Digitale Buchhaltung: Darf man Belege nach dem Scannen wegschmeißen?

[@essmene]

Bei Rechtssachen Scannen muss ich immer an " David Kriesel: Traue keinem Scan, den du nicht selbst gefälscht hast" denken. Da haben Xerox Systeme im Scan Zahlen ersetzt - aufgefallen war es einem Büro, bei dem Flurpläne auf einmal andere Flächen aufwiesen. Wer jetzt Papierlos arbeitet und später feststellt, dass die Software unsauber gearbeitet hat, der ist dann etwas aufgeschmissen.

[@saschko82]

Danke!!! MEGA VIDEO ❤

[@claudiaweber5696]

Hey Ken, danke das du meine Frage beantwortet hast. Und das vor allem zeitnah zu meiner Frage diesbezüglich. Mach weiter so mit deinem Content. Ich freu mich jedesmal sehr darüber 😊

[@kenkeiper]

Danke Claudia für Deine Mitwirkung!

[@FelixHartmann]

Danke für die detailierte Erklärung. Gerade Soloselbstständig mit Lexoffice :)

[@diakontakt]

Yes we Ken Jebsen

[@GerhardAEUhlhorn]

Bagatellrechnungen (meist Kassenbons) werfe ich schon heute nach dem Scannen weg, die machen etwa 90% meiner Papierrechnungen aus.

[@kenkeiper]

Wenn Sie das ordentlich in einem Prozess verwirklicht haben, sollte das auch kein Problem sein.

[@GerhardAEUhlhorn]

@@kenkeiper Ich gehe davon aus, dass das FA solche Belege nicht im Original sehen will. Und wenn das FA sie raus nimmt, dann ist das auch kein großer Schaden.

[@karstenmeyer1729]

Vielleicht sollte der Herr Keiper berücksichtigen, das es heutzutage keinen Original-Beleg mehr gibt! Wenn ich von meiner Bank ein PDF-Dokument bekomme, kann ich das beliebig oft ausdrucken und Kopieren, wenn ich will. Den Steuerbescheid und andere Dokumente sind ohne Unterschrift gültig. Originale gibt es eigentlich nur noch, wenn man etwas über den Notar macht.

[@kenkeiper]

s. mein anderer Kommentar.

[@frankObermeier]

Was ist wenn ich alles in sevdesk bisher hochgeladen habe und nächstes Jahr die Software wechsel, was passiert dan mit den Belegen, wenn ich nicht mehr Kunde bei sevdesk bin. ??

[@kenkeiper]

Gerne bei sevDesk direkt fragen. Bei lexware office ist es so, dass die Belege weiterhin gespeichert werden. Ich vermute, dass es bei sevDesk auch so ist, hatte diesen Sachverhalt aber noch nicht. Daher gerne dort nachfragen. Unabhängig davon würde ich empfehlen, alle Belege und Daten zum Ende 2024 zu exportieren und dadurch ein Backup anzufertigen. Es gibt in sevDesk einen entsprechenden Menüpunkt in den Einstellungen.

[@karstenmeyer1729]

Die per E-Mail zugesendete PDF-Datei oder die über Onlinebanking herunter geladenen Dateien sind auch keine Originaldateien mehr. Im Fall des Onlinebanking liegt vielleicht ein Original noch bei der Bank! Die Frage nach Original und Kopie stellt sich schon seit es "Raubkopien" gibt! Wie unterscheidet sich eine kopierte Datei von der Datei, von der sie kopiert wurde. Antwort: Sie unterscheiden sich gar nicht. Das ist eine Diskussion um des Kaisers Bart! Am ehesten hilft da so etwas wie MD5 oder SHA-256 oder so. Wenn der Schlüssel eines Dokuments mit dem Schlüssel des von dem Herausgeber herausgegebenen Dokuments übereinstimmt, ist das Dokument original!

[@peterk.3884]

Gibt es vom Finanzamt vorschriften wie eine Rechnung auszusehen hat ? jedes Details auflisten oder kompakt gelistet ect ......

