🚀 Papierloses Büro - Wie Apple Notizen mein Büro revolutioniert hat⏐Werde produktiv & organisiert

Das papierlose Büro ist ein Traum für viele. Ich zeige dir in diesem Video, wie du ganz schnell ein #papierloses Büro erstellen kannst.
Wichtig: Einige Dokumente müssen aufbewahrt werden. Einfach chronolgisch das Original in einen Ordner heften und in der Notiz die Ordner-Nummer und Seitenzahl hinterlegen! Dann findet man alles super schnell.
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[@soundlessdriving]

Bin seit 2017 papierlos. Einige Docs wie z.b. alte Versicherungsunterlagen wirst Du (noch) analog aufheben müssen. Wird aber natürlich alles gescannt und digital bzw. Auch analog abgelegt. Ich habe dafür einen Ordner (old school). Meine KV hat jetzt angefangen alles digital in der APP zu hinterlegen aber das machen noch nicht alle. Als Archiv nutze ich Devonthink (bin auch im Apple Cosmos). Habe aber auch einige Jahre mit Evernote gearbeitet. Meinen Rechner sichere ich über pCloud aus der Schweiz. Den Rest in der Apple Cloud. Geschäftliches geht sofort in die Datev Cloud. Jede Quittung wird, wenn es passt, noch vor Ort gescannt und digital abgelegt. Kein Papierkram mehr. Mein Tipp ist es sich ein Datum zu wählen und dann konsequent alles zu digitalisieren und nicht die letzten Jahre nachträglich zu digitalisieren.

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Danke für deine Erfahrungen! Toll, dass das seit 2017 bei dir so funktioniert! 🙂 Ich bin immer dafür, dass man ab sofort anfängt alles zu digitalisieren und dann, nach und nach, rückwirkend andere wichtige Dokumente. Aber alles, was ab jetzt kommt, das muss auf jeden Fall! 😉 Bin total ein Fan davon, dass man keinen oder zumindest so gut wie keinen Papierkram mehr hat!

[@markus1521]

Hallo Yasemin, Vielen Dank für deine informativen Videos und die super Erklärungen. Deine Videos haben einen sehr guten Mehrwert für mich. 👍Bitte weiter so 🤗

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Lieber Markus, danke dir! Es freut mich total, wenn ich mit meinen Videos Mehrwert liefern kann! 🙂 Danke für dein Feedback - diesen Sonntag geht's hoffentlich direkt mit sehr gutem Mehrwert wieder weiter! 😉

[@sebastianschaar1151]

Super. Danke für deine Einblicke!

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Gerne. Und danke für dein Feedback 🙂

[@sebastianschaar1151]

Gerne noch mehr Infos zur Nutzung von Apple Notizen

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Hi Sebastian, hast du dir mein aktuelles Video angeschaut? Da zeige ich auch schon ein wenig was. Vielleicht reicht das schon?

[@So-ed6rm]

Tolles Video. Mich würde deine Notizenstruktur sehr interessieren. Deine Erinnerungsstruktur habe ich schon übernommen und finde es super.

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Danke dir! 🙂 Freut mich, wenn ich helfen kann! Im Video am Sonntag zeige ich meine Notizen-Struktur und wie ich das so angehe 😉

[@VolkerDiewitz]

Wie formatierst Du Notizen und wo ist dieses Kanbanboard? Alles sehr gut erklärt, sehr sehr hilfreich. glückwunsch

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Danke dir für deinen Kommentar! Ich mache nächste Woche oder die Wochen danach ein weiteres Video dazu - da beantworte ich die Frage dann auch 🙂

[@olliole3837]

Vielen Dank für das informative Video 😊 Habe auch vor kurzem angefangen die NotizenApp mehr zu nutzen. Einen Hinweis hab ich: in der Notiz gibt es die Möglichkeit das Kamerasymbol anzuklicken und im dann erscheinenden Kontexmenü besteht u.a. die Möglichkeit Dokumente zu scannen, mit automatischer Eckenerkennung etc. Ich finde, das funktioniert ganz gut 😊

[@olliole3837]

OK. Hab gerade erst gelesen das schon andere darauf hingewiesen haben 😅

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Kein Problem! 🙂 Dachte ich mir!

