初淺的用法。老師所指導的主控文件模式及批次word轉PDF，及word合併列印較細部概念，讓我的知識又進了一大步。 非常感謝您。

[@meiko1]

謝謝你的回饋唷~合併列印的功能很廣，大家若有興趣，我可以再多分享一些使用上的技巧唷~

[@user-kc7sg9ld6i]

@@meiko1 謝謝您。

[@yanchen1531]

很實用，謝謝老師

[@meiko1]

謝謝回饋唷~~^_^

[@jintiaoge]

受益良多 謝謝老師🙏

[@meiko1]

謝謝金條哥，我知道您也是每部影片都支持我的那位，謝謝你唷~

[@user-vc1il4fz9p]

剛好幫助到了❤

[@user-rm8gj9ys7t]

謝謝分享,老師

[@meiko1]

不用客氣唷~~^_^

[@user-cd6ym2ww4i]

感谢老师！

[@meiko1]

不用客氣唷~~

[@rolynsiveb]

太強了～～

[@meiko1]

謝謝回饋唷

[@sungmt]

謝謝！

[@meiko1]

感謝您支持meiko創作唷🥰🥰🥰

[@x7777748]

謝謝老師詳細解說！~~想不到現在轉PDF的工具這麼多！！

[@meiko1]

不用客氣唷～確實轉PDF工具好多唷

[@chichun-tec]

老師好，我照著您教的步驟操作遇到以下問題： 1.我的主文件的紙張方向為橫向，在刪除所有分節符號並摺疊子文件後，確實會產出獨立的word檔，但其檔案的版面紙張方向卻變成直向，而且當初在主文件設定好的邊界全跑回預設值。 2.將主文件版面紙張改為直向，邊界有調整，同樣做法，其紙張方向正常，但邊界依舊跑掉~ 3.測試若不刪除分節符號，其輸出檔案版面方向邊界皆正常，但會多出一頁空白頁。 請問老師，以上作法在版面設定上有特別限制嗎？看起來主控文件輸出皆正常，唯獨版面這一塊卡關了！不知老師是否能看出問題所在？謝謝您！

[@shihlee118]

謝謝老師！這個真的很實用，前陣子用土法套印了200多份文件，再轉ＰＤＦ，花了不少時間，還好學到這招！永遠都不遲！下次遇到就可以使用了！真心感謝老師！:D 想請問老師mac電腦是否不相容pdf24？謝謝老師

[@meiko1]

MAC版應該是有其他替代軟體，最近轉PDF的工具其實很多，我找到一個，但因為我自己沒有下載過，不確定是否安全，你參考看看就好，google看看有沒有更適合的唷，我記得我之前MAC用過一個還不錯的，我想一下，有找到我再分享上來。 downtfile755.weebly.com/pdf24-mac-download.html

[@shihlee118]

感謝老師！！

[@juno5784]

請問若資料來源(以影片所舉例子為例)中姓名重複、研習課程名稱不同，要如何合併印到同一張證書呢？僅能在excel欄位中分課程1、課程2嗎？

[@accaccac]

請問老師，如果我需要將合併列印、拆分後的檔案轉變成pdf互動式表單可以嗎?比方說有100名員工，我們先以合併列印套表出100名員工各自的考勤，然後拆分成100個pdf，可是要怎麼將這100個PDF中做出互動表單(一個一個檔案maintain pde element的表單功能要做100次?好像不現實)?

[@juno5784]

老師：請問若excel檔案裡有條列兩筆資料要合併在同一張word裡，是不是還得重新編排excel版面才行呢？

[@meiko1]

不用唷，只要插入「Next Record」 下一筆記錄的規則即可 郵件標籤，規則內可以找到

[@accaccac]

感謝老師分享 想請教 是否可能合併列印 產出需要密碼才能打開之文件 批次以電子郵件方式發給指定對象呢？ 比方說用合併列印功能將excel薪資結果轉成以身份證為密碼才能開啟之pdf並mail給指定對象

[@meiko1]

合併列印選項選擇使用電子郵件，再加上完成合併時，選擇使用電子郵件傳送即可觸發outlook寄送郵件給指定對象，可以使用html格式，但若要轉成PDF外加密碼，感覺似乎超過Word範圍唷，但仍可研究看看。

[@ka1fei2mui3com4]

老師...你好! 想問一個問題, 如果需要插入的欄位有很多...應該怎樣辦呢; 現在只好分開兩個文件(WORD)操作-再人工合併 才可, 會有其他辦法嗎?

[@meiko1]

欄位太多的意思是?超過一頁嗎?

[@waylflu3072]

佛心來的

[@meiko1]

哈哈哈~謝謝你

[@weng7490]

老師，請問轉成PDF時順便要把每個人的密碼存入時，是否只能用via?

