Организация мероприятий: 13 шагов к ИДЕАЛЬНОМУ ивенту [инструкция]

Организация мероприятий - сложная задача. Поэтому я подготовила пошаговый план проведения мероприятия, который поможет тебе организовать идеальный ивент и избежать 90% ошибок. Подпишись на новые видео канала - bit.ly/event_sub
В этом видео я расскажу о 13 этапах проведения корпоративного мероприятие под ключ от заполнения брифа до постпродакшна. Каждый этап оценю по трем критериям - срок, усилия и уровень стресса, а также, покажу пример плана работ и презентации идеи мероприятия. Хватит читать описание, скорее смотри видео :)
Это видео полезно всем, кто самостоятельно организует мероприятия, детские праздники, корпоративы и хочет структурировать свой опыт (видеограф, маркетолог, бизнесмен, организатор свадеб), , а так всем, кто хочет заказать организацию мероприятий через event агентства, чтобы понимать и контролировать все этапы работы.
Вместо титров: идейный вдохновитель - Сергей Сичкар, дизайн обложки - Вадим Гаркуша, камера - Филипп Березин​, монтаж - Валерия Слободина.​
*****
Я - Катя Сичкар, организую мероприятия с 2003 года, руковожу креативным агентством Sichkar group, жюрю на международном фестивале рекламы New York Festivals и в национальной премии Событие года.
P.S.
Подпишись на мои INSTAGRAM: bit.ly/instagram_kate
По всем вопросам: [e-mail]

[@greativebitch]

«Без тз - результат хз» Нужно такой плакат забабахать и клиентам раздать, чтоб не забывали)

[@katesichkar]

Главное самим не забывать, тогда все будет гуд) Иногда клиенты не знают, как писать ТЗ, и это нормально - на то мы и есть, чтобы задавать вопросы, получать ответы и формулировать ТЗ самим себе)

[@user-xs8hj8ew3c]

Самое сложное придумать по настоящему клёвый формат и идею!

[@djFedotov]

Круто! Наконец-то про ивенты без излишнего трындежа. Лайк и ветра в ваши паруса!

[@katesichkar]

Спасибо большое! Расправляю паруса ещё больше)

[@justjule9582]

Выжить и провести ивент... Что стресс, что усилия просто на максимум! А вот со сном уже сложнее 😄 Спасибо за подробное видео!

[@katesichkar]

Да, действительно сон в последнюю очередь 😅 Кажется, вы ещё не заполняли свой адрес для получения открытки, сделайте это здесь: eventtalk.ru/form

[@user-lc8cr5ds8v]

Весьма полезно и информативно, спасибо за проделанную работу

[@user-iu7dz3so9m]

Вы создали отличный канал! Примите нашу благодарность 👍😁

[@katesichkar]

Михаил, спасибо! Если вы знаете кому может быть полезен канал, отправьте ссылку и рекомендацию. А я пока пошла готовить новые видео)

[@Rurudian]

Классно изложили. Давно искала подобное. Но только сейчас нашла. ☺️. Спасибо..

[@Pfvel92]

Спасибо за контент. Был случай не рассчитали напряжение и просто вырубило все. ТЗ и спецификация важно !!!

[@user-bs1dz8vx7r]

На счёт задолженности... Я устроил переворот в своём городе ,когда все агенства выигрывают деньги ,линейный персонал и подрядчики пилят ,в общем классика. Я сделав себе какое то имя и направить опыта, который даёт уверенность стал брать предоплату, и чем масшатбнее проект тем больше (в 90% сумма в 100%процентов ) Кто то мне не верит ,а кто считает что я маг колдун. И кстати на конверсию это почти не влияет . Что со мной или вами не так ? Почему приходится ожидать оплату . Во первых заказчик как правило многократно богаче тебя ,во вторых таким образом ты даёшь понять что знаешь себе цену,и в третьих ,если к тебе есть недоверие ,почему у тебя его не должно быть .

[@gerasimenk2o494]

Благодарю за полезное и интересное видео. Вставочки класс

[@katesichkar]

Спасибо, монтажер старается:)

[@wasislos]

Спасибо за видео! Очень хорошо подается материал.

