Papierloses Büro: 5 Gründe, warum du sofort damit anfangen solltest

[@DigitalisierungmitKopf]

Was sind deine Gründe fürs papierlose Büro? Ich persönlich habe schon als Student sehr geschätzt, dass ich meine Unterlagen immer am iPad dabei haben konnte. Keine schweren Bücher, alle Mitschriften, PDFs, Skripte, ... zu jeder Zeit verfügbar.

[@derindividualist6625]

An erster Stelle die tollen mobilen Geräte sowie das mobile Internet flexibel nutzen zu können. Hinzu kommt gewissen Schriftverkehr auf die schnelle ebenfalls mit den besagten tollen Gerten zu machen. Da ich eigentlich permanent unterwegs bin und gern Dinge zwischendurch erledige, habe ich versucht auf meinem Gebiet papierlos zu arbeiten.

[@DigitalisierungmitKopf]

Danke für eure vielen Fragen und Anregungen! Schreibt mir gerne eure Wünsche zu neuen Videos per Instagram, ich sammle gerade neuen Input, um in Zukunft nicht mehr so lange Pausen einzulegen 😊 instagram.com/ingenieursblog/ (Einfach per Nachricht anschreiben)

[@yannick4197]

00:00 Intro / Grund für dieses Video 01:09 Struktur 02:43 Priorisierung (Wegschmeißen oder Behalten?) 03:53 Effizienz (Texterkennung, besseres Auffinden von Dokumenten) 05:38 Ortsunabhängigkeit, Arbeiten von überall 06:58 Fokus + Minimalsetup für die Papierlosigkeit Top Video, danke!

[@DigitalisierungmitKopf]

Danke für das Lob und die Timestamps! Die hab ich glatt vergessen, jetzt sind sie drin.

[@yannick4197]

Ah cool! Ich selber freue mich immer über Timestamps, um nochmal zu gewissen Parts zu springen. 👍🏻

[@nuggetswiss]

Grosser Stapel an Papieren schon xx Monate vor mich hergeschoben dies zu sortieren, Lochen und einheften.. WoW, zum Glück hab ich Dein Kanal gefunden und inspirieren lassen. Grosser Teil des Papierstapel per Handy App eingescannt und das Papier in eine Schachtel abgelegt oder teils gekübelt.. nix mehr Lochen und einheften.. jetzt Digital bearbeiten und Grundgerüst der Ablege Ordner erstellen.. thx

[@DigitalisierungmitKopf]

Freut mich wirklich! Dieses Jahr wird es zu dem Thema noch viel Input geben 😉

[@Erfolg_und_Freiheit]

👏das automatische sortieren finde ich toll

[@Erfolg_und_Freiheit]

👏 Die Boxen von "really usefull box" verwende ich auch. Finde ich super

[@yanniclolheimer8760]

Gutes Video! Als Themenvorschlag gerne auch mal Videos zur korrekten Archivierung im papierlosen Büro, PDF/A, Ablage, OCF Erkennung 👍👍

[@DigitalisierungmitKopf]

Guter Vorschlag, danke dafür! Hab ich mir notiert 👍🏻

[@photo-video-emotions]

danke für deine Erläuterungen. ich versuche das papierlose Büro schon seit längerem. zu kompliziert. Bin jetzt motiviert es neu und einfach anzugehen, so wie vorgeschlagen. Die Texterkennung habe ich bisher nicht genutzt. Und 2 Boxen hab ich mir auch gleich mal bestellt.