[@meiko1]

這似乎已經超出office本身能操作的範圍，可以到專門教VBA的頻道問問看唷，或許有專家有方法可以達到。

[@celialei4340]

老師, 請問如檔案中有頁首或頁尾是否也可用此方法把WORD檔分頁儲存? 另外每次做SAVE時都會移位, 或一部分檔案由1頁變2頁, 有方法固定嗎?

[@meiko1]

可以參考這部影片，有優化了W02的步驟 kzbin.info/www/bejne/l3jNiIqiYrt9mtk

[@chuanhsiaoliu4099]

學到新技能 謝謝老師 想請問用姓名欄位批次存成多個單一檔 這個很實用 但是如果底色有顏色呢 （白色文字會列印） 是否存檔後可以刪除 第一行用階層1的 姓名欄位

[@meiko1]

100個獨立檔案恐怕很難刪，我建議固定行高改1pt ，字型顏色抓跟底團一樣的色碼就好，可以藉由簡報滴管取色

[@chuanhsiaoliu4099]

謝謝老師 我試試看 請問老師 主控文件主檔案資料更新 獨立的100個檔也會一起更新嗎

[@meiko1]

@chuan hsiao Liu 我們這個範例主控文件做了摺疊子文件後，所有內容都跑到個別檔案內(子文件)了，主控文件已經只剩下link而已，所以主控文件沒有辦法控制每一個子文件，反而子文件做了任何修改，主控文件【展開子文件】後，就可以看到子文件的修改囉 舉個例子，通常寫歷史書籍時，一個檔案可能會很多頁，所以也許依照朝代給不同的人編撰，當A在子文件修改後，主控文件就可以看到A的修改，B也是如此，主控把文件拆分給多人同步修改，主控隨時可以透過子文件連結看到AB修改的狀態。

[@chuanhsiaoliu4099]

@@meiko1 謝謝老師解答

[@samantha5339]

老師您好 感謝老師的教學分享 想請問在合併列印完成後(有分階層1與2) 點選大綱模式全選，但是不能按建立的鈕，可能的原因有什麼呢

[@meiko1]

你可以換另一個範例從頭到尾在看著影片做一次，如果還是無法執行，你再把檔案寄來讓我看看 [e-mail] (希望你再做一遍是因為很多人做第二次就找到原因了)

[@mowukimo]

老師您好 我在按照影片中的步驟去做, 每一步都很成功, 但最後檔案出來後, 文件中的表格有1/3被切掉了, 請問我要調整哪些內容才能把表格完成呈現出來, 謝謝

[@meiko1]

可以寄來讓我看看嗎?簡介中有我的mail喔

[@127daphne]

老師，請問一下excel檔的格式（日期或貨幣等），合併列印去到word檔就全都沒了，要怎樣才能把excel格式也一拼拉過word?謝謝

[@meiko1]

要使用功能變數唷，可以參考這篇教學 officeguide.cc/word-mail-merge-date-currency-and-number-format/

[@devilaeneas]

好開心見到有這個分享，我跟著做，但去到「顯示文件」，然後「建立」時，問題就出現了，它說我有表格，不能建立子文件，請問，文件中有表格的話，是否就不能做到這個效果？

[@meiko1]

你最後會轉成PDF嗎?如果最後會轉製成PDF，那建議使用PDFelement整個程序會簡化很多，之前我還沒有工具，所以使用Word處理，如果有PDFelement，可以在Word做到完成合併後的那個檔案(影片中100頁的那個)，略過大綱模式，直接用PDFelement開啟，再依照階層1直接分割檔案就完成了，你可以看看這部影片：kzbin.info/www/bejne/l3jNiIqiYrt9mtk，希望能解決你的問題。

[@Lu-ll2up]

謝謝老師的分享，是否有可能將合併列印後獨立的資料，儲存到相對應的資料夾呢？

[@meiko1]

可能要靠VBA囉

[@Lu-ll2up]

@@meiko1 請問那是什麼東西呢？

[@meiko1]

這裡有一篇類似教學，可以參考看看，但他使用的不是VBA, sweetornotspicymarathon.medium.com/程式小功能-依照檔案名稱建立資料夾並歸檔-3257474bf86a

[@Lu-ll2up]

@@meiko1 謝謝老師的分享～

[@cleveradao]

謝謝老師，請問老師如果依姓名建檔是兩頁為一個檔案，方法一樣適用嗎，我試過，但不知到哪裡出問題，檔案亂掉。

[@meiko1]

那你的階層式如何處理的呢?階層一是兩頁一個嗎? 其實如果是常態使用的話，會建議用Pdfelement，比較方便，可以參考以下這部影片 kzbin.info/www/bejne/iZOcp6CBbaadrrcsi=3QBn1BmSSRrN_hsa