[@katesichkar]

Спасибо! Это приятно)

[@Yana_blsv]

Разработка идеи. Потому что это тот этап, за который непосредственно я в ответе)

[@annette.kyskys]

Очень интересно и понятно)

[@katesichkar]

Спасибо) Буду рада, если посмотрите и остальные, новые ролики выходят каждый вторник 😉

[@mimozaemilbekova5230]

А так все супер💥

[@mariyakaliyeva8448]

Репетиция! Можно увидеть свою работу, сделать анализ подготовки евента

[@katesichkar]

Рубрика ГЛАВНЫЙ ВОПРОС: «Какой этап при организации мероприятий для тебя самый стрессовый и почему?» Напиши ответ и получи именную открытку прямо в руки в любой точке мира*. Подписывайся, отвечай, получай! *почтальон принесет открытку лично в почтовый ящик! Тираж открытки - всего 50 штук, поэтому ответь на главный вопрос выпуска прямо сейчас!

[@user-rw1yd4oj3x]

Здравствуйте! А есть шаблон плана для мероприятия?

[@ledyksyu]

Выжить и провести мероприятие

[@katesichkar]

👍

[@user-hm3xs8jt4o]

Самый стрессовый этап это после последней репетиции и до первого гостя. Когда ты максимально стресуешь и забываешь поспать. На самом мнроприятии надо быть отдохнувшим и спокойным, но по сути добавить ты уже ничего не можешь, разве что устранить неполадку.

[@katesichkar]

Да, согласна) Мандраж в последние часы перед ивентом зачастую максимальный. У меня есть отдельный ролик про стрессоустойчивость, все рекомендации как раз для таких случаев)

[@user-pq1me5qw1k]

Жутко представить, сколько нервов и усилий нужно для контроля и организации людей более 100 человек. Самый интересный этап - репетиция. "Всё, что можно отрепетировать, надо отрепетировать". Интересная мысль.

[@katesichkar]

Мысль, проверенная опытом 😅 Кирилл, для получения открыток заполните, пожалуйста, свой адрес вот здесь: eventtalk.ru/form

[@mimozaemilbekova5230]

Здравствуйте, большое спасибо за информацию. Пожалуйста для удобство можете распределить темы видео на секунды. В какой минуте и секунде будут затронуты разные темы

[@katesichkar]

Спасибо за ваши слова! 🙌 Насчёт разбивки по темам - обычно так и делаю к каждому видео в описании. Проверю, возможно, что-то слетело)

[@user-mh4gr2uq3l]

Здравствуйте! У меня вопрос, который ставит в ступор: Как оплачивать / не оплачивать «генеральный прогон» перед событием?? Ведь редко кто добровольно готов провести свою программу без доп.оплаты. Заранее благодарю за ответ!

[@katesichkar]

Спасибо за вопрос. На самом деле мы чаще всего закладываем это в бюджет заранее, в противном случае начинаются «качели» от подрядчиков перед мероприятием мол «не могу приехать, у меня другой ивент» и т.д. А если это заранее предусмотреть, то все проходит гладко.

[@user-qj9rr8xq2b]

Проведение репетиции, в сам день мероприятия позитивных эмоций тоже много, а тут куча стресса негативного. Во-первых видишь как оно все выглядит в собранном виде и есть страх что идея себя не оправдает, во-вторых сразу видны все косяки подрядчиков. Когда что-то вылезает в сам день это конечно хуже, но там остается улыбаться и делать вид, что все прекрасно. А на генеральной репетиции в стрессе все и очень легко вспыхивают конфликты.

[@usersamsung476]

Чтобы было меньше косяков, необходимо с подрядчиками составить ТЗ, расписав всё вплоть до мелочей и получить от них обратную связь. А то я на мероприятиях постоянно наблюдаю картину "А я ведь вам говорила ... (по телефону)". При планировании мероприятий не должно быть никакого "телефонно-базарного менеджмента", всё под запись, на любой носитель. Абсолютно всё!

[@antonchi8046]

Самый стресс стресс- это репетиция. потому что- только там ты можешь понять первое- нравится ли тебе, второе нравится ли клиентам. а ведь может быть и такое, что нравится тебе, а клиентам нет или наоборот))))

[@katesichkar]

🤔 Интересно, не думала с этой стороны. Мы обычно так подробно проговариваем сценарий по несколько раз с клиентом, что сюрпризов не бывает. Хотя всякое может быть, буду осторожнее))

[@Anti-chrup-kost]

Самый сложный этап для меня: НАЧАТЬ :) Т.к. сейчас я думаю над тем как организовать мероприятие, либо же устроится ивент-менеджером в компанию.

[@katesichkar]

В принципе одно другому не мешает - можно устроиться, там и организовать:)

[@katesichkar]

eventtalk.ru/form вот, кстати, форма для адреса, чтобы я отправила открытку

[@dipampered]

Подрядчики! Самые непредсказуемые люди!!!

