Arborescence de dossiers ou colonnes SharePoint ?

Pour gérer un fonds documentaire, peut-on se passer des fameuses arborescences de dossiers & sous dossiers qu'on utilise depuis plus de 30 ans ? Dans cette vidéo, je vous montre l'intérêt mais aussi les limites des arborescences et je démontre, démonstrations à l'appui, les gains apportés par une gestion documentaire sans aucune arborescence, uniquement à base de colonnes SharePoint.

[@cyrilfaucher2782]

Vraiment très intéressant, un grand merci pour la présentation de ces fonctionnalités !

[@etiennelegendre]

Ha la belle vidéo que voilà. J'avais le projet de faire de même car je vois plein, trop, de sites SharePoint utilisés comme 'file system' par un glisser/déplacer trop vite effectué. On peut quand même ajouter que dans le gestionnaire de fichiers, les dossiers/répertoires servent à deux choses : classer les documents mais aussi régler les niveaux de confidentialité. (Comme NTFS) et on a donc pour SharePoint : pour classer, utilisez des colonnes et pour régler la confidentialité/les droits utilisez des dossiers, en oubliant pas que les affichages des listes SharePoint peuvent ne pas montrer les dossiers, mais juste les items dedans, quand on a le droit de les voir. Bref le meilleur des 2 mondes. Merci Christophe.

[@digitalinside3559]

Ah enfin quelqu’un qui connaît le sujet ;-). Effectivement « marier les deux mondes » n’est pas connu par tous. J’en parle dans le billet que j’ai créé associé à la vidéo : bit.ly/3TILHPB. Merci pour ce retour en tout cas !

[@osseinesoumahoro1974]

Excellent vidéo ❤

[@user-mp3vw2tf2d]

Merci pour cette vidéo explicative qui va me permettre de changer mon vieux programme reposant sur une nomenclature peu flexible. Ça permet de prendre de la hauteur sur le système hierarchique de dossier que l'on utilise souvent par habitude, et dont on a du mal à se defaire. Plus qu'à produire une solution efficace et agréable à utiliser pour les utilisateurs maintenant.

[@digitalinside3559]

Ravi que ça puisse vous être utile !

[@b-medofficiel2532]

très intéressant merci!

[@elodieguiu8927]

Excellente vidéo Christophe, bravo et merci !

[@digitalinside3559]

Merci Elodie !!

[@lauracousseau580]

Bonjour vers les 17 minutes vous parlez de dossiers regroupés mais je n'ai pas compris comment lon procéde pour arriver au meme resumtats. Vous pouvez m'aider?

[@thibaultVase]

Bonjour, très belle présentation claire et simple, j'ai juste un problème, je voudrais créer une colonne fournisseurs et pour ça j'ai utilisé la fonction "Personne" mais SharePoint me demande un annuaire ? Et je ne sais pas où il est ? Cordialement

[@bems5066]

Merci pour cette vidéo trés enrichissante, mais comment gérer les droits dans une même bibliothèque, par exemple, comment autoriser l'accès aux documents qui ont la colonne "Criticité" à la valeur "haute" uniquement à la direction et l'interdire à tous les autres ? J'ai déjà essayé de créer des vues ou affichages personnalisés publique mais l'utilsateurs peut changer l'affichage s'il le souhaîte et voir tous les documents. Merci pour votre aide

[@digitalinside3559]

Vous ne pouvez pas positionner de droits selon les valeurs des propriétés, et c'est bien dommage. Mais il y a d'autres solutions, qui compliquent un peu, notamment avec des dossiers. Mon métier est d'accompagner les entreprises sur ces sujets. Pour me solliciter pour une mission d'accompagnement, n'hésitez pas à aller sur cette page : www.digital-inside.fr/contact

[@bems5066]

merci@@digitalinside3559

[@benj.g.9208]

Bonjour, un grand merci pour cette vidéo très claire. Petite question : comment faire pour créer une colonne avec des initiales de collaborateurs d’une équipe, qui permettrait (en cliquant dessus) d’appliquer un filtre et de savoir quel collaborateur a travaillé sur tel dossier (un peu comme un filtre Excel en fait). Il s’agirait de mettre des initiales en face d’un nom de dossier pour que cette colonne serve à regrouper les filtrer. Un grand merci d’avance. Bien à vous, Benjamin

[@digitalinside3559]

Bonjour, difficile de répondre sur une simple explication. Je dirais qu'il suffit de créer une colonne intitulée "Acteurs impliqués" par exemple, avec une liste déroulante permettant plusieurs valeurs possibles avec les initiales. Ou sinon une colonne "personne ou groupe" et mettre les comptes des personnes impliquées sur chaque sujet. Il y a plusieurs façons de répondre à ce besoin en fait.

[@cyrilfaucher2782]

Bonjour, suite à votre vidéo j'ai créé des colonnes, donc des meta-données, sur mes documents. Je suis ravinde la puissance des requêtes, mais je crains qu'il ne soit pas possible de requêter ni d'appliquer les meta-données à un doc que l'on classe, à partir de son smartphone. Vous me confirmez ? Si oui, gain de puissance mais perte de mobilité (ordi nécessaire) 😢

[@digitalinside3559]

Merci pour ce message. Avec l’application SharePoint pour mobile on accède bien aux propriétés des documents

[@smachty314]

Et comment ce système se comporte en synchronisant le site sur un poste ?

[@digitalinside3559]

Ce mode de fonctionnement n’est valable qu’en mode « online » puisque la notion de propriétés n’existe pas dans l’explorateur de fichiers. C’est d’ailleurs uniquement que dans une interface web que l’on peut filtrer / trier les documents selon les propriétés.

[@ilifformation1265]

Bonjour merci pour cette vidéo et je vous demande d'accepter mon utilisation de votre vidéo dans ma chaine pour les besoins de mes étudiants Merci d'avance

[@digitalinside3559]

Désolé pour le délai de réponse. Bien entendu, vous pouvez l'utiliser : c'est avec plaisir.

[@ilifformation1265]

@@digitalinside3559 MERCI BCP