[@hung89341]

謝謝老師，想請問老師，我要印產品標籤貼紙，列印出來的文字都超出設定好的貼紙位置，這是哪邊要調整呢，謝謝

[@meiko1]

你是使用Word合併列印的標籤功能嗎? 文字如果太多太高，可以搭配文字大小與固定行高來處理。 強迫文字行與行之間的距離更緊密一些 可以把文字都選取起來，常用/段落/行距/固定行高，行高的高度高於你的字體大小一點點就可以囉

[@hung89341]

@@meiko1 謝謝老師回覆，我試試看~

[@gexrocker3522]

感謝老師教學，受益良多 想請問老師，我目前有2000多份證書要寄 前面檔案都處理好了，再來頭痛的是有什麼快速的方法可以批次寄送呢？(Gmail) 每一封的主旨跟內文都是一樣的，但要附檔證書進去

[@meiko1]

我一直 想錄這單元，但卻一直耽擱 1.你的資料來源需要有每一個人的電子郵件 2.合併列印選電子郵件 3.完成合併也選電子郵件訊息，選擇電子郵件欄位後再選擇附檔傳送 概念大概這樣，但必須使用outlook 才可以傳送 你先試試看，我現在手邊沒電腦，只能先說個大概，有問題再討論喔

[@lillianshih914]

期待老師的教學～剛好也遇到一樣的問題🙂 合併寄出選取附件,附件可以選取PDF嗎?

[@gexrocker3522]

@@meiko1 感謝老師解惑，我花了四個人力一整天的時間一封一封寄出了😂😂😂 我們是使用Gmail，outlook的話沒有用過，可能下次要研究一下了 如果老師有做教學的話務必告訴我！！！ 謝謝老師

[@maggiegu4095]

老師我試了很多次,一直都無法出現每一個檔案連結,要寄成什麼檔案,你才能看的出原因何在?

[@queenachen9134]

你好~~ 請問檔名除了姓名可以使用別的嗎? 我在excel新增一個檔名的欄位，跑出來的檔名是流水號。

[@meiko1]

可以呀，把想呈現出來的設定為階層一就可以

[@nana-yq7wf]

請問老師：在使用Excel 時想固定學生的學號.姓名不被使用者更改，只能更動每次不同的成績，請問該如何做呢（搜尋不到相關影片）？

[@meiko1]

可以參考這部影片，看看能否符合你的需求喔 kzbin.info/www/bejne/fIOzpWmsnMerbqs

[@nana-yq7wf]

@@meiko1 非常感謝老師。

[@czy2143]

請教老師，個別存檔後的版面配置的設定會跑掉，有辦法固定嗎，謝謝

[@meiko1]

參考看看PDF05的影片唷

[@perichang3574]

請問如果不僅是一頁, 是很多頁的合約的話, 如何操作自動分別以名字存檔? 感謝

[@meiko1]

你的合約最後會轉存成PDF嗎?如果會，可以參考看看下面這部影片，如果還是不行，再來訊息，Word處理是比較複雜一些，我比較推薦PDF05的做法。kzbin.info/www/bejne/l3jNiIqiYrt9mtksi=CggfpknuPHaa21lW

[@celadontech4173]

請問若是製作產品標籤，有時候Ａ品項要重複列印100份，Ｂ項要200份。這樣的話要怎麼操作呢？

[@meiko1]

方法一：使用標籤功能就好，不要使用合併列印 方法二：使用合併列印，標籤，把Next Record 下一筆的變數，放在對的位置，需要執行下一筆的時候，再放這個功能變數，其他的通通拿掉

[@HinHinList]

謝謝老師分享， 想請教一下， 有沒有方法做到一個表單， 對方回覆所有問題以後， 會根據對方的回應， 然後生成一篇文章或者內容？ 謝謝

[@meiko1]

可以試試看合併列印

[@HinHinList]

@@meiko1 具體的操作方法我不太會，老師 可以找機會示範一下嗎？謝謝

[@meiko1]

我再找時間出一部合併列印唷

[@HinHinList]

@@meiko1 謝謝老師

[@mandyli7558]

請問批次轉PDF可以加密碼嗎?

