Електронний документообіг з контрагентом: 5 акцентів | Factor Academy від 20.11.2020

[@FactorAcademy]

Ділиться відео📺 з колегами, та ставте лайк🧡 - це дуже важливо! З'явились питання? Пишіть у коментарях! 👇🏼👇🏼👇🏼

[@user-omezhyboska]

Дуже приємно слухати лаконічну і чітку інформацію такою гарною українською мовою, нібито слухаю новини ТСН)

[@FactorAcademy]

Дякуємо, приємно це чути, ми працюємо для вас!🧡🧡🧡

[@yv4168]

@Татьяна Войтенко Широ Дякую. Отже - Чи Можна дійти висновку, що на практиці можна використовувати еквайринговий банківський термінал, ФОП 2 категорії, для розрахунків картками, і отримувати платежі через інтернет, через LiqPay, Приватбанку, наприклад, виписуючи під кожну сумму такого платежу - накладну на видачу товару, що і буде свідчити про безготівковий платіж? Тобто - Для такого випадку видів електронних платежів РРО не потрібен?

[@Поклонник-м1ъ]

Спасибо за полезную информацию. Особенно в это время, когда многие работают удаленно и отправлять документы, как раньше - проблематично. Очень удобно обмениваться в электронном виде. После услышанной информации остались некоторые вопросы - если не сложно, то могли бы на них дать ответ. Контрагенту предложено подписать доп.соглашение на переход обмена документами в электронном виде, документы в электронном виде оформляются согласно того о чем рассказывал лектор. Вопрос - контрагенты не подписывают это доп.соглашение - но продолжают работать. Документы отправляются через ПО в электроном виде - некоторые утверждают их и подписывают - у некоторых статус "доставлено контрагенту" и это на протяжении нескольких месяцев. Какими должны быть наши дальнейшие действия в отношении тех кто не подписывает документы столько времени. Еще вопрос - как и где сохранять эти электронные документы, в каком виде они должны храниться и сколько. И еще вопрос, если контрагент на протяжении даже не нескольких месяцев, а лет сотрудничества - не возвращает документы с печатями и подписями, можно ли сейчас использовать обмен в электронном виде "продублировав" ему отсутствующие документы для подтверждения и подписания, но уже в электронном виде. И еще есть один вопрос) - если документ подписывает лицо ответственное за хоз.операцию и это, например, менеджер, а в электронном виде этот же документ подписывает директор - потому что только у него есть КЕП - является ли это нарушением или нет. Заранее спасибо.

[@ТетянаВойтенко-е9э]

Если между сторонами договора не введена процедура электронного документооборота, документы, присланные без соблюдения требований об электронном документе и не заверенные электронной подписью, не являются надлежащими электронными документами. Такая позиция определена в постановлении ВС от 28.12.2019 г. по делу 922/788/19. Если ваши контрагенты не подписали допсоглашение и не подписывают е-документы, то вы можете направить им первичные документы, составленные на бумаге, либо самозадокументировать хозоперацию (см. письмо Минфина от 26.12.2019 г. № 35210-06-62/35178). Но в любом случае хозоперацию отражаем в бухучете в периоде ее осуществления. Если этого не сделали, исправляем ошибку. Хранить е-документы нужно на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях. Срок хранения не может быть меньше установленного для соответствующих документов на бумаге (согласно Перечню, утвержденному приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5). То есть как минимум быть таким же. Аналогичную обязанность возлагает на предприятия и ч. 7 ст. 9 Закона о бухучете. Вторит ему п. 6.4 Положения № 88. При хранении е-документов обязательно соблюдать такие требования: 1) содержащаяся в е-документах информация должна быть доступной для ее дальнейшего использования; 2) должна быть обеспечена возможность восстановления е-документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен; 3) необходимо хранить информацию (в случае ее наличия), дающую возможность установить происхождение и назначение е-документа, а также дату и время его отправления или получения. Где, как и сколько хранить бумажные и электронные документы, читайте в «Налоги & бухучет», 2020, № 41. По поводу неподписанных за прошлые периоды документов - если у вас с контрагентом была тогда предусмотрена возможность обмена е-документами, то, в принципе, вы можете направить ему е-документы для подписания. Дата наложения КЭП для бухучета и НДС-учета не важна - определяющей является дата составления документа. На е-первичке нужно проставлять аналог собственноручной подписи. Если ответственным за хозоперацию является менеждер, то его подпись и нужно проставлять. Получить КЭП не проблема. Так что более правильным - получить КЭП на него. Тогда никто не усомнится в надлежащем оформлении первичного документа.

[@Поклонник-м1ъ]

@@ТетянаВойтенко-е9э Спасибо

[@yv4168]

Як складається акт, та який має БУТИ його вигляд на не підписану накладну, після отримання товару- покупцем, у разі не підписання ним накладної, після отримання товару? ( Приклад: Ситуація може бути пов"язана з пересилкою і подальшим отриманням товару в іншому місті після оплати.).

[@ТетянаВойтенко-е9э]

Утвержденной формы акта нет. Составляете его в произвольной форме. Безусловно, чтобы иметь статус первичного он должен содержать все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. По мнению Минфина, степень детализации описания хозоперации в первичном документе определяют лица, ответственные за ее проведение и правильность оформления. При этом она должна обеспечить (см. письмо Минфина от 06.12.2013 г. № 31-08410-07-27/35654): - раскрытие содержания хозоперации и - идентификацию связанных с ней активов, обязательств, доходов или расходов. Однако недостаточная детализация может привести к непризнанию контролерами документа в качестве первичного. Суды же отмечают, что в первичных документах не обязательно максимально детализировать операцию. Главное, чтобы ее можно было идентифицировать. Если отсутствует контрагентская первичка, оформляют внутренний первичный документ - акт. Поступление запасов без товаросопроводительных документов оформляют актом о приемке материалов типовой формы № М-7 (п. 3.8 Методрекомендаций № 2). Но! Для того чтобы задокументировать хозоперацию своей первичкой, п. 2.6 Положения № 88 выдвигает ряд условий: 1) такая возможность должна быть предусмотрена правилами документооборота; 2) контрагентская первичка отсутствует на момент завершения составления учетных регистров за отчетный период; 3) самоакт должен быть составлен должностным лицом, ответственным за прием-отпуск ТМЦ, работ и услуг; 4) хозоперацию по внутреннему акту оценивают согласно правилам бухучета.

