Google Sheets: The IMPORTRANGE function

The IMPORTRANGE function imports a range of cells from a specified worksheet.
This is a very useful function when, for example, you want to provide a customer or a collaborator with a document to be displayed that contains only what is necessary and that is clean of other tabs, formulas and calculations but at the same time that is automatically updated. when the source data changes.
This does not mean that with IMPORTRANGE it is not possible to perform calculations on the data, in fact it is possible to apply, for example, the Filter or Search.Vert function. However what I am sharing with you is a method, which is the actual calculations in the source sheet and only imports the desired output. This will make the formulas a lot less complex and the job a lot easier.
Let's take an example, I have a Google Sheet with these 2 tabs that contain monthly traffic reports from 2 sites. To the customer, this sheet is complex to read, he would like everything on a single sheet and with aggregated data, he would also like to be able to add notes and anything else that would annoy our work. We can create another tab for him on this document, but we risk someone accidentally compromising some data or formula or the data in the source sheets. For this reason we will be able to create for ourselves, in a new tab, the result of the sheet that the customer will view, including the data of both sites in a defined way and added together. At this point we can import this information as it is in a new document, with the IMPORTRANGE function.
The syntax involves entering as parameters the URL of the worksheet from which to import the data, which is practically the web address of the source file, from the beginning up to 'edit', semicolon, and the name of the sheet followed by the range of cells to import (the latter separated by an exclamation point).
The first time the target sheet imports data from a new source sheet, the user is prompted to authorize the operation. It is necessary to provide these permissions explicitly, ie by clicking on the target cell and on the relative "Allow access" button to link these sheets.
And here is the information structured as desired. It will be enough to share this file to the customer, who will be the one who will authenticate and who will have to open, and will be able to view the data that is always updated by being able to insert the notes he wants next to it, this file is completely for his consumption.
A note: once access is granted, any destination sheet editor can use the IMPORTRANGE function to import data from anywhere in the source worksheet. Access to use the data to be imported remains until the user who authorized it is removed from the source sheet.
I hope you enjoyed this video and that the approach shown will be helpful to you with your activities. Leave me a comment for any doubts, curiosities or suggestions on Google Sheets formulas and see you at the next video, bye :)
#GoogleSheets #IMPORTRANGE #Spreadsheets

[@_MagicMike]

📗 Un modo semplice di utilizzare *IMPORTRANGE* che porta a diversi vantaggi: ✅ Visualizzare i dati di un documento all'interno di un altro documento; ✅ Mostrare solo i dati che vuoi che vengano visualizzati; ✅ Tenere al sicuro le tue formule da modifiche accidentali di altri utenti. Ne conosci altri di aspetti positivi del suo utilizzo?

[@antonellamontinari2135]

si .....poter creare un piccolo database con la possibilità di implementare l'integrità referenziale ed evitare la ridondanza dei dati

[@DavideC.-bi5nh]

Sono un BABBO. non lo faceva perchè il file era in XLMS o quello che è..

[@_MagicMike]

@@DavideC.-bi5nh ah era un file Excel non convertito 🙂 Bene dai, meglio così, era più semplice del previsto e l'importante è che tu abbia risolto! 💪

[@Emma-hs7nf]

Ciao! sembra tutto molto chiaro! ho provato a seguire tutti i passaggi, alla fine però mi dice che non ho il permesso di accedere al foglio, anche se sono proprietaria di entrambi i file. Ti è mai capitato? grazie!

[@_MagicMike]

Ciao Emma, verifica se sei collegata con più di un Account Google al tuo browser. Spesso molti problemi di compatibilità sono dovuti a questo.

[@jajorowing]

Ciao, funziona grazie! come posso importare anche la formattazione come i colori delle celle, grassetti ecc? Attualmente vedo tutto bianco e nero, Grazie!

[@_MagicMike]

Ciao Jacopo, grazie del feedback 🙂 Con la formula non puoi importare la formattazione, un workaround è quello di copiare le celle dal foglio di origine ed incollare solo il formato in quello di destinazione.

[@giuliamasnata3148]

Tutorial meraviglioso. Grazie mille! Sai se è possibile importare anche le note all'interno delle celle? Perchè così non le importa...

[@_MagicMike]

Ciao Giulia, grazie del feedback! 🙂 Per quanto riguarda la copia delle note in modo automatico, è possibile solo utilizzando gli script, in particolare con il metodo getNotes(). Lato mio, questo può essere un valido spunto su cui basate il mio prossimo video sull'argomento 🙂

[@giuliamasnata3148]

@@_MagicMike Allora aspetterò con trepidazione! Grazie mille!

[@_MagicMike]

Ciao Giulia, ecco il video che aspettavi: kzbin.info/www/bejne/gqmQhXWFgs1-rck 🙂

[@lordia79]

Michele buongiorno volevo farti una domanda purtroppo non funziona riscrivo fedelmente la funzione come fai tu ma dopo la richiesta di conferma per condividere il file rimane in attesa di aggiunta autorizzazione, se non ricordo male la dicitura, con la scritta sulla cella REFF. Come posso risolvere. Grazie mille per i tuoi tutorial mi hanno aiutato molto.

[@_MagicMike]

Ciao Lorenzo, hai verificato di avere i dovuti accessi anche al file importato?