[@renechristensen7463]

Seid 4 Jahren arbeiten wir digital in der Firma. Außer meiner Schreibtisch Unterlage hab ich nix mehr. Wir nutzen OneNote, welches für unsere Zwecke perfekt ist. Zusammen mit PDF Expert sind wir komplett. Privat möchte ich auch auf papierlos wechseln, wie von dir aber schon angesprochen sollen die wichtigen Sachen noch abgeheftet werden. So hat man quasi eine digitale Sicherheitskopie. Fazit nach 4 Jahren, alle relevanten Infos immer griffbereit. Nachteil, immer schön Akku laden oder wie ich, ne Powerbank als Notfalllösung.

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Sehr cool! Dann hast du da schon sehr viel Erfahrung, das klingt toll! Ich habe tatsächlich, wenn ich länger unterwegs bin, immer eine PowerBank dabei; aber so im "normalen" Alltag klappt alles auch ohne! 🙂 Lade aber mein iPhone auch immer beim Autofahren, da ich darüber auch Musik höre 😁

[@rechthabich]

@@Yasemin_werdeproduktiv Ich finde es gibt einen Vorteil in OneNote gegenüber Notizen von Apple. Bei OneNote kann man Inhalte auch durchsuchen mit dem Unterschied das der Cursor sofort zu dem gesuchten Inhalt springt. Ich hoffe das dies bei Notizen auch noch geändert wird.

[@brenner2297]

Wieder ein interessantes Video von dir 👍🏻 Adobe Scan kannte ich bisher noch nicht, werde ich aber mal testen. Du bist ja wirklich ein Apple Notes Fan 😉, ich wollte mir eigentlich Notion aneignen, weil das von so vielen gehyped wird, allerdings sieht das bei dir sehr übersichtlich aus. Hätte daher nichts dagegen, wenn du ein separates Video über Notes machen würdest 😁

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Hi & danke für deinen Kommentar! 🙂 Notion hatte ich tatsächlich auch eine Weile. Das Programm ist super und es kann total viel - genau das aber war mein Problem tatsächlich; es hat mich zu sehr abgelenkt und ich habe den Blick fürs Wesentliche quasi verloren. Wenn du magst, schaue dir gerne mal einen Blogpost von mir dazu an: www.produktive-lehrkraft.de/blog/warum-notion-amp-ich-getrennte-wege-gehen-und-wer-schon-immer-mein-herz-erobert-hatte Was würde dich denn an einem Notes-Video interessieren? Also was möchtest du gerne wissen? 🙂

[@brenner2297]

Danke! Habe den deinen Blogpost gelesen und kann jetzt besser nachvollziehen, warum du Apple Notes verwendest. Zu Notes würde mich am meisten interessieren wie du Ordnung behältst bzw. wie deine Ordnerstruktur aussieht? 😊

[@Yasemin_werdeproduktiv]

@@brenner2297 Puh, dazu müsste ich ein Video machen bzw. vielleicht hilft das aktuelle Video ein wenig 😁

[@david121212v]

Hey Yasemin, Danke für das Video. Hast du dir mal Journal angeschaut? Ich finde Genius Scan als Scanner noch gut weil man da die Scans sehr gut anordnen kann und sie super schnell Sinn und die Randerkennung mit am besten ist. Export geht auch sehr fix. Hast du nicht Angst alles in Apple Notizen zu machen? (Kann ja auch bei Apple sein dass die im unwahrscheinlichen Fall pleite gehen sollten) finde da Dateisystem eleganter da man immer zu einer anderen Cloud migrieren könnte. Bei Notizen dann schon aufwendiger. Ansonsten starkes Video, mag das wenn du Zeitstempel drin hast, ist nicht immer mit dabei :)

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Journal von Apple kenne ich. Ist mir aber von den Funktionen her viel zu einfach. Wird dem nicht gerecht, was ich von DayOne kenne. Ich habe alles bei Apple und dadurch in der Cloud. Ich denke, dass sich Apple das nicht leisten kann, dass User ihre Daten verlieren. Abgesehen davon könnte es bei anderen Anbietern theoretisch ja auch passieren 😅 Die Zeitstempel vergesse ich oft! 🙈 Danke für die Erinnerung! 😅

[@tinadiehm6011]

Hallo Yasemin, danke für das inspirierende Video. Mich würde interessieren wie du Apple Notizen nutzt. Viele Grüße Tina

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Liebe Tina, danke dir! Das nächste Video wird tatsächlich ein Video zu Apple Notizen sein. Im Community-Tab habe ich heute die Frage gestellt, was euch in einem Video zu Apple Notizen interessieren würde. Vielleicht kannst du da deine Gedanken bzw. Fragen zu schreiben! 🙂

[@seelengift9794]

Gibt es eine Möglichkeit, auf dem MacBook, in einem angelegten Ordner eine Notiz innerhalb des Ordners zu erstellen?

