Diese 7 Fakten zur Texterkennung in DATEV Unternehmen online solltest du kennen

Wie funktioniert eigentlich die Texterkennung beziehungsweise OCR Erkennung in DATEV Unternehmen online und DATEV Rechnungswesen?
In diesem DATEV Lernvideo lernst du mehr zur automatischen Rechnungsverarbeitung in DATEV Kanzlei Rechnungswesen und Unternehmen online für deine DATEV Buchhaltung.
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[@karinliebtschokolade8157]

Mensch, Andreas, ich hab' schon mit DATEV gearbeitet, da warst Du noch gar nicht auf der Welt. Und trotzdem kann ich immer wieder Neues von Dir lernen, das macht richtig Spaß 🤩 DANKE!

[@AndreasHausmann]

Gern geschehen :-)

[@jacbob777]

Vielen Dank für deine Videos 🙂

[@user-ro2qh5cc1m]

Wie bekommt man jetzt denn raus, dass die Bezahlung als Buchungsvorschlag übernommen wird. Das haben wir nämlich auch ständig. Und noch ein Punkt stört. Beim Buchungstext habe ich 99 % immer den gleichen Text. Einmal im Jahr kommt eine andere Sache oder eine Gutschrift, die ich mit GS zur Rg....texte und schon kommt auch nach Schließen und gesetztem Haken bei Buchungsvorschläge übernehmen permanent dieser Text. Das dritte Generve habe ich bei den Debitoren. Da habe ich z.B. einen mit täglicher Rechnung und immer gleichem Betrag. 99 % erkennt er diesen. Einmal bis zweimal pro Monat haut er aber als Buchungsvorschlag plötzlich den Nettobetrag rein. Das sind alles Dinge, die ich nicht verstehe.

[@AndreasHausmann]

Wenn mit der Zahlung ein Beleg verknüpft ist und der Haken für das zurückschreiben der Daten gesetzt ist, greift hier der Lerneffekt. Generell würde ich den ASR empfehlen, da dieser intelligent lernt im Vergleich zum normalen Buchungsassistenten. Die zurückgeschriebene Buchung wird immer für die neu hochgeladenen Belege gelernt. Individuelle Buchungstexte sind leider nicht mit Automatisierung vereinbar. Der Buchungsassistent ist nicht intelligent. Mein Tipp ist auch bei der Debitorenthematik den ASR zu testen. Beide setzen aber auch auf OCR-Erkennung, d.h. jeder beleg muss interpretiert werden, daher kann der verarbeitungsprozess nie 100% fehlerfrei sein.

[@johannazandtner6531]

Hallo Andreas, deine Videos sind schon super, vielen Dank. Gibt es eine Möglichkeit, dass bei einem Kfz-Händler die Fahrzeugidentifikationsnummer ins Belegfeld 1 übernommen wird und nicht die Ausgangsrechnungsnummer für größtenteils unterschiedliche Kunden?

[@AndreasHausmann]

Nein, das geht nicht.

[@FAKID-bl1rn]

Wieder einmal ein tolles Video. Ich brauche aber bitte Hilfe. Leider kann mir die Datev keine richtige Auskunft geben. Ich habe Ausgangsrechnungen, bei denen unter dem Namen in der Adresse ein „co Firma xy“ steht. Er wählt bei der Erkennung automatisch diese Zeile, ich möchte aber den eigentlichen Namen haben. Es ist mir ja egal wer die Rechnung im Endeffekt erhält. Gibt es irgendeine Möglichkeit das umzustellen oder lernen zu lassen? Ich habe auch mit dem Automatisierungsservice gearbeitet, das hilft leider auch nicht. Vielen Dank im Voraus.

[@AndreasHausmann]

Nein, die OCR-Erkennung kannst du nicht beeinflussen. Bei Ausgangsrechnungen kannst du aber prüfen, ob du ggf. eine Schnittstelle verwenden kannst.

[@wolfgangilly4210]

Vielen Dank für das wieder guter Video. Dennoch bleiben Fragen, zumindest für mich. Wir erfassen die Belege ER und AR in DUO Modus erweitert mit Konto und Kostenstelle usw., Aus der Anfangszeit, wo wir noch nicht so den Durchblick hatten, sind scheinbar krude Lerneffekte vorhanden. Kann es sinnvoll sein, die Lerndatei noch einmal komplett zu killen um bei Null anzufangen, oder repariert sich das Ding mit der Zeit? Ebenso ist die Frage, Lernt DUO auch eigenständig, oder nur Rechnungswesen und dann DUO in der Folge aufgrund des Zurückspeicherns aus Rechnungswesen? Viele Grüße...

[@AndreasHausmann]

In erweitert sieht die Verarbeitung wieder anders aus. Im Video gehe ich ja primär auf die Bearbeitung in der Bearbeitungsform Standard ein. Bei erweitert sollten generell die Buchungen von der Steuerkanzlei/Buchhaltungen nicht zurückgeschrieben werden, da sonst das Programm aus der Buchhaltung angelernt wird und nicht aus der belegerfassubg in erweitert. Über den Datev Service kann aber das erlernte gelöscht werden. Duo lernt auch eigenständig. Allerdings musst du „lernen“ sehr differenziert betrachten, letztendlich merkt er sich nur die letzte Erfassung iVm einem Kreditor oder Debitor für den nächsten hochgeladenen Beleg des jeweiligen Kreditor/Debitors. That‘s it.

