3 Dinge, die du zu E-Rechnungen in DATEV wissen musst

[@BeyondReality]

Ganz fürchterlich finde ich, dass seit dem letzten DATEV Update sowohl in DMS als auch Kanzlei Rechnungswesen die Darstellung der Rechnungen geändert wurde: öffnet man eine Rechnung, dann wird erst der visualisierte XML Teil der Rechnung angezeigt und darunter erst der lesbare PDF Teil. Das führt bei Ausgangsrechnungen der Kanzlei dazu, dass eine 1-seitige Rechnung auf 9 Seiten anwächst. Möchte ich mir im Nachhinein nochmal den Inhalt der Rechnung anschauen, dann muss ich mühsam über die ersten 8 Seiten visualisierter XML Teil scrollen, bevor ich auf Seite 9 den PDF Teil sehe.

[@AndreasHausmann]

Ja, da gebe ich die recht, die visualisierung der DATEV von erechnungen ist nicht sonderlich schön. Das haben tatsächlich andere besser umgesetzt.

[@j.jensrib9280]

Ist aber am Ende nicht ganz verkehrt, da der strukturierte Teil einer E-Rechnung ja der verbindliche Teil ist und die PDF-Darstellung im Grunde nur "schmückendes Beiwerk". Schlimmer finde ich, dass man Anhänge aus der XML Datei (Rechnungsbegründende Unterlagen) nur sieht, wenn es wiederum eine PDF Datei ist. Hängt aber z.B. eine Excel-Datei dran, dann kann ich die nur extrahieren, wenn ich die visualisierte E-Rechnung als PDF in einem externen Programm (Adobe Reader) öffne.

[@AndreasHausmann]

Mit Visualisierung die visualisierung der XML Datei gemeint. Die haben andere anbieter wie zB Sevddsk mMn deutlich übersichtlicher ungesetz.

[@AnnaS-k6c]

Hallo Andreas, aktuell bekommen wir noch Emails in denen eine Zugferd UND eine XRechnung beigefügt sind und sogar Emails mit einer PDF UND einer XRechnung. Wie ist das mit dem Vorrang? Lade ich bei Datev Unternehmen Online zwingend nur die XRechnung hoch, wenn ansonsten noch eine PDF dabei ist? Und ist es bei Zugferd oder XRechnung egal?

[@AndreasHausmann]

ZUGFeRD und XRechnung ist wild. Hier würde ich das nehmen, womit du besser arbeiten kannst. Das ist ja effektiv so, wenn dir dein Lieferanten die Rechnung per Mail schickt und nochmal der Lieferung beilegt. Erhältst du die PDF und die XRechnung musst du die XRechnung weiterverarbeiten, da du eine generelle Empfangspflicht für E-Rechnungen hast. Die PDF ist nett, aber nicht der Original-Beleg, den du archivieren musst.

[@nadinemuller1369]

Ich bekomme immer noch ganz normale PDF-Rechnungen per Mail. Obwohl das eine ZUGPFERD Rechnung sein soll. Müsste der Datensatz (xml) dann nicht auch mitgeschickt werden? LG Nadine

[@AndreasHausmann]

Nein, der Datensatz ist in die PDF Datei eingebettet. Wenn du die PDF mit dem Adobe Acrobat Reader öffnest, solltest du rechts am ein Klammer-Symbol haben darüber könntest du den E-Rechnungsdatensatz aufrufen. In DATEV Unternehmen online wird aber mittlerweile bei ZUGFeRD Rechnungen standardmäßig der E-Rechnungsdatensatz visualisiert, damit du die Rechnung leichter prüfen kannst :-)

[@christianockenfels9402]

In der Übergangszeit/-frist ist es *mit* Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich auch weiterhin eine klassische digitale Rechnung zu versenden. Wie eine Zustimmung aussehen soll oder muss, müsste man im Einzelfall klären. Ich persönlich würde von einer Zustimmung ausgehen, wenn der Rechnungsempfänger die digitale Rechnung nicht beanstandet und auch bezahlt. Beste Grüße

[@tanjascholz4117]

Können sie mir ein Programm ,anfängerfreundlich , empfehlen zum versenden und empfangen?

[@AndreasHausmann]

Warum nutzt du dafür nicht einfach dein E-Mail-Programm? Lege hier am besten ein eigenes Postfach [e-mail] an. Über dieses kannst du dann den Rechnungsausgang organisieren und von dort aus die Rechnungen in dein Archiv/Buchhaltungssystem übergeben, zB DATEV Unternehmen online.

[@stefanm.2794]

Ich finde ja bei dieser krypto verliert man den Überblick und schwarze Schafe können das ausnutzen bei der ZUGFeRD habe ich noch eine normale PDF aber im Hintergrund ist ja auch eine unlesbare XML Datei wo zb abweichende Daten drin stehen können von der xrechnung ganz zu schweigen wie sehen Sie das?