[@fishhuang3577]

感謝老師的指導，我想要深入請教，產生這麼多PDF檔，如何將一個一個PDF檔寄給當事人的email有什麼特殊的技巧可以批次處理呢？謝謝

[@meiko1]

最近有再研究Excelmail，感覺不錯用，但是似乎只能用在教育用途，另外也有看到有人寫gmail的寄送方式，您可以google看看這兩種方式，哪一個比較適合你唷，提供其中一個做法讓你參考看看 mars.yucsh.tp.edu.tw/ischool/publish_page/27/?cid=4188

[@fishhuang3577]

謝謝老師的回覆，我來試試；我也想研究用powerautomate試試

[@user-nb4jd2hr7e]

您好，想請問在主控模式下如何保留浮水印，因為產出的獨立檔案中，浮水印皆消失了

[@meiko1]

浮水印不能夠使用設計標籤下的浮水印，資料若再頁首頁尾就會抓不到，所以得參考影片內的作法，需要把圖片放在文件上，設定文字在前的方式唷~

[@NaNa-ig5gj]

好有用，但如果是橫式證書呢？ 我跟著做都變直式😭求指教🙏🏻

[@meiko1]

可以參考最新發表的PDF05影片試試看

[@chimay544]

昨天使用合併列印，預覽有70位，但是點了 ，完成與合併紐，只有剩一半，其他不見了，請教老師 這是為什麼?

[@meiko1]

過程中有放規則嗎? 有使用到大綱模式嗎?還是一般的合併列印操作呢? 建議可以重新再操作一遍，看結果是不是一樣，如果有用規則，先看看把規則拿掉，套印出去的筆數有幾筆，慢慢回推除錯看看

[@user-lz3nc8ie9n]

@@meiko1 有用規則：下一筆，我再試試看，謝謝老師回覆

[@ncslsa]

老師您好，這個方法非常實用，對於我們常使用證書列印方便許多，非常感謝，但目前使用上有一個小狀況發生，大綱模式最後發現證書邊框都會不見，不知道要如何處理，合併列印全部每個邊框都會顯示，最後大綱模式(全選)移除分隔線、依照步驟完成，也能獨立成每個名子的檔案，只有邊框底圖消失，望老師協助解惑。 謝謝

[@meiko1]

請問您提到的邊框指的是Word本身的頁面框線還是外來的圖片呢？

[@ncslsa]

@@meiko1 外來圖片

[@ncslsa]

與老師最後放置的PNG圖片類似的套圖

[@meiko1]

你可以用我的範例測試一遍嗎？看看是不是圖檔問題，如果你測試還是一樣，再把你的檔案寄來讓我試試看

[@itychen5096]

請問取消分節符號 版面就跑掉了怎麼辦

[@meiko1]

可以參考PDF05，比較簡單易用些唷~ W02對於圖片處理要很小心，太大太小；圖片配置方式都會影響，不然可以先用我的範例試試看。

[@kChallo]

為什麼要轉pdf? 不是word就可印了嗎

[@meiko1]

通常給電子證書都會給PDF檔案格式唷

[@user-sn7gi3rj9k]

老師,請問excel中資料是0.2, 合併列印後word呈現的是0.2000000000, 請問該如何處理？

[@meiko1]

在變數上右鍵， 切換功能變數，將\##,##0.0格式打進去(如右側變數說明) {MERGEFIELD 欄位名稱\##,##0.0}，完成之後，在右鍵切換回來，如果沒有正確顯示，可以F9更新，最後結果會出現0.2

[@user-sn7gi3rj9k]

@@meiko1 謝謝老師

[@user-sn7gi3rj9k]

再請教老師, 預覽時發現有錯漏, 請問能否回去做修正再重新預覽, 若可以, 該如何操作？

[@user-sn7gi3rj9k]

再請教老師： excel若資料更新後, 合併列印後的word能不能也跟著更新, 若可以, 如何操作？

[@user-sn7gi3rj9k]

請教老師 Excel數值為-0.246 合併列印後小數位取2位且四捨五入 (-0.25) , 請問功能變數要如何設定？

[@cannietai3924]

請問老師，我按照老師的步驟，也刪除了分節符號，但主控文件折疊後，就是會多一頁空白頁，而且刪除空白頁會造成格式亂掉，請問是什麼原因？

[@meiko1]

恩恩，確實有些時候會有這個困擾，你可以寄來讓我看看有沒有辦法解決

[@cannietai3924]

@@meiko1 已經寄MAIL了，非常感謝老師

[@meiko1]

回信囉

[@dolphin7810]

老師您好 , 我也與 @cannie凱妮阿姨 tai 一樣狀況 我按照老師的步驟，也刪除了分節符號，但主控文件折疊後，就是會多一頁空白頁，而且刪除空白頁會造成格式亂掉，請問是什麼原因？

[@meiko1]

她的圖片大過於邊界，調整一下就解決囉

[@user-lh6rk4eo1o]

您好，想請問在主控模式下如何保留浮水印，因為產出的獨立檔案中，浮水印皆消失了

[@meiko1]

浮水印不能夠使用設計標籤下的浮水印，資料若再頁首頁尾就會抓不到，所以得參考影片內的作法，需要把圖片放在文件上，設定文字在前的方式唷~