📅 Mein Workflow: WOCHENplanung mit Outlook!

[@retobrunner5752]

❤lichen Dank für diesen super Input! BITTE unbedingt weitermachen! Danke euch

[@katjagrube4806]

Ich möchte mich für die tollen Videos bedanken, ich konnte bisher unglaublich viel umsetzen und es erleichtert mir unglaublich die Planung mit meinen drei Büros und meinen Mitarbeitern ❤lichen Dank

[@Bernd_1969]

Super Video, bin begeistert und lerne bei Video immer wieder was dazu 👍👍👍 mach weiter so 👍👍

[@MarcPeterBallay]

Danke. Immer wieder gut.

[@bjoernw8011]

Danke, hilfreiches Video. Besonders die Terminansicht in Verbindung der Aufgaben fehlte mir.

[@elisabethmuller1574]

Vielen Dank für das sehr Aufschluss- und hilfreiche Video!

[@marcbasler1612]

Vielen Dank für das Video. Das werde ich in meinem Unternehmen mal rumgeben, da ich mir gut vorstellen kann, dass das vielen hilft. Ich denke, die grösste Herausforderung auch bei der Anwendung eines so guten Instrumentes ist, es wirklich konsequent anzuwenden. Was ich problematisch finde ist die Wochenplanung am Sonntag. Ich bestehe darauf, dass meine Mitarbeitenden ihre Arbeit während der ordentlichen Arbeitszeit erledigen, dazu gehört auch eine Wochenplanung, sogar wenn diese private Elemente enthält.

[@svenjuttner8782]

Super Video mit vielen Informationen. Vielen Dank für die vielen Tipps :-)

[@Linne1974]

Tolles Video. Werde ich mir noch mal in Ruhe anschauen und meine Wochenplanung optimieren. Diese mache ich übrigens immer Freitags zum Abschluss der Arbeitswoche. Ich mache diese sowohl für die Arbeit und auch privat. Das kann ich auch gar nicht mehr trennen. Meine privaten Termine haben ja auch Einfluss auf meine Arbeitszeit und umgekehrt.

[@SolanausGuteneck]

Danke für die Tipps

[@A-Lias76]

Hey, danke für deinen guten Kontent. Könntest du bitte mal ein Video machen, welchen zusätzlichen Vorteil ms to do darstellt?

[@ZdrowePasje]

dankeschön

[@kevinklein3083]

Super Video, "lange" darauf gewartet :-) Eine Frage: Haben Sie einen Tipp zur Kontaktverwaltung zwischen iPhone/iCloud und Outlook, sodass alle Daten aus den iPhone-Kontakten (z.B. Geburtstage) auch im Outlook-Kalender vorhanden sind? Alternativ auch andersrum :-)

[@udogolzer7394]

Was mir aufgefallen ist: Es ergibt Sinn im Kalender geplanten Aufgaben eine andere Farben, als den Meetings zu geben.

[@buerokaizendigital]

Gute Idee. Ja das kann Sinn machen für die schnelle Unterscheidung 👍

[@susanracepanda8162]

Stimmt, ich mach das über Kategorien. 👍🏻

[@Jaro0911]

Sehr gutes und praktisches Video, finde prima. Dabei eine Frage, "Wie kann man die privaten Aufgabe in der Kalender-Wochenansicht ein und ausblenden um z.B. nur die beruflichen Aufgaben sichtbar machen bzw. privat und beruflich auf einmal. Ich nutze für die Trennung zwischen Privat und Beruflich aktuell zwei verschiedene MS Konten (Family bzw. E1)" danke vorweg

[@susanracepanda8162]

Ich muss meine Aufgaben als Termin im Kalender einstellen, sonst werde ich mit Meetings zugebucht und habe für meine Aufgaben keine Zeit.

[@herbert99]

Super Video, vielen Dank👍 Im To Do habe ich die "mir zugewiesenen" Aufgaben aus dem Tasks von Planner. Aber leider sehe ich die "mir zugewiesenen Aufgaben nicht in der Täglichen Aufgabenliste von Outlook, Kann man das ändern? 🤷‍♂

[@buerokaizendigital]

Nein, die Planner Aufgaben kommen aktuell (leider) noch nicht in Outlook an…

[@mattwoe751]

Klasse Video, wie immer! Bei mir nur das Problem, dass ich viel zu viele Aufgaben mit der Zeit ansammle. Ich schiebe einen immer größer werdenden Berg zusammen. Man verliert dann schnell den Überblick. Wie kann ich das effizient verwalten?

[@alfredrudolph3981]

Vielen Dank für die tollen Videos. Gibt es eine Möglichkeit die Arbeitszeit meiner Frau so zu markieren das ich sehe wann sie abwesend ist, ohne als Termin mir die Zeit zu blocken? Sie hat immer unterschiedliche Anfangs- und Endzeiten? Leibe Grüße

[@buerokaizendigital]

Möglichkeit 1: Sie gibt dir ihren Kalender frei (falls sie einen digitalen Kalender hat). Dann kannst du ihn in Outlook einblenden. Möglichkeit 2: Ihre Arbeitszeit als Termine mit dem Status "frei" abspeichern. Dann siehst du den Termin, er erscheint aber nicht als "gebuchte" Zeit.

[@alfredrudolph3981]

@@buerokaizendigital Danke für die Info, werde ich ausprobieren.

[@matschimatsch3931]

Ist die hier in dem Video gezeigt Version die im Browser oder die Desktop App? Bei mir sieht beides anders aus.