[@AndreasHausmann]

Es empfiehlt sich generell Rechnungen zu prüfen, die Frage zu stellen, warum bekomme ich diese Rechnung, wenn ich zur Überweisung aufgefordert werden, an welche Bankverbindung überweise ich? Habe ich in der Vergangenheit auch an diese Bankverbindung über diesen? Hier unterscheiden sich die erechnungen nicht von PDF oder Papierechnungen :-)

[@Scalarii]

Was ist jetzt der unterschied zwischen der xrechnung und xml-format? Ich dachte bisher, das xml-format der xrechnung ist dasselbe, welche im Zugpferd zum PDF angehängt wird. Hat da wieder jemand ein weiteres Format eingeführt? Ist wie damals, bei VHS, super8 und noch so'n Ding. Oder hd-dvd und Blu-ray. Am Ende hat sich ein Format durchgesetzt. Daher wird das Zugpferd über 90% ausmachen. (Da die meisten Unternehmen eher weniger mit Behörden machen, außer steuern und sonstige Abgaben bezahlen (oder andere hirndünnschsse der Regierung....). Ich werde meine Rechnungen mit PDF 24 machen und auf CD archivieren. Die 3-4 Rechnungen die ich an ne Firma schicken muss, mach ich mit pdf24 oder Druck sie aus und geb dir per Hand mit. Und viele Firmen sagen auch noch, normales PDF reicht noch (weil die selber noch nicht so weit sind).

[@AndreasHausmann]

Du hast es schon korrekt geschrieben: XRechnung ist ein spezifisches Format für öffentliche Auftraggeber, generell kannst du aber jedem Geschäftskunden eine XRechnung. In der XRechnung gibt es ein weiteres Pflichtfeld die buyerreference in dieses Feld muss die Leitweg-id eingetragen werden, damit der Auftraggeber seine Rechnung automatisiert zuordnen kann. Zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht ist es aber ausreichend, wenn die Rechnung, die EU-Norm erfüllt, daher kannst du auch eine XML-Datei als Rechnung ohne die spezifische Angabe der Leitweg-ID erstellen. Das Kernproblem ist, dass es für Software Anbieter leichter ist, einfach nur eine XML-Datei als Rechnung zu generieren als eine ZUGFeRD-Rechnung, die wir als Menschen dann auch ohne Zusatz-Software lesen können. Deshalb ist dieses Format nun auch noch im Umlauf 🙄

[@axelplunder7765]

Ich mache immer noch alles per Hand. Wem das nicht passt und bares mitbringen kann sollte bitte von mir fern bleiben.

[@AndreasHausmann]

Was machst du per Hand? Rechnungen abtippen?

[@axelplunder7765]

Schreiben. Und mehr nicht. Bin Handwerker und kein Büro oder computer mensch. Ich arbeite und wer will bekommt eine handschriftlich Quittung. Wer nicht will soll eben woanders hin.

[@AndreasHausmann]

@axelplunder7765 ja, das funktioniert auch. Du hast dann nur das Thema auf rechnungseingangsseite, wenn du den Vorsteuerabzug für deine Ausgang haben magst.

[@christianockenfels9402]

@@axelplunder7765 Das da sowohl Privatpersonen (keine steuerliche Berücksichtigung bei haushaltsnahen Dienstleistungen) oder Unternehmer (Vorsteuerabzug gefährdet) mit spielen ist *ihr* persönliches Glück. Sobald der Rechnungsempfänger hier entsprechende Probleme bekommt, wird er bei Ihnen wieder vorstellig. Und wenn Sie dann nicht liefern... nun ja, die Auswirkungen sind bei der heutigen Mund-zu-Mund-Propaganda mannigfaltig. Sie können das also so weiter machen, müssen aber irgendwann mit den Konsequenzen leben. Beste Grüße und Erfolg.

[@MurksvomGurk]

Der "Originalbeleg" ist die Email, wo die xml Datei drin ist, nicht die Datei selbst.

[@AndreasHausmann]

Ich würde hier zwischen Originalbeleg der Rechnung unterscheiden und der Archivierung von Handelsbriefen. Die email kann keine erechnung sein und in den gobd wird auch differenziert, ob diese wirklich archiviert werden muss oder nicht.

[@detkle2137]

punkt 2 stimme ich zu punkt 1 zuferd und x-rechnung, ist schon ein format zuviel. jetzt noch xml- und sonstige ausnahmeerscheinungen zu thematisieren und wichtig erscheinen zu lassen. ist kontraproduktiv!

[@AndreasHausmann]

Stellt dir vor, du sitzt als Buchhalter vor dem PC. Und du findest so einen Datensatz in deiner Buchhaltung. Das Formst ist valide und muss so akzeptiert werden, d.h. Du musst es verarbeiten. Wie machst du das? Ich möchte hier nur eine Hilfestellung geben und darauf hinweisen, dass es leider doch Firmen gibt, die XML-Rechnungen erstellen, einfach weil es für ihren Software-Anbieter einfacher war umzusetzen.

[@Regenwasser673]

Soweit ich das verstanden habe, sind XRechnung und ZUGFeRD spezifisch deutsche Formate, die der EU-Norm entsprechen. Frankreich, Spanien, Portugal, Österreich, Italien usw. haben ebenfalls landeseigene e-Rechnungsformate, die alle der EU-Norm entsprechen. Früher oder später werden wir auch Rechnungen in diesen Formaten verarbeiten müssen. Da wundert mich schon, dass das mit der Anzeige so ein Problem ist. Die Struktur der Datei scheint doch eindeutig vorgegeben. Es kommen nur jeweils noch landesspezifische Angaben dazu.