[@kenkeiper]

Ja gibt es, vgl. § 14 Abs. 4 UStG. Dazu kommt aber schon bald eine Podcastfolge.

[@SaulGoodmann]

Was gilt bei Privatpersonen?

[@kenkeiper]

Bei Privatpersonen gibt es lockerere Anforderungen. Trotzdem müssen steuerrelevante Belege (z.B. Rechnungen über Handwerkerleistungen) aufbewahrt werden.

[@SaulGoodmann]

@@kenkeiper ok, ich Wandel wichtige Dokus privat in PDF um ohne Revision-Nr. das müsste dann doch OK sein oder?

[@kenkeiper]

@@SaulGoodmann Klingt unproblematisch.

[@4Fingr]

Vielen Dank, am einfachsten wäre es alle Rechnungen in die Blockchain zu legen, dann hat sich das Thema umständliches Dokumentenmanagement erledigt. Dafür hat man die Chain erschaffen. Jederzeit für alle Beteiligten fälschungssicher nachvollziehbar.

[@ralfb.4446]

Was ist denn diese Block-Chain?

[@4Fingr]

@@ralfb.4446 Bitcoin, Ethereum usw. In jedem Block können Daten geschrieben werden, das geschieht in einem Layer mit dApps. Schon heute werden ja irgendwelche Bilder (NFT) für viel Geld verkauft.

[@kenkeiper]

Es ist mir nicht bekannt, dass das Finanzamt dies akzeptieren würde. Insofern ist fraglich, ob diese Handhabung tatsächlich sinnvoll ist.

[@4Fingr]

@@kenkeiper Wir leben ja in Deutschland, was technologisch noch eher im Mittelalter angesiedelt ist. Werden Dokumente kryptographisch gespeichert, sind sie fälschungssicher und mit eindeutigen Zeitstempel. Was niemand ändern kann. Ausser vielleicht Supercomputer in ferner Zukunft. Heutzutage kannst du jede PDF fälschen, genau wie jedes gedruckte Dokument.

[@torstenbuchwald8468]

das ist doch gerade das Problem. wir machen alles digital, denken es damit sichergestellt zu haben und parallel kommt old school FA und hat qua Leben in eigener Welt seine separaten Vorstellungen. Wenn die Prüfer auf Grundlage von nicht rechtssicheren Vorstellungen unterwegs sind, dann ist man permanent vor Gericht. wer hat denn in der Vergangenheit diese Tiefe der Auslegung so exakt nachvollzogen? Keiner!!!! Zumindest nicht, wenn man nicht groß genug ist um dafür Kapazitäten zu haben. Und Ken, merkst doch selbst, wie oft du " nach deiner Meinung, deiner Ansicht nach"..sagst . Das ist also ABM für StB und FA Gerichte auf Jahre bzw weltfremd. Ein Dienstleister, der nicht nur online verkauft, sondern als Handwerker tagtäglich unterwegs ist, der bekommt leider auch tonnenweise Email Müll und bei jedem Kauf auch mindestens 3 - 5 Mails zu diesem Kaufvorgang. Das kann man nur noch in Outlook speichern und alleine dies übersichtlich zu halten, kostet täglich Zeit für kleine Selbständige, die natürlich auch schnell mal 300 T€ Umsatz haben. Was hört denn "die Kirche im Dorf lassen" auf? Der Prüfer hat im Zweifelsfall keinen Spielraum. Er will sich ja auch nicht in die Nesseln setzen. Warum geht denn das FA vom Missbrauch aus, unterstellt grundsätzlich im Voraus Fehler? Da liegt doch der Hase im Pfeffer. Warum sollte ich denn Eingangsrechnungen verändern? Das ist eine so abwegige Idee. . die nachzuvollziehen für mich schon schwierig genug war. Ich erhalte eine Rechnung für einen Kauf und die drucke ich aus und hefte sie ab. den ganzen Mailverkehr lösche ich um das Konto übersichtlich zu halten. Ja, ich habe alles 10 Jahre aufzuheben, aber das was da ist, ist doch für den Kauf genug um ihn nachvollziehbar zu machen. Ich habe ja die Rechnung für den getätigten Kauf. Der ist betragsmäßig gleich abgebucht und Umsatzsteuer ist auch korrekt, USt ID steht noch da und das Sonstige was drauf gehört. Damit ist doch verflucht nochmal alles vorhanden um den Vorgang nachvollziehbar zu machen. Was wird denn bloß immer unterstellt???? Wenn die im großen Sachen wie Cum Ex nicht hinbekommen , wo es um Milliarden geht, wo man klar den Betrug hat und wo Prüfer Berufsverbot erhalten....da sollte es der Kleine wiederum mit aller Macht merken? ich könnte mich sowas von in Rage reden... mach ich anscheinend auch 😅