[@GoreCode]

Gibt es einen bestimmten Grund warum du die Scans in der Notizen App aufbewahrst und nicht z. B. in iCloud Drive? Btw. Gute Videos. Hab mir auch schon ein bissl was abgeschaut. 😊

[@FlorianWolff]

Hi Yasemin, ich finde du hast das Thema in diesem Video super aufgegriffen und ausgearbeitet. Was sich mir noch nicht ganz erschlossen hat: kann man zum Einscannen der Dokumente und für handschriftliche Notizen nicht auch Apple Notizen verwenden, wo du Adobe Scan und Notability verwendest? Was mich auch noch interessieren würde: Wie verwaltest du die Mitschriften, die du mit deinem Dienstgerät und Goodnotes anfertigst? Daumen nach Oben und Abo habe ich dagelassen. 👍🏻

[@matthiaszernke6791]

Spannende Ausführung. Auch ich versuche die möglichen Apps/Tools zu minimieren.Dein kompletter Workflow würde doch auch nur mit Apple Notes gehen. Was sind deine Gründe für Notability und einer separaten Scanner App?

[@sandraarn]

Dokumente kann man auch direkt in der Dateien-App scannen.

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Hi Florian! Danke erst einmal für dein Feedback! 🙂 Ich nutze Notabilty immer nur für handschriftliche Notizen oder PDFs, wenn ich etwas handschriftlich schreiben möchte. Also nur in Kombination mit dem Apple Pencil. Zum Scannen nutze ich Adobe Scan, weil ich damit schnell in alle Richtungen exportieren kann, sei es als E-Mail, AirDrop oder eben in die Notizen-App. Ich habe für mich persönlich die Entscheidung getroffen, dass ich alles in der Notizen-App sammele. Daher landet alles am Ende immer dort im passenden Ordner. Ich nutze die Scan-Funktion von der Notizen-App aus oben genanten Gründen nicht - Adobe Scan kann durchaus mehr - und die Dateigröße ist kleiner. Beantwortet das alle Fragen? 🙂 Danke für dein Abo!

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Genau, das geht absolut. Ich habe aber aus verschiedenen Gründen mich für Adobe Scan, Notability und eben die Notizen-App entschieden. Ich habe eben in dem Kommentar über dir das mal erläutert - vielleicht hilft es dir auch! 🙂

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Ja, das stimmt. Ich nutze dafür aber lieber Adobe Scan aus mehreren Gründen. Wenn du magst, schaue dir den Kommentar über dir an - da habe ich das erläutert! 🙂

[@rechthabich]

Wenn du Adobe Scan nutzt wie sieht denn dort dein Workflow nach dem Scan aus? Ich meine wie überträgst du den Scan an die Notizen App?

[@user-fj8jx3oe4q]

Danke für das tolle video. Meine Frage ist wieso machst du handschriftlichen Notizen nicht direkt in der Notizen App, sondern in Notability? Lieben Dank😊

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Weil ich diesen Kommentar tatsächlich so oft bekommen habe, teste ich das aktuell 😅

[@rainerkieper7060]

Kompliment 👍🏼, wieder einmal sehr schön vorgetragen. Mit Deiner Stimme solltest Du mal ein Hörbuch einsprechen - das wäre der Renner... Apples Notizen scannt ja nun auch hervorragend. Scanne ich damit, spare ich mir das Verschieben der gescannten Dateien von einer App zur nächsten. Einziges Problem (aus meiner Sicht): die Datei-Größe. Am Mac bin ich deshalb immer erst damit beschäftigt, die Dateien zu komprimieren. Das nervt zwar etwas, aber ich nehme es so hin, weil ich noch keinen anderen Weg weiß...

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Hallo Rainer und lieben Dank erst einmal, dass du dir die Zeit nimmst und deinen Kommentar verfasst! 🙂 Und danke für die Blumen! 😉 Ich habe tatsächlich den Plan, mal ein Hörbuch rauszubringen, aber ist noch in Arbeit! Ich nutze, genau aus dem Grund wie du, die Scan-Funktion in Apple Notizen nicht, weil mir das a) zu viel Speicher frisst und b) ich in Adobe Scan mehr einstellen kann. Je besser aber der Scan, umso größer wird die Datei auch in Adobe Scan natürlich. Hast du dir mal überlegt, einen Kurzbefehl dafür zu bauen? Sprich, wenn Datei A gescannt wird, wird es direkt als Datei B komprimiert gespeichert oder so? Geht bestimmt!