[@lordia79]

Se intendi l'appartenenza entrambi i fogli sono del mio account, comunque verifico meglio perché ne ho più di uno, se c'è qualche impostazione da cambiare non ho modificato nulla. Grazie per la disponibilità. Appena possibile ti aggiorno

[@lordia79]

Michele buonasera ho risolto, anzi per meglio dire ho provato con il drive di lavoro ed è andato bene e a casa o riprovato con fogli totalmente nuovi ed è andato bene. A questo punto mi chiedo se il problema è dato dal fatto che il file su cui lavoravo a casa l'ho precedente trasferito tramite mail dall'account del lavoro a quello mio privato, non so se mantiene una traccia dall'account di origine. Grazie mille ancora per la tua disponibilità

[@DavideC.-bi5nh]

ciao! io non riesco ad usare import range da un file di "mia proprietà". Mi esce la formula #RIF! senza "consenti accesso", ma solo "scopri di più". come posso risolverlo? grazie in anticipo

[@_MagicMike]

Ciao Davide, verifica se la funzione IMPORTRANGE non sia annidata in un'altra formula. La prima volta, affinché compaia il tasto per consentire l'accesso, è necessario che sia definita solo tale funzione, dopodiché può essere utilizzata anche all'interno di altre formule.

[@DavideC.-bi5nh]

@@_MagicMike Grazie per avermi risposto. Come posso verificare se IMPORTRANGE è annidato in altra formula? Devo condividere link del foglio?

[@_MagicMike]

Ciao Davide, ti basta verificare la formula. Se IMPORTRANGE si trova all'interno di altre funzioni significa che è annidato e a quel punto modifica la formula affinché ci sia solo la funzione di IMPORTRANGE. Il bottone dovrebbe comparire a quel punto e una volta consentito l'accesso puoi ripristinare la formula precedente.

[@nicolasnaplone1541]

Buonasera , mi da questo errore che vuol dire ? Numero errato di argomenti in IMPORTRANGE. Previsti 2 argomenti, presenti 1 argomenti.

[@_MagicMike]

Ciao Nicolas, direi che la risposta è nell'errore stesso, ovvero il metodo si aspetta 2 informazioni mentre ne stai inserendo solo una. Il primo valore che deve essere inserito è l'URL del Foglio da importare, mentre il secondo valore è una stringa nel formato "[nome_foglio!]intervallo" (ad esempio "Foglio1!A2:B6" o "A2:B6") che specifica l'intervallo da importare.

[@mada.91]

Ciao, complimenti per il tutorial e la semplicità di spiegazione! Ho provato ad applicare i tuoi consigli, ma una volta cliccato su "consenti accesso", mi restituisce il seguente messaggio "Aggiunta delle autorizzazioni in corso…" e il caricamento non termina mai! Come risolvo questo problema? Grazie in anticipo!

[@_MagicMike]

Ciao Mauro, verifica che non ci siano importrange che richiamano dati dallo stato foglio, a volte il problema può essere questo.

[@egorn1936]

Se volessi importare solo la colonna A e la colonna C?

[@_MagicMike]

Ciao egorn, potresti provare a giocare con la funzione QUERY insieme a quella IMPORTRANGE oppure utilizzare più di un IMPORTRANGE (nel caso specifico uno che prende i dati dalla colonna A e uno dalla C).

[@DavideOrtona13]

Ciao! Proprio quello che cercavo. Ho provato anche a vedere i commenti di Antonella sotto (trasformando il file come foglio di lavoro google), ma continua a darmi un errore nel caricamento dei dati.

[@_MagicMike]

Ciao Davide, che errore ti viene restituito?

[@DavideOrtona13]

@@_MagicMike ciao! Ho risolto inserendo il link (ma fino a prima di Edit). Una domanda però: perché non mi prende lo stesso formato che c’è nel primo foglio ? Devo inserire una nuova formula. Mi prende solo i valori.

[@_MagicMike]

@@DavideOrtona13 Ottimo 🙂 mi fa piacere tu abbia risolto. Per rispondere alla tua domanda, non puoi importare direttamente la formattazione con IMPORTRANGE tuttavia c'è un semplice workaround che può essere applicato. Vedo di preparare un breve video su questo 👍

[@DavideOrtona13]

@@_MagicMike super! Grazie mille 🙏

[@_MagicMike]

@98%89channel/UCE5EQ3xRjxYuMO9ftlSweUQ eccolo qua, IMPORTRANGE con Formattazione: kzbin.info/www/bejne/fJWZnXmeispkmtk 🙂

[@antonellamontinari2135]

utilizzando IMPORTRANGE non mi appare il bottone "Consenti l'accesso" come dovrei fare per dare l'autorizzazione? Grazie in anticipo per la risposta

[@_MagicMike]

Ciao Antonella, prova con un altro Foglio per verificare che il problema sia generale o circoscritto al Foglio su cui stai lavorando. In questo secondo caso rimuovi le autorizzazioni dal tasto "Condividi" e prova a chiudere e riaprire il Foglio in questione.

[@antonellamontinari2135]

Problema risolto ….. il foglio da cui cercavo di importare era un foglio di Excel …è bastato salvarlo come foglio sheets ed è andato tutto bene …

[@_MagicMike]

@@antonellamontinari2135 Ottimo Antonella 🙂 mi fa piacere che tu sia riuscita a risolvere e grazie di aver condiviso la tua esperienza e la soluzione al problema!

[@Jonahtheonlyone]

@@_MagicMike Ciao, io volevo sapere proprio come risolvere il problema che Antonella aveva all'inizio. Mi spiego meglio: posso utilizzare IMPORTRANGE per collegare un foglio Google e un Excel importato in Drive? Una volta approvata l'autorizzazione compare il simbolo del loading ma non collega i due fogli

[@_MagicMike]

@@Jonahtheonlyone Ciao, Antonella dovrebbe aver risolto convertendo il file Excel in un Foglio Google. Hai provato questa procedura?