[@katesichkar]

Подрядчики разные бывают. Главное подбирать не только по цене, но и по ценностям:)

[@lena_ultrasovremenna]

#открыточкиотстресса Устроиться на работу без опыта (когда очень актуальный этап). Проанализировав и представив в голове все этапы, скорее всего я буду получать стресс от утверждения бюджета и идеи. Так как своими презентационными навыками, ты можешь удивить и окунуть клиента в твоё представления, либо нет(

[@katesichkar]

Елен, да, это действительно нелегкая история, к кому же сильно влияет ситуация и настроение клиента (или руководителя) в данный момент. Но при должной тренировке и позитивном настрое обычно все бывает хорошо) И у вас будет!

[@user-mp1ce7oq4d]

Можете посоветовать толкового ивент спеца? Формат (технически) а-ля стенда ап, комеди клаб... Заранее благодарю!

[@katesichkar]

Марат, не совсем поняла задачу. Напишите подробнее - город, проект, что именно нужно сделать; по возможности подскажу)

[@Dana_lavanda]

Где вы хотите провести мероприятие?

[@anastasiyaneburkina2500]

Для меня самый стрессовый момент - контроль исполнения тз. Вот честно, не могу определиться почему больше: потому что не люблю сообщать людям, что они косячат, или потому что они ставят под угрозу мой гениальный план)) Общаться с подрядчиками тоже нужно уметь.. При косяках найти за что похвалить, а потом вносить корректировки. Если они адекватные, можно добиться желаемого результата.

[@katesichkar]

Адекватность во всем рулит) А насчёт объявления о косяках - сама это не люблю, но что ж поделаешь 🤷‍♀️ Кстати, у меня есть отдельное видео про обратную связь, посмотрите, вдруг чем-то поможет?)

[@anastasiyaneburkina2500]

@@katesichkar я до него еще не дошла☺ смотрю с начала по очереди.. Ну и свежие конечно нельзя пропускать)) Даже тетрадь вчера купила для конспектов. Катя, этот канал Ваш - такая ценность💎 Спасибо!

[@user-ec4fo8te4s]

Здравствуйте. Вы ещё занимайтесь организацией?

[@user-cy6pq6xn1b]

Работа с задолженностями... Это какой-то АДСКИЙ АД!

[@katesichkar]

К сожалению, да, дебиторка - одно из самых ругательных слов в работе ивентора(

[@YuraSegal]

Отличное видео)) жду открытку

[@katesichkar]

Юрий, спасибо большое! Будет здорово, если ответите на вопрос выпуска 😉 Чтобы все по-честному. Хочется собрать под каждым видео полезную информацию, иногда она может быть полезнее, чем сам контент))

[@katesichkar]

Юрий, а вот и ссылка на заполнение адреса eventtalk.ru/form

[@Ag-gw2ub]

Начало мероприятия

[@user-uo6kc3pc6y]

Утвердить идею и бюджет

[@katesichkar]

Алёна, спасибо! Думаю, со временем пункт «самое сложное» может поменяться) Попробуйте ответить себе на этот вопрос через год. У меня вот постоянно меняется:) Кстати, для получения открытки заполните адрес вот здесь eventtalk.ru/form

[@user-qo6qp9bp1w]

А у вас часто бывает этап проведения ивента идеально по плану? Без неожиданных трудностей, даже мелких, быстро решаемых и в итоге не замеченных заказчиком? Чтобы вы на этом этапе оставались просто наблюдателем...

[@koshka0007]

Бюджет )))

[@Yana_blsv]

Этап «Катя Сичкар говорит «все не то, переделывайте!»

[@katesichkar]

Думаю, в каждой компании есть такой "КатяСичкар" :) Называется директор)

[@vladislavrylkov6096]

1) бриф - без тз результат хз 2) идея и формат (впечатление, фотовидео в инст) 3) смета + площадка! 4) партнерство 5) фидбэк

[@ArtProReels]

Просто Агонь! В своей жизни организовывал много мероприятий: около 7 на 1000+ человек и одно на 3500, но работая на компанию и не ощущая давления рисков на себе, хоть и делал большую часть работы, но теперь же, когда решил организовать своё мероприятие, не могу сдвинуться с мёртвой точки из за страха рисков! Спасибо за чёткий план! Обратная связь: было бы очень удобно в аннотации увидеть список, с оценкой стресса, усилий и сроков! А также шаблон таблицы для заполнения, прикреплённый на гугл диск, например, с возможностью скачать, оставив свою почту!!! Идея с открыткой - работает, никогда не пишу комменты обычно! Куда присылать адрес?