[@rainerkieper7060]

@@Yasemin_werdeproduktiv, da versuche ich mich mal dran. 👍🏼 Die App „Kurzbefehle“ ist mir für den Moment noch zu kryptisch. Ich verstehe die Logik dahinter noch nicht so wirklich. Aber ich widme mich dem noch. 😉🙋🏼‍♂️

[@Yasemin_werdeproduktiv]

@@rainerkieper7060 Schritt für Schritt 😉

[@jensmarksteiner3677]

Kannst du ein Video machen zum Paket versandt? Die mybox hat kein Drucker an der Station. Das letzte UPS Paket, geht ohne ausgedrucktes Label nichts. Wie das bei Amazon Box geht, habe ich noch nie gemacht.

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Was genau ist denn die MyBox? Oft, nicht immer, kann man bei Amazon oder generell DHL die Variante des Versands ohne Drucker auswählen. Geht aber leider noch nicht immer.

[@jensmarksteiner3677]

@@Yasemin_werdeproduktiv ein universale Paket Station, der alle Dienste unterstützt. Die Farbe ist weiß. Meist stehen die im EKZ.

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Kenne ich leider nicht 😁

[@seelengift9794]

Warum benutzt du für deine ganzen Scans nicht die Dateien App?

[@hn29723]

Gutes Video, warum nutzt Du nicht Apple Notes direkt um Deine Notizen zu erfassen? Ein Scan mit Apple Notes hat übrigens ein paar Vorteile, z.B. Long Press auf das Symbol gibt Dir direkt Zugriff auf die Scan Option und gerade bei Papieren muss man i.d.R. auch das Cropping nicht selbst machen. Apple Notes ist da richtig gut geworden.

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Danke dir für dein Feedback! 🙂 Ich nutze Apple Notes nur für getippte Notizen quasi. Handschriftliches mache ich immer in Notability. Und falls ich davon etwas brauchen sollte, exportiere ich es zu Apple Notes. Die Scan-Funktion nutze ich persönlich nicht, einfach, weil Adobe Scan mir mehr Möglichkeiten bietet und ich in Apple Notizen wenig PDFs speichere 😉

[@kyrbies]

Leider werden die Scans von Apple Notes riesengroß… scanne überwiegend schwarz/weiß bei Dokumenten und eher um 100kb und nicht gleich fast 1MB pro Seite 😉

[@hn29723]

@@kyrbies - Danke für die Info… das wusste ich nicht.

[@steffisommer4220]

Hallo Yasemin. Danke für dein Video. Ich würde meine gescannten PDFs auch gerne in Notizen ablegen. Allerdings benötige ich manche abgelegten PDFs später öfter noch mal und muss diese dann per E-Mail (Spark) weiterzuschicken. Hierzu muss ich die PDFs dann weiterhin in einer Ordnerstruktur in meiner iCloud ablegen oder kann ich auf die abgelegten PDF in Notizen auch einfach zugreifen, um diese per E-Mail weiterzuschicken? LG Steffi

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Hi Steffi und danke erst einmal für dein Feedback! 🙂 Du kannst die PDFs direkt aus der Notizen-App verschicken. Einfach auf die Notiz klicken bzw. oben auf den Rand der PDF (je nachdem, welche Vorschauansicht du in der Notiz hast, ist der Klickpunkt quasi wo anders) und dann kannst du auf Teilen klicken, dein Mailprogramm auswählen und dann wird nur die PDF als Anhang eingefügt! 🙂

[@steffisommer4220]

@@Yasemin_werdeproduktiv Hi, danke für deine schnelle Antwort. Ich habe jetzt herausgefunden, dass es an meinem E-Mail-Programm liegt. Spark kann den Link, den Apple beim Teilen, erzeugt nicht lesen. LG Steffi

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Und nu? E-Mail-Client wechseln? 🙈

[@hn29723]

Warum Apple link 🔗? Du kannst direkt das PDF aus der Notiz als PDF in die Mail packen.