[@berndjasper4341]

Sehr gut. Was passiert im Folgemonat (nicht beim Automatisierungservice), wenn ich mehrere verschiedene Geschäftsvorfälle pro Lieferant im selben Stapel habe, wenn der Lieferant jetzt gerade neu angelegt wurde?

[@AndreasHausmann]

Es wird die zuletzt gelernte Buchung für alle geschäftsvorfälle vorgeschlagen.

[@robertfriebus]

Frage zu Eingangsre. Muss die Steuernummer in Unternehmen online eingetragen werden oder kann das im Rechnungswesen eingetragen werden und Dan wird das überhaupt zu U. Online. ?

[@AndreasHausmann]

Die Steuernummer muss nirgendwo eingetragen werden. In den duo unternehmensstammdaten verbessert dies aber ein wenig die ocr Erkennung.

[@MarcAusBayern]

Hallo Herr Hausmann, ich finde UO wirklich super und die Mandanten machen da auch wirklich sehr gut gut. Ich hätte 2 Fragen: * Darf ich Sie fragen, wo ich prüfen kann ob "Automatisierung Rechnungen" ein oder ausgeschalten ist, denn ich möchte gerne Ihre 1. Variante verwenden, indem DATEV beim schließen des Buchungsstapels schon lernt und nicht erst, wenn ich den Buchungsstapel festgeschrieben habe. * Mein 2. Frage ist: mir ist aufgefallen, dass das Lernen/automatische Vorgabe von Konten/Buchungstext super funktioniert, aber nur dann, wenn ich wirklich für jeden Kreditoren je ein Konto verwende. Wenn ich ein Sammelkreditoren-Konto verwende, wird mir immer ein Vorschlag gemacht, der zu dem Kreditor gar nicht passt. Kann das sein bzw. mache ich irgend etwas falsch? Könnten Sie mir bitte einen Tipp geben oder weiterhelfen? Vorab vielen Dank für Ihre Hilfe.

[@AndreasHausmann]

Die erste Variante ist aber der ganz normale Buchungsassistent. Dieser erzeugt deutlich schlechtere Buchungsvorschläge als der ASR. mW lässt sich derzeit mandatsübergreifend nicht prüfen, wo der ASR aktiviert ist. Der Kreditor wird anhand der iban, VatID oder StNr gelernt und dann erkannt. Sammelkonten sind daher nicht gerade förderlich für eine gute Erkennung. Der ASR bietet aber die Möglichkeit die Stammdaten direkt aus dem Beleg auszulesen und bei der Neuanlage von Geschäftspartnern einzutragen.

[@MarcAusBayern]

@@AndreasHausmann vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich werde dann je einen Kreditor anlegen. Die Tankquittung von auswärts kann ich ja trotzdem auf einem Sammelkreditoren buchen, ich schaue ja sowieso kurz drüber ob der Buchungstext stimmt und den kann man ja schnell ändern.

[@dotic92]

Was ich beim Automatisierungsservice Rechnungen nicht verstehe ist, dass er einen Debitoren mal richtig, mal falsch verbucht. Als der Mandant angelegt wurde, gab es einen Sammeldebitoren, den ich relativ schnell wieder aufgelöst habe und jeder Debitor sein eigenes Konto bekommen hat. Folgendes Problem: Sammeldebitor war 10000 und das ist nun Kunde A und Kunde B ist nun 10001. Mit dem Automatisierungsservice wird teilweise (ja, nur teilweise, nicht immer, was es noch seltsamer macht) Kunde B auf das Konto von Kunde A gebucht. Ich kann mir nicht vorstellen, dass es noch was wegen dem Sammelkonto zu tun hat, da Kunde C, D und E korrekt verbucht werden und die wurden vorher auch auf dem Sammelkonto gebucht. Ich verstehe den Automatisierungsservice sowieso nicht ganz. Der scheint bei dem Mandanten kaputt zu sein. Aber weißt du eventuell, was das Problem ist und wie ich das ggf. beheben kann?

[@AndreasHausmann]

Der Debitor wird anhand deiner Buchung iVm der Kundennummer und Postanschrift auf dem Beleg gelernt. Die Umwidmung des sammeldebitor bereitet der KI natürlich Probleme. Prüfe aber mal, ob sich die Kundennummer auf dem Beleg unterscheidet und ob diese auch erkannt wird. Damit das System lernt, ist übrigens eine RZ-Sicherung erforderlich. Deshalb kann es ein paar Monate dauern bis es korrekt funktioniert. Da du dem System erst beibringen musst, dass bei Kunde B Debitor 10001 das stat. Relevantere Konto ist. Der KI liegen ja letztendlich eine Vielzahl von Daten zur Entscheidung zu Grunde, auch die falschen aus der Vergangenheit, daher musst du erst genug „richtige“ Buchungssätze im RZ sichern, damit das System lernt, dass Kunde B definitiv 10001 ist.

[@dotic92]

@@AndreasHausmann bei uns wird spätestens mit dem Monatsabschluss die Daten ins Rz gesendet und mittlerweile werden die Buchungen seit ca. einem Jahr falsch gebucht.

[@JoergWessels]

8. Fakt: Ein leerer Text wird nicht gelernt und anders als z. B. im Kontoauszugsmanager gibt es keine editierbare Lerndatei. Hat man also einmal einen Text eingeben, vergisst der Buchungsassistent den nie mehr. Hat man z. B. vor 20 Jahren einmal bei einem Kreditor "Lizenzgebühr 11/2003" erfasst, muss man diesen Text seitdem bei jeder Buchung einer Rechnung dieses Kreditors löschen.