[@AnalysePlus]

Was nützt die Revisionssicherheit wenn das Dokument vor der Ablage geändert werden kann??

[@kenkeiper]

Es ist immer eine Frage des Dateiflusses. Beispiel: Ich erhalte eine E-Rechnung per E-Mail. Den Anhang mit der E-Rechnung speichere ich revisionssicher in einem DMS. Natürlich könnte der Beleg auf dem Weg vom E-Mail-Anhang ins DMS manipuliert werden. Wenn ich aber eine E-Mail-Archivierung habe und die Original-Email nachweisen kann, wäre auch das kein Problem.

[@AnalysePlus]

@@kenkeiper das ist Richtig nur dann geht es um die E-Mail und nicht um die Revisionssicherheit eines DMS. D. h. wenn die originale E-Mail nachgewiesen werden kann OK, die steht dann aber in keinem Zusammenhang mit dem DMS, egal ob revisionssicher oder nicht.

[@nandolindemann5449]

Ist der Scan in Farbe? Man müsste ja auch erkennen können, ob er vom Original, oder von einer Schwarz-Weiß-Kopie gemacht wurde.

[@alecman95]

Kopierer können seit Jahrzehnten auch in Farbe kopieren, nur weil ein Blatt in Farbe ist heißt das nicht dass es keine Kopie ist

[@nandolindemann5449]

Nach Kopien habe ich nicht gefragt. Trotzdem Danke schön für Ihre Bemühungen.

[@kenkeiper]

Ja, wenn wir etwas scannen, ist der Scanner immer auf Farbe eingestellt.

[@Corny_official]

Also zählt es als ersetzendes scannen wenn ich die Dokumente direkt in lexoffice einpflege?

[@kenkeiper]

@@Corny_official Mit lexoffice ließe sich der Prozess umsetzen. Sie müssten aber trotzdem an die Verfahrensdokumentation denken, um alle Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen.

[@kenkeiper]

@@Corny_official hier finden Sie eine Muster Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen: www.bstbk.de/downloads/bstbk/steuerrecht-und-rechnungslegung/fachinfos/BStBK_Muster-VerfD-ersetzendes-Scannen_v2.0-2019-11-29.pdf

[@Corny_official]

@@kenkeiper Danke!

[@karstenmeyer1729]

Man kann ein digitales Dokument nicht einfach "verschwinden lassen"! Wenn es ein Dokument von der Bank, der Krankenkasse oder sonst was mit einer Gegenseite ist, so hat die Gegenseite auch ein Exemplar. In Sachen Fälschung: Es gibt ein Verfahren, bei dem man zu einer Datei einen Zertifizierungs- oder Prüfschlüssel erzeugen kann. Damit ist das Dokument eindeutig. Wenn für das verdächtige Dokument das gleiche Verfahren angewendet wird wie das Original und es wird der gleiche Schlüssel ausgeworfen, dann ist das Dokument echt. Kommt ein abweichender Schlüssel heraus, ist das Dokument manipuliert. Beispiele für solche Verfahren sind zum Beispiel MD5 und SHA-256.