[@JakDanielzTube]

Diese Themen mit dem papierlosen Büro gibt einfach genug, macht auf jeden Fall Sinn, nur gibt dein Video, wie ich finde, einfach keinen Mehrwert. Die Meisten sind einfach mit dem ersten Gedanken schon überfordert…. Wie fange ich an, wie mache ich was… Es wäre schön, einfach anhand von Praxisbeispielen aufzuzeigen, WIE ich das mache. Ordnerstruktur? Scannen, aber wie? Mim Canon Scanner für 500€ oder doch mim Handy? App? Fragen über Fragen… Praxisbeispiele wären Vorteilhafter ;-)

[@DigitalisierungmitKopf]

Danke für dein Feedback! Genau für diesen ersten Schritt habe ich eigentlich versucht, am Ende den Minimal-Workflow darzustellen. Aber ich nehme mir deine Ideen mal mit, das ist eigentlich ein eigenes Video wert 😊

[@EmilPetrov42]

@Arek Liman Der Mehrwert des Videos ist in der Einfachheit. Feind #1 der „Digitalisierung” ist das Overengineering a.k.a. “Wir müssen alles ganz genau prüfen“. Die Technik und die Strukturen sind unwichtig, wichtig ist das Mindset-Shift zum agilen Arbeiten.

[@floriangro5424]

Super unterhaltsam, informativ, hilfreich und hochwertig produziert, nice 💪🏼✌🏼

[@DigitalisierungmitKopf]

Vielen Dank dir!

[@nuggetswiss]

guter Drive und motivierend das Projekt jetzt voll anzugehen :)

[@seerobbe]

Welches DMS kannst du für privatanwender (grad wegen Steuerunterlagen) empfehlen?

[@docchris2703]

Hi, ich habe mir Devonthink 3 für die Orga gekauft. Hast Du damit auch Erfahrungen und wenn ja, magst mal ein Video dazu machen? Grüße, Chris

[@DigitalisierungmitKopf]

Ja, ich nutze es selbst. Ich plane dazu bereits eine Videoserie, insbesondere den automatischen Dokumentenklassifizierer. Gibt es hier ein Thema, das du besonders interessant findest?

[@docchris2703]

@@DigitalisierungmitKopf ich habs erst seit einer Woche und noch keine große Zeit gehabt, mich einzuarbeiten. Momentan versuche ich herauszufinden, wie ich den Dateiimport mache, da ich meine Verzeichnisse erhalten möchte. Wahrscheinlich am Besten, Dateien nur zu indizieren und nicht zu importieren.

[@MrSonypug]

Ja, Videos zu DEVONthink wären klasse. Zumindest ich bin für die intelligente Suchfunktion zu dumm 😉

[@DigitalisierungmitKopf]

Alles klar, nehm ich auf die Liste!

[@mexxn.6193]

Super Video👍🏻 Würde es aber auch toll finden wenn du mal noch ausführlicher drauf eingehen würdest wie sortieren etc. Hebst du denn in deiner Box alles auf? Weil ich zu 90% das gescannte dann auch entsorge, dafür habe ich es ja gescannt. Wichtig ist dabei eben dann eine ausreichende und sichere Datensicherung.

[@DigitalisierungmitKopf]

Danke 😀 Da gehe ich gerne in kommenden Videos drauf ein, danke für deinen Input! Aktuell sammle ich in der Box wirklich alles, was ich rechtlich gesehen irgendwann noch brauchen könnte bzw. eine Aufbewahrungspflicht habe. Viel ist es dennoch nicht, der Rest geht in den Papiermüll bzw. in den Schredder (schau mal in meine Playlist Papierloses Büro, da habe ich ein paar Videos zum Workflow hochgeladen).

[@derindividualist6625]

Ich jage jedes eingescannte Dokument durch den Schredder.

[@joy4811]

Hey, hast du bereits ein Video in welchem Du erklärst wie sich die Dokumente automatisiert sortieren? Wenn nein, kannst Du da etwas empfehlen?

[@DigitalisierungmitKopf]

Mein neuestes Video zu paperless-ngx. Wie genau man die Klassifizierer einstellt, zeige ich bald 😊

[@hansgunter6606]

Vielen Dank für das informative Video, meine Frage ist, die Rechnungen einscannen ist ein super Tipp, auch meine Ordner habe ich in PDF Expert auch angelegt, aber welche Rechnung ist gültig im Fall eines Streites etc. die Originale die eingescannte kannst du mir das beantworten. Lieben Gruß

[@DigitalisierungmitKopf]

Weil ich da auch auf Nummer sicher gehen will, habe ich das mit der Box (siehe Video gegen Ende) eingeführt. Ich hatte noch nie Probleme mit dem Scan, aber falls doch, suche ich eben das Original. So selten wie das vorkommt scheint mir das ein guter Kompromiss zu sein.