[@wernerdanz]

Ich versuche mich schon lange am papierlosen Büro. Mal mehr oder auch weniger erfolgreich. Das Hauptproblem, wie legst du Dokumente, die du als Original behalten willst ab. Einfach der Reihe nach ohne Ordnung, oder nach dem Old school-System, auch geordnet. Und machst du dir dann auf dem Digitalen Papier einen Vermerk für „auch im Original vorhanden“ oder oder. Fragen über Fragen. .. Ciao Werner 🙋‍♂️

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Hallo Werner und danke für deine Rückmeldung! 🙂 Das Problem lässt sich ganz einfach lösen: Alle Dokumente, die ich auch im Original, also analog brauche, kommen in Ordner. Ich nummeriere mit einem Bleistift oben rechts dann die Seitenzahl quasi - in der digitalen Notiz notiere ich mir den Ort dann. Zum Beispiel: 01/05 -> Das würde dann bedeuten: Ordner 1, Seite 5. Das funktioniert sehr gut. Sprich, immer, wenn ich solch' einen Zusatz sehe, dann weiß ich, dass ich das Original als analoges Dokument noch habe! Teste es mal 🙂

[@wernerdanz]

@@Yasemin_werdeproduktiv Danke für den Tipp. Ich teste mal für ein paar Wochen. Ciao Werner 🙋‍♂

[@kyrbies]

Da mir das handschriftlich zu umständlich ist, habe ich einen selbsthochzählenden Paginierstempel vor dem Scan einmal angebracht, danach kommt es in einen Ablagekarton, da mir das Lochen auch zu viel sinnlose Zeitverschwendung ist. Wenn der Karton voll ist steht maximal „von - bis“ drauf und ggf. noch eine Jahreszahl. In 99% der Fälle wird man auch diese Evergreens nie wieder anfassen, also haltet den Aufwand schlank. -- Ansonsten wenn es um geschäftliche Ablagen geht ist es ganz wichtig die Ordnerablagen digital und in papierform identisch zu halten, ggf. ist die Papierform reduziert, aber die allgemeine Gliederung sollte beibehalten werden, sonst wird es kompliziert sobald mehrere Personen involviert sind.

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Bin auf dein Feedback gespannt 😁

[@user-lp9pq5wf5t]

Hallo Yasemin! Ich bin gerade erst über deinen Kanal gestolpert und fand dieses Video hier sehr interessant! Im Moment lege ich alle meine Dateien in der iCloud ab, aber eben als Datei. Um eine vernünftige Benennung und die Texterkennung muss ich aber selbst kümmern, und daher werkeln da im Hintergrund ein paar Skripte. Mit Apple Notizen wäre das aber viel einfacher. Ich habe zwei Fragen: Im Moment habe ich über 14000 Dokumente über die Jahrzehnte gescannt. Kennst du ein Limit für Apple Notizen? Möchte das Tausende über Tausende Dateien verwalten? Da ich einen Dokumentenscanner habe, lege ich alles dort rein und der Scanner legt mir das dann irgendwo auf den Mac. Ist dir ein Automatismus bekannt, dass ein solches Verzeichnis überwacht und jede neue Datei zB in Apple Notizen importieren würde? Vielen Dank für dein Feedback, und jetzt schaue ich mir noch ein paar Videos von Dir an! :)

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Hi und danke für dein Feedback! 🙂 Zu deinem Anliegen fallen mir gleich mehrere Dinge ein: Mir ist nicht bekannt, dass es ein Limit gibt für die Notizen-App von Apple. Habe dazu auch eben noch einmal recherchiert und auch das Internet sagt, dass es keine bekannten Limits gibt 😉 Ich persönlich lege PDFs nicht automatisch in Apple-Notizen ab. PDFs lege ich immer in meinem OneDrive-Ordner ab. Dabei habe ich aber fast dieselbe Struktur wie meine Notizen- und ToDo-App. Wenn du, wie ich, die PDFs in der iCloud lassen willst oder eben in bestimmte Ordner schieben willst, dann könntest du dir FileJuggler (Windows) bzw. Hazel (Mac) anschauen. Dort kannst du einstellen, dass Dokumente mit dem Namen XYZ immer in den Ordner ABC verschoben werden usw. Die App bewacht dann die Änderungen und die Ordner und sortiert dann zu. Muss man einmal gut einstellen und dann funktioniert das sehr zuverlässig und gut 🙂

[@michaelmo6645]

Kennst Du das Scan-Programm Lens? Was hältst Du davon? Ist auch kostenlos

[@Yasemin_werdeproduktiv]

Kenne ich nicht! Kannst du mal den Link aus dem App-Store posten? Gibt mehrere Apps, die so heißen. Dann teste ich die gerne mal 🙂

[@michaelmo6645]

@@Yasemin_werdeproduktiv Microsoft Lens