[@kenkeiper]

Da haben Sie natürlich Recht. Sie könnten grundsätzlich immer auf Nachfrage beim Vertragspartner/Lieferant eine Kopie des Belegs/Vertrags noch einmal anfordern und es so dann dem Betriebsprüfer nachweisen. Dies entbindet letztlich aber auch nicht davon, eine ordentliche Archivierung von Dokumenten selbst zu führen. Die GoBD sind tatsächlich insgesamt ein recht abstraktes Thema und ich stelle in meinen Videos nur die Auffassung der Finanzverwaltung dar. Das heißt aber nicht, dass das die absolut einzig richtige Lösung darstellt. Falls es Sie interessiert: ich habe mit einem Betriebsprüfer des Finanzamtes dieses Thema ebenfalls diskutiert: kzbin.info/www/bejne/goTPqHWJorqUbKc

[@deutschland09]

Puh, knapp 23 Minuten. Warum nicht gezielt zusammengefasst deutlich kürzer? Ich hab es nach ein paar Minuten abgebrochen, da die explizite Frage, die bewusst als Videotitel gemacht wurde, noch immer nicht ansatzweise beantwortet wurde. Schade drum.

[@kenkeiper]

Das ist mein Podcastformat, daher gibt es dort weniger Visualisierungen und längere Erläuterungen (in anderen Videos auf meinem Kanal außerhalb des Podcasts versuchen wir den Content stärker zu vereinfachen). Im Übrigen nehme ich mir gerne die Zeit, die notwendig ist, um ein Thema vollumfänglich abzudecken. Leider ist diese Frage auch nicht mit einer simplen Aussage zu beantworten, da die Ausführungen des BMF hierzu auch umfassend sind. Es gibt auf KZbin aber auch noch andere Kanäle, die andere Erklärungsansätze haben, vielleicht werden Sie dort fündig.

[@mgbln141]

Viel Erfolg beim stundenlangen erschließen des Themas im Selbststudium.

[@k.a.3276]

Da würde mal auf den Beitrag verweisen David Kriesel: Traue keinem Scan, den du nicht selbst gefälscht hast kzbin.info/www/bejne/bXfIonlnYr9knZI gibt es dazu Infos wie es Rechtlich ist wenn der Scanner die Daten verändert ohne das man es mitbekommt da ja nicht jeder alles Prüft ob die Werte alle Übereinstimmen.....

[@karstenmeyer1729]

Ich betreibe keine Buchhaltung, aber was machen sie, wenn ihre schöne, digitale Buchhaltung oder zumindest ein Teil dieser digitalen Buchhaltung zum Teufel geht? Einen guten Teil meiner Belege bekomme ich schn seit ein paar Jahren als PDF-Datei. Ich ziehe, mehr oder wenige unregelmäßig, eine Kopie auf einen USB-Stick. Aber es kann ja zwischendurch etwas passieren, woraufhin ich eine Lücke habe. Ich würde die Belege auf Papier aufbewahren.

[@kenkeiper]

Wir haben viele Backups an unterschiedlichen Stellen und auf unterschiedlichen Medien, sowohl von Buchführungsdaten als auch von Dokumenten und Belegen.

[@felixschneider1419]

Es wird also nicht wirklich einfacher...

[@kenkeiper]

Doch, würde ich schon so sehen. Mit ein paar Handgriffen lassen sich die Anforderungen der GoBD als Selbstständiger gut umsetzen. Und dann bräuchte man tatsächlich keine Irdner mit Papier mehr.

[@MichaelQuarz]

Grundsätzlich finde ich sinnvoll, alles digital abzulegen. Die Komplexität ist für viele aber nicht leistbar. Wenn wir ehrlich sind, nicht mal für die meisten Mitarbeiter der Finanzämter. Und Revisionssicherheit hängt ja eher vom Level des Zugriffs ab. Ein Admin mit umfassenden Rechten kann auch jeden beliebigen Datensatz in betreffenden Datenbank ändern. Wo fängt die Revisionssicherheit also an und wo endet sie? Das war eine rhetorische Frage ;-) ... letztlich ist es wie immer. Wer betrügen will, der betrügt. Wer es nicht will, der tut es auch nicht.