[@yv4168]

@@ТетянаВойтенко-е9э Щиро дякую за Вашу відповідь- роз"яснення. Тобто, як зрозумів, достатнім буде, наприклад, якщо цей Акт складає фізична особа-підприємець, без найманих осіб, то все одно- вказуємо Номер ТТН, вартість і назву товару, і те що він був згідно цього відпущений вказаній у накладній особі отримувачу ?

[@ТетянаВойтенко-е9э]

@@yv4168 У ФЛП - своя история. Бухучет - это для юрлиц. В зависимости от характера продаж и формы оплаты первичными документами для подтверждения дохода единоналожника могут быть: - накладная или акт выполненных работ (оказанных услуг); - товарный чек; - фискальный чек РРО (если вы его применяете); - расчетная квитанция (если имеете право работать по Перечню отдельных форм и условий деятельности, утвержденному постановлением КМУ от 23.08.2000 г. № 1336). Три последних документа также подтверждают получение наличной оплаты. Если же оплата пришла по безналичному расчету, то ее будет подтверждать банковская выписка. То есть ФЛП не нужно составлять самоакт, если даты составления накладной и проставления на ней подписи покупателя приходятся на разные периоды. Если товар был отправлен по почте, подтверждением получения товара будет подпись покупателя в экспресс-накладной. Для целей отражения дохода ФЛП важен именно факт получения оплаты за товар.

[@yv4168]

@@ТетянаВойтенко-е9э Широ Дякую. Отже - Можна дійти висновку, що на практиці можна використовувати еквайринговий банківський термінал, для розрахунків картками, і отримувати платежі через інтернет, через LiqPay, Приватбанку, наприклад, виписуючи під кожну сумму такого платежу - накладну на видачу товару, що і буде свідчити про безготівковий платіж. Тобто - Для такого випадку видів електронних платежів РРО не потрібен?

[@Мілана-щ4ц]

Угода щодо електронного документообігу обов'язкова?

[@ТетянаВойтенко-е9э]

Это может быть отдельный договор на обмен электронными документами либо же оговорка в договоре купли-продажи/подряда, либо допсоглашение к уже существующему. Но письменное соглашение обязательно по ГКУ.

[@Мілана-щ4ц]

@@ТетянаВойтенко-е9э при подписке на электронные издания договор не заключается, оплата по счету, а документы присылают электронные в Медок. Как в этом случае?

[@ТетянаВойтенко-е9э]

Наверняка есть договор-оферты, оплачивая счёт вы принимаете все его условия

[@yv4168]

Податкова лукавить, вказуючи те, що має бути поданий "ДОКУМЕНТ НАЛЕЖНОГО ФОРМАТУ" . Але кому не відомо - НЕ ВСІ ДОКУМЕНТИ ФОРМАТУ PDF ГІДНІ ДЛЯ АРХІВАЦІЇ, у ПОДАТКОВИХ ОРГАНАХ. ПРО ЦЕ - ВСІ МОВЧАТЬ. РОЗКАЖІТЬ І ПОЯСНІТЬ БУДЬ ЛАСКА, ПРО ЦЕЙ- НЕ ДИВНИЙ КАЗУС, ЩО МІСТИТЬ КОРУПЦІЙНУ СКЛАДОВУ,( ДОМОВЛЕННІСТЬ ПОДАТКІВЦІВ З ПРОДАВЦЯМИ ПРОГРАМНИХ ПРОДУКТІВ ДЛЯ ЗВІТУ І БУХОБЛІКУ.) ЯКИЙ МАЄ БУТИ ФОРМАТ PDF ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ПОДАННЯ У ПОДАТКОВУ, гідний для архівації? P.S.: СПРАВА У ТОМУ, ЩО НЕ КОЖНИЙ МАЄ ЛІЦЕНЗІЙНЕ ПО, для створення PDF документів "НАЛЕЖНОГО ФОРМАТУ"( як пише податкова СКРІЗЬ - на своїх сайтах) , завдяки чому податкова ЛЕГКО ВІДМОВИТЬ у прийнятті документів, і У ЦЬОМУ ПОЛЯГАЄ МАНІПУЛЯЦІЯ !!! Тому що, Є ФОРМАТ PDF, що підпадає під міжнародний стандарт виду PDF документів, який може бути придатний для архівації документів, для тривалого зберігання, у податковій, і ТАКИЙ, ЩО ПРИЙМАЄТЬСЯ ДО РОЗГЛЯДУ В ПОДАТКОВУ . Хто не в темі - почитайте ВІКІПЕДІЮ ПРО формати PDF документів.

[@ТетянаВойтенко-е9э]

Згідно з нормами п. 42.6 ПКУ електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до цього Кодексу, законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронні довірчі послуги" без укладення відповідного договору. Порядок обміну електронними документами платника податків та контролюючого органу затверджується центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику. Такий порядок затверджено наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557. Тобто взаємодія платника та фіскалів щодо електронного документообігу регулюється на нормативному рівні.