[@katesichkar]

Спасибо! Здорово, что мы на одной волне) Насчёт документов с возможностью скачивания - такие есть у меня в роликах про план подготовки ивента или ивент-бриф, например, посмотрите их 😉 А насчёт страха рисков - он действительно приходит с опытом 🙈 Когда не знаешь, что можешь произойти, тогда и не боишься. Здесь только через осознание конкретных последствий стоит идти, например, представить, что самое страшное может быть в случае провала. И приняв самый плохой исход дела, как ни странно, обычно становится проще действовать. Удачи вам! А для получения открытки заполните адрес вот здесь eventtalk.ru/form

[@ArtProReels]

@@katesichkar супер, спасибо большое! Ссылку заполнил🙂👍 ваш совет применяю🙂👍

[@ArtProReels]

@@katesichkar и вопрос, который меня интересует - почему на Вашем канале так мало подписчиков?интересно Вае мнение🤔

[@katesichkar]

Отличный вопрос, он меня тоже интересует 😄 Возможно, потому что тема ивентов все-таки довольно узкая, а может потому что особенно не продвигаю канал и точно не нагоняю сюда ботов) Но при всем этом мой канал самый крупный про ивенты во всем русскоязычном KZbin 👌

[@ArtProReels]

Да ладно... Тогда да, думаю причина в узкости ниши... Просто с точки зрения продакшна все сделано чётко. Оптимизирует ли видео с помощью VIDIQ? У мен тоже был канал про ивенты Event Life, но более не актуально. Я почему спрашиваю... Я подписался на Вас после первого видео🙂👍 и кстати, ивентеров сейчас море... Скорее всего дело в том что они люди без свободного времени😝😂😝

[@djFedotov]

Работа с дебиторской задолжностью. Потому-что я не понимаю почему за уже оказанную услугу надо напоминать о необходимости оплаты. Кстати о подписании закрывающих документов вы как-то не упомянули.

[@katesichkar]

Дебиторка - это прям тема отдельного видео. Но настолько невеселая, что его вряд ли будут смотреть:) А насчёт закрывающих документов - отличный комментарий, спасибо! Документооборот в компаниях разный, есть нюансы, но в целом без акта работа действительно не завершена. Правда, в хороших договорах есть фраза «Если заказчик в течение 3-х дней с момента завершения мероприятия и получения акта не подписывает акт и при этом не предоставляет письменной претензии к качеству работы, работа считается принятой, а акт подписанным». Заполните, пожалуйста, форму по ссылке, пришлю обещанную коллекционную открытку :) eventtalk.ru/form

[@djFedotov]

Ивент толк с Катей Сичкар не совсем согласен, можно эту тему и «вкусно» подать, давайте замутим коллабу на эту тему.

[@katesichkar]

Договорились! Что-нибудь придумаем)

[@user-pi9up3dv7x]

@@katesichkar расскажите пожалуйста про экономическую часть эвента- по подробнее 🙏

[@kseniaezati1100]

Мой уровень стресса иду без опыта и образования в школу на организатора-педагога.

[@user-uo6kc3pc6y]

Самая сложная для меня-это

[@denisobrezkov4354]

Я хоть и только участвую в ивентах, а проводить их придется может быть только из-за нужды, но...Как же надоело, что мероприятия проводятся для заказчиков. Собрать обратную связь? Хорошо, если форму обратной связи пришлют, если она существует. Структурированных форм обратной связи я не видел ни разу, всегда формы составлены так, что ты видишь, что твою обратную связь не прочитают. Может расставить столы так, чтобы гостям было удобно? Ха, иногда даже стульев не хватает, хотя людей пришло меньше, чем планировалось. Мероприятие организуется для узких спецов по сложным техническим задачам, нужны реальные эксперты? Позовем вместо них консультантов-вчерашних студентов.

[@user-ic6ce4fj7j]

Уметь шутить объязательно и страх что все коту под хвост как преодолеть чтоб стартануть?)

[@kami4ka]

Максимально все спланируйте, попробуйте учесть то что может случится и придумать как это можно решить. Недавно организовала первое в своей жизни мероприятие на 600человек, механику как оно работает я +- знала, потому что часто была волонтерам и чуток видела как оно изнутри. Все пошло конечно не гладко, много было про.бов, но в целом очень даже неплохо для первого раза х) Ничего, справились, в другой раз знаем теперь какие дыры залатать

[@user-ic6ce4fj7j]

@@kami4ka Классно , рад за вас. Все таки риск дело благое. Надо и мне решиться и в бой. Спасибо очень вдохновили а то хожу вокруг до около.

[@user-hf9zi4df9f]

Составление договоров🙈 меньше бы бумажек😁

[@SG-zn9fn]

Начало как Асмр 🤣

[@fleshka5038]

Ивент, господи слова есть русские нормальные,.