✅ So nutzt du Microsoft Teams für Projektmanagement

[@TheresaSchlarmann-d3u]

Super, didaktisch erklärt! Seit gestern bin ich ein Abonnent .

[@Linne1974]

Bzgl. Mitarbeit Externer (2:18) so muss man nicht zwangsläufig unbedingt ein neues Team dafür erstellen, sondern kan dafür einen geteilten Kanal erstellen. Somit haben die Externen (oder wer auch immer) nur Zugriff auf den einen Kanal, aber nicht auf den Rest des Teams. Die noch recht neue Funktion Geteilte Kanäle / Shared Channels ist ganz entscheidend für die Strukturierung von Teams. Ansonsten Top-Video das den Kern trifft!

[@buerokaizendigital]

Danke für den guten Hinweis. Ja, das stimmt. Allerdings wird bei einem geteilten Kanal genau wie bei einem neuen Team eine eigene SharePoint-Webseite im Hintergrund angelegt. Außerdem kann man den Planner und andere Tools in geteilten Kanälen nicht nutzen. Ist also auch nicht ganz optimal. Muss man je nach Fall abwägen was besser ist...

[@connyherpich6199]

Wie immer sehr interessant. Ich denke mal weiter, wie verfahre ich mit abgeschlossenen Projekten? Das kann auf Dauer ziemlich unübersichtlich werden.

[@buerokaizendigital]

Sinnvoll, das bis zu Ende durchzudenken. Man kann z.B. Dateien und ggf. Notizbuch in ein Archiv-Team oder einen Archiv-Ordner verschieben. Dann Kanal löschen.

[@SHiNjide]

Ich bin Fan von ein Team pro Projekt, da das Archivieren eines Teams mit dem Abschluss irgendwie dazu gehört und Ordnung schafft. Output aus dem Projekt wird natürlich vorher sinnvoll in die Teams bzw. Speicher für‘s Tagesgeschäft übertragen. Bei kleineren Projekten reicht aber bestimmt auch die Kanal-Variante.

[@oliviermosimann7821]

Super Video 👍 Frage zum Einladen über Teamskanal (7:55) kann man auch nur einzelene Personen einladen oder werden immer alle Personen aus dem Kanal eingeladen?

[@buerokaizendigital]

Bei einem Kanalmeeting sind immer alle Mitglieder des Kanals bzw. des Teams eingeladen. Ansonsten über Outlook eine Einladung machen.

[@Bjoern_9]

Sehr schön erklärt. Trotz Training der Teilnehmer stoße ich jedoch immer wieder auf das Problem, dass Teams Beiträge ohne Betreff erstellt werden. Gibt es eine Möglichkeit als Kanal- oder Teamadmin die Beiträge anderer nachträglich zu formatieren oder noch besser die Beitragserstellung nur mit Betreff zu erlauben?

[@LOV111VOL]

Nimm lov111vol Man brauch 5 minuten um scrum zu berstehen nach 50 sekundę funktioniert die application fur ein Team

[@NancyCott-kx1di]

Schöne Zusammenfassung. Kurze Frage: Wenn ich mich für Variante 1 entscheide, können die verschiedenen Projektteams dann auch auf die anderen Projekte zugreifen und diese einsehen oder ist das nur für die jeweiligen Projektmitarbeitenden möglich?

[@d.bl.9222]

Wie würde eine klassische Projektplanung über teams laufen? Gannt usw.

[@buerokaizendigital]

Da würde ich eher mit Microsoft Project arbeiten, wenn du ein Gantt Diagramm möchtest. Siehe auch kzbin.info/www/bejne/qaWUmKt9qcx5e7s - PS: Die Project-App kannst du dann auch als Registerkarte in einen Teams-Kanal einfügen.

[@dominicguilbert4694]

Frage zu neuem Kanal hinzufügen: Kann man da ein Vorlage erstellen, dass jeweils die Dateiablagestruktur mit den Ordnern übernimmt, im OneNote einen neuen Abschnitt mit Vorlageseiten eröffnet und weitere Apps (z.B. ToDo) angezeigt werden? Denn im Moment eröffne ich jeweils die Ornerstruktur zur Ablage und OneNote separat.

[@buerokaizendigital]

Mit dem Standard-Teams geht das nicht. Vielleicht gibts aber irgend ein Tool von einem Drittanbieter (das ich nicht kenne). Aber z.B. bei den Dateien kann man einen Musterkanal anlegen mit der Ordnerstruktur und den Musterdateien. Die kann man dann jeweils mit 2-3 Klicks in die Dateien eines neuen Kanals kopieren.

[@natashamararia8019]

Gutes Video Es gibt z.B. Dienstags regelmäßige Sprints ( Besprechungen) mit den Teammitgliedern. Hierbei ist auch ein Serientermin in Outlook eingerichtet und die Besprechung findet über Teams