[@mohamedouass6452]

Ist ein papierloses Büro denn zulässig? Ich meine, wenn es um Abrechnungen und Verträge geht. Oder kann man wirklich alles digitalisieren, ohne Ärger zu bekommen?

[@slimben2991]

Die Idee mit der Box ist ja echt cool 😁😁😁👍👍👍 Ich mag Aktenordner eh nicht, ist mir zu aufwendig damit rum zu hantieren.

[@DigitalisierungmitKopf]

Danke! Du kannst zur weiteren Inspiration gerne mal hier vorbeischauen: www.papierloses-buero.net/2022/08/21/paperless-ngx-zur-zentralen-dokumenten-verwaltung/

[@xyz-ub7yd]

Tolles Video👍. Würde mir aber gerne öfters Videos wünschen. Wäre das machbar😁??

[@DigitalisierungmitKopf]

Danke 😊 ich versuche ohnehin gerade wieder mehr zu produzieren, es kostet nur sehr viel Zeit. Ein 10-minütiges Video dauert aktuell ca. 5-10h in der Produktion. Aber da kann man bestimmt noch viel optimieren, dann geht da auch öfters was 😉

[@reineroberhaus]

Ich nutze eine Synology NAS, momentan hab ich mein papierloses Büro auf Evernote. Hast Du keine Idee das Büro auf meine NaS einzurichten??

[@DigitalisierungmitKopf]

Darüber habe ich sogar schon ein Video gemacht: kzbin.info/www/bejne/iZrVomduec6qr5I Das heutige Video ist mehr für Leute gedacht, die noch einen kleinen Motivationsschub brauchen um anzufangen 😉

[@reineroberhaus]

@@hpmg5931 ja hört sich nice an. Wie suchst Du die Dokumente. Meines Wissens nach hat die Syno keine OCR Suche

[@ibrahimelpatron4449]

Hallo liebe KZbin community, Ich habe seit längerem Alles zu Hause digitalisiert. Das Beispiel vom Video oben Man sollte statt der Instagram story seine Papiere oder seine digitales Büro ordnen ist auch ein gewisser Verlust an Freiheit, Mir ist aufgefallen das ich sehr oft meine E-Mails kontrollieren tu, Zum analogen Vergleich den Briefkasten da gehst du auch nur einmal am Tag rein, D.h. du bist ständig am sortieren am gucken am digitalisieren dabei kann dir aber nichts einfallen weil wenn du immer zu tun hast kann dir nicht mal irgendwie was einfall, Früher bist du einfach in den Wald gelaufen 2 Stunde bis nach Hause gekommen hast dich auf das Sofa gesessen und dann ist dir eingefallen dann hast du ne Idee für dieses Problem die aktuell Anstand man muss mal überlegen was das Wort einfallen überhaupt bedeutet das kannst du natürlich so dann nicht du hast keine Zeit meher das dir was einfällt einfach in den Schoß, es ist nicht alles nur mit Vorteilen, den Kommentar habe ich auch von unterwegs geschrieben bitte Entschuldige eventuelle Rechtschreibfehler lg Ibrahim

[@Tremor2007]

Dass eingescannten Dokumenten fast nichts mehr passieren kann, ist wahr. Nur leider sollte man manche Unterlagen (z. B. den Mietvertrag und alles, was mit der Rente zu tun hat) im Original aufbewahren. Meine Hauptmotivation beim Digitalisieren: Der psychologische Effekt. Manche Dinge betrachtet man gern. Regalreihen voller Aktenordner gehören aber sicher nicht dazu.

[@julius265k6]

Bitte der Font bei der Bauchbinde ändern! Papyrus ist echt….nun ja sagen wir es mal so…….es gibt bessere. Ansonsten gutes Video!

[@DigitalisierungmitKopf]

Danke! Und auch für den Hinweis mit Papyrus, da gebe ich dir Recht. Nächstes Mal wird es schöner 😊