Digitales Büro für Selbstständige: GoBD & Überblick zu Tools (Teil 1)

[@Pum1ce]

Diese Reihe kommt wie gerufen 🎉 große Klasse Danke!

[@andreasmueller3634]

Wow! Großes Lob für dieses Video. Das ist ein Thema was viel zu wenig beleuchtet wird. Danke das du es so einfach veranschaulicht hast!

[@kenkeiper]

Danke für das tolle Feedback! Wir werden noch weitere Videos zu diesem Themengebiet machen, da diese Themen für viele Selbstständige interessant sind.

[@guntergrenner9127]

Gute Idee für die Videoreihe und gute Ausführung von Teil 1. Ich bin schon auf die nächste Folge gespannt.

[@CassidianPower]

Sehr geil! Danke dir!

[@Corny_official]

Super Video ! schön das du auch die Themen aufgreifst die nicht überall aufgegriffen werden, vorallem in dem Detailumfang

[@Sascha0472]

Hallo Ken, vielen Dank für das sehr interessante Video. Ich bin sehr auf die weiteren Teile gespannt. Ich gebe dir absolut recht, wenn du sagst, dass absehbar die Papierpost immer weniger wird. Was es aber zu Bedenken gibt, ist, dass immer mehr Verwaltungen (egal ob Städte, Landkreise, Länder oder Krankenhäuser...) sich die "teure" Deutsche Post nicht mehr als Hauptzusteller ihrer Briefe leisten können oder wollen und da ist ein Nachsendeauftrag bei der Post leider nicht ausreichend. Deshalb ganz wichtig Adressänderungen auch immer zeitnah allen Relevanten Partner mitteilen oder eben den wenigen (bei denen man weiß, dass sie noch auf Papier stehen) die Kontaktdaten über den Digitalisierer mitteilen. Gruß Sascha

[@alexanderledule4648]

Super - DANKE

[@tssttwst7063]

Also super sympathisch und angenehme Stimme. Klasse Video und super Content 😊

[@kenkeiper]

@@tssttwst7063 Vielen Dank für das tolle Feedback 🙏

[@AndréPaul-b3g]

Klasse, ich bin schon gespannt auf die kommenden Teile.Danke👍

[@eck-i]

Super wichtiges Video für die aller meisten Mittelständischen Unternehmen. Es ist schon super lustig wie wir einfach das Gleiche nutzen und beraten. Meinen Kunden rate ich auch zu LexOffice und GetMyInvoices. Diese Tools passen sehr gut in die jetztige digitale Welt. Mein zweites Standbein: Meine VLH - Beratungsstelle ist auch völlig digital. Unterschriftenpad und selbst bei Hausbesuchen habe ich einen kleinen mobilen Scanner. Und ich merke zur Konkurrenz. Man kriegt sehr vieles in kürzerer Zeit erledigt und das ist genau das was beide Seiten haben wollen. Weniger Stress im Büro. :)

[@kenkeiper]

Danke für Dein Feedback!

[@user-bn4nh2xv7s]

Danke

[@salvisfinancesolutions]

Danke für das klasse Video. Wie einfach oder kompliziert muss denn die Verfahrensdokumentation sein. Das Muster der Finanzverwaltung ist ziemlich grausam

[@kenkeiper]

Dazu kann ich gerne mal ein Video einplanen, spannendes Thema. Ich nehme an, Du meinst das Muster der BStBK oder? Weil die Finanzverwaltung hat gar kein offizielles Muster veröffentlicht. Losgelöst davon ist die Verfahrensdokumentation aber in gewissem Maße auch eine Blackbox, weil nirgendwo im Gesetz ausdrücklich beschrieben ist, was das überhaupt ist und wie die aussehen soll. D.h. ich kann da meine Meinung zu kundtun - ob das am Ende gerichtsfest ist, weiß aber niemand. Hinzu kommt, dass es bislang außerhalb der Kassensysteme (also vor allem beim einigermaßen digital aufgestellten Selbstständigen) auch keine Gerichtsverfahren gibt, in denen die Verfahrensdokumentation streitig war. Das Thema wird m.E. etwas zu hoch aufgehängt, meist von Unternehmen, die Verfahrensdokumentationen verkaufen ;)

[@salvisfinancesolutions]

@ Danke für die Rückmeldung. Wäre eine gute Idee darüber ein „Tutorial“ zu machen. Die Vorlage ist die genannte von der BDStK

[@alexanderledule4648]

Hallo Ken, ist es schwierig das ecoDMS (mit etwas EDV Sachverstand) selbst einzurichten? Oder bekommt man das gut hin?

[@kenkeiper]

Nein, mit etwas Sachverstand ist das kein Thema. Es gibt sehr gut dokumentierte Installationsanleitungen und wenn es einmal steht, läuft es auch sehr stabil.

[@Foxhunter_DE]

ecoDMS bekommt jeder hin. Allerdings sind die Preise recht unverschämt wenn man mal Hilfe braucht. Ich habe ecoDMS jahrelang vertrieben, habe aber immer mehr Abstand davon genommen. Jetzt setze ich bei meinen Kunden überall ein PaperlessNGX ein, welches auf einem kleinen Server gehostet wird. Nur per VPN für entsprechend freigegebene Mitarbeiter erreichbar und so eingerichtet, dass niemand irgendwas löschen oder verändern kann. Die Archivierung lässt sich fast vollständig automatisieren. Ist also vielleicht mal einen Blick wert.