[@buerokaizendigital]

Im Video ist die Desktop App zu sehen 👍

[@leachimusable]

Ich wünsche mir endlich die ToDo Integration in Outlook. Dann hätte ich Kalender und die tolle ToDo Ansicht in einem Programm. Leider ist die Aufgabenansicht in Outlook nicht so gut umgesetzt. Für einige Fälle habe ich einen neuen Kalender namens Erinnerungen erstellt und lasse mich per Mail an die dort eingetragenen Aufgaben per Mail erinnern, da Mail für mich immer noch Kommunikation Nummer ein ist. Erinnerungen per E-Mail kann man aber nur über die Web App einrichten.

[@buerokaizendigital]

Die ToDo Integration in Outlook ist in Arbeit 👍

[@Linne1974]

Die Wochenansicht mit den Terminen und Aufgaben finde ich super. Ich nutze aber auch die Todo-App da mir die Teilschritte/Unteraufgaben bei Aufgaben wichtig sind. Das Problem ist nur, dass die Teilschritte/Unteraufgaben im Outlook in den Aufgaben nicht vorhanden sind.

[@markuszeige4544]

Ich habe früher den Fehler gemacht und sämtliche Aufgaben in den Kalender eingetragen und damit letztlich Termine aber keine Aufgaben verwaltet. Heute bin ich zumindest insofern weiter, als dass ich Aufgaben nur in die Aufgaben eintrage. In Ihrem Video habe ich gesehen, dass Sie Aufgaben letztlich auch in der jeweiligen Wochenplanung als Termin eintragen. Nachdem ich lange gebraucht habe, um den Unterschied zwischen Aufgaben und Terminen im Kopf zu verankern, fühlt sich Ihre Herangehensweise für mich etwas opportun an, weil ich die gleichen Dinge letztlich in zwei Bereichen eintrage. Um es mit anderen Worten zu sagen, ein schlankes Programm zeichnet sich dadurch aus, dass der Code so kurz und strukturiert wie möglich ist. Wenn ich die gleichen Informationen an zwei unterschiedlichen Stellen eintrage, so verstoße ich gegen diesen Grundsatz. Wie haben Sie dieses Problem gedanklich für sich gelöst? Herzlichen Dank.

[@buerokaizendigital]

Ich denke da gibt es nicht richtig oder falsch. Man muss einen guten Workflow für sich finden. Ich mache es so: Termine (feste Zeitfenster mit Uhrzeit) kommen in den Kalender. Aufgaben (mit Fälligkeitsdatum) auf die Aufgabenliste. Kurzfristig kann man für die Erledigung wichtiger Aufgaben zusätzlich ein Zeitfenster im Kalender reservieren (Timeboxing). Die Aufgaben bleiben aber auf der Aufgabenliste. Das ist lediglich ein Zeitfenster an dem man die Aufgabe bearbeitet.

[@massimokehler327]

Klickst du die Häckchen alle am Ende wieder raus? Oder machst du dir die Checkliste für jede einzelne Woche? LG

[@buerokaizendigital]

Ich entferne die Häckchen in der nächsten Woche wieder und nutze die selbe Checkliste erneut. Wobei ich das eigentlich gar nicht mehr brauche, irgendwann kennt man den Ablauf auswendig :)

[@massimokehler327]

@@buerokaizendigital Danke dir :)

[@hotInnocent1985]

Ist es auch möglich den Urlaubsplan vom ganzen Team über Outlook abzubilden über einen separaten Kalender?

[@buerokaizendigital]

Ja, das geht. Schau dir mal diesen Blogbeitrag an: www.buero-kaizen.de/outlook-urlaubskalender/

[@batou5178]

Das Problem ist und bleibt, dass mir die Zielsetzung über Outlook den Blickwinkel zu eng fasst. In der Steuerberatung kommen bei über hundert Mandanten soviele weitblickende Aufgaben zusammen und täglich hinzu, dass man alles gleichzeitig im Überblick haben muss. Da reicht in meiner ExcelToDoListe nicht einmal A3 aus um die wöchentlichen, mtl. oder jährl. Punkte auf ein Blatt zu bringen

[@buerokaizendigital]

Ja, das ist nachvollziehbar. Nicht jedes Tool funktioniert für jede Aufgabenstellung

[@Jaro0911]

Guten Tag, welches Tool verwenden Sie dafür, wahrscheinlich DATEV? ich bin in Österreich in der Steuerberatung mit RZL bzw. BMD unterwegs. lg aus Wien

[@Linne1974]

Vorne weg in der Checkliste bietet sich noch folgendes an: Vorbereitung - Für ungestörtes Arbeitsklima sorgen - Schreibtisch (auf)räumen - Meine digitalen Eingänge bearbeiten Zum Workflow noch mal. Duplizierst du die Liste Woche für Woche oder hast du nur eine Liste und machst die "Haken" dann vor der Planung wieder raus bevor du sie neu setzt?

[@buerokaizendigital]

Danke für die Ergänzung 👍 Zum Workflow: Ich mache vor der nächsten Wochenplanung einfach die Haken wieder raus. Dann kann man die Checkliste neu abarbeiten...

[@brunoholzinger4246]

Hallo, bei mir funktioniert die Verschiebung mit der Maus leider nicht. Ich habe Office 2019. Sonst ist alles Super.

[@buerokaizendigital]

Ich habe leider kein Office 2019 zum Testen. Vielleicht kann jemand anders mit 2019 das bestätigen oder einen Tipp geben?