[@Skoell1983]

@alexanderledule4648 Ich hab ecoDMS seit vielen Jahren genutzt. Es ist ein Krampf! Der Client ist super Instabil, egal auf welchem OS. Wenn er dir abschmiert merkt es dann der server nicht und sagt, du hättest deine Lizenzen schon alle benutzt. Seit Jahren gibt es keine merkbaren neuen Features. Ich kann nur DRINGEND davon abraten. Nimm Paperless!

[@alexanderledule4648]

Wenn man ein DMS hat, benutzt man das dann für alle Dateien auf dem PC? Private und geschäftliche? Man speichert dann nicht mehr in den Verzeichnissen des Windows Explorers sondern im DMS? Was passiert mit den alten Dokumenten in den bisherigen Verzeichnissen? Überführt man die alle ins DMS?

[@kenkeiper]

@@alexanderledule4648 Genauso würde ich es machen. Das hat den Vorteil, dass Du die Dateien besser findest (weil z.B. alle Dateien im DMS mit Volltextsuche auffindbar sind) und Du kannst die Dateien auch ganz anders miteinander verknüpfen. z.B. kannst Du einen Ordner "Versicherungen" im DMS anlegen. Dort legst Du dann einen Versicherungsschein ab. Dieses Dokument kannst Du dann aber mit anderen Dokumenten verknüpfen, die in ganz anderen Ordnern liegen. D.h. auch die Ablage, Verknüpfung und Indexierung von Dokumenten ist viel umfangreicher möglich. Dann kannst Du das DMS auch noch mit Schnittstellen an andere Tools anbinden, kannst Benutzer und Berechtigungen hinzufügen und die gesamte Datenbank auch auf einem Server mit RAID-Festplattenkonfiguation speicher, sodass alle Dateien doppelt gesichert sind. Ich werde in den nächsten beiden Video noch umfangreicher auf diese Punkte eingehen. Dort wird es um die Hardware und auch konkret um ecoDMS und ecoMailz gehen.

[@opohl]

Vielen Dank für das informative Video. Meine Steuerberater arbeiten mit Agenda. Da gibt es ja in Lexoffice keine direkte Schnittstelle. Siehst du dennoch einen Weg, ihnen Dokumente aus Lexoffice zukommen zu lassen?

[@kenkeiper]

Ja, das sollte kein Problem sein. Denn Agenda bietet eine Import-Schnittstelle im DATEV Format an und lexoffice kann DATEV-konforme Buchungsdaten ausgeben. Es sollte daher möglich sein, den lexoffice DATEV-Export in Agenda zu importieren. Voraussetzung ist natürlich, dass der StB sich mit dem DATEV-Import in Agenda auskennt, aber das würde ich mal unterstellen, weil das auch bei Mandatsübernahmen immer ein Thema ist. In diesem Video wird der Prozess für den Steuerberater beschrieben: kzbin.info/www/bejne/pHyrpGSKqrlkeqM Die dafür erforderlichen ZIP-Daten lassen sich im Menüpunkt "Export" in Agenda exportieren.

[@opohl]

@@kenkeiper Danke für die Info!

[@dieEinfachAnderen]

Echt ein gutes Video, vielen Dank! Weißt du wie das ganze ist mit dem Thema Angebote und Rechnungen die ich erstelle. Muss ich diese auch GoBD-Konform abspeichern, also entsprechend nicht mehr veränderbar, versioniert und mit Back-Up? Oder gilt das nur für Rechnungen/Belege die ich erhalten habe? Außerdem möchte ich gerne zukünftig ein ERP-System oder ein ähnliches System wie ERPNext (Open-Soruce) einsetzen, dass Dokumente, Kunden, Lieferanten etc. für mich unter einen Hut bringt und ich Prozesse digitalisieren und automatisieren kann, sowie Daten und Dokumente an einem Ort habe. Meine Frage ist, ob du zufällig ERPNext kennst und weißt, ob ich das ohne bedenken einsetzen kann für die Buchhaltung, oder ob du eine Empfehlung für ein erschwingliches oder Open-Source ERP-(ähnliches)-System hast, was hinsichtlich der Steuer-Konformität unbedenklich ist? Die ganzen Anforderungen an die Steuerthematik bereitet mir immer am meisten Bauchschmerzen. Vielen Dank!

[@kenkeiper]

Danke für Dein Feedback! Laut Finanzverwaltung müssen alle Dokumente, die mit dem Geschäft zu tun haben, grundsätzlich revisionssicher gespeichert werden. Es empfiehlt sich daher, ein DMS unternehmensübergreifend zu nutzen. Meine Erfahrung ist aber, dass das tatsächlich sinnvoll ist, weil ein richtiges DMS eben auch sehr komfortabel ist (alle Infos sind an einem Ort, Dokumente lassen sich verknüpfen, verschiedene Versionen einer Datei lassen sich nachverfolgen und öffnen, die Durchsuchbarkeit hilft im Alltag). Insofern würde eine solche Lösung auch unabhängig von den Anforderungen der Finanzverwaltung empfehlen. Mit ERPNext kenne ich mich leider nicht aus, daher kann ich dazu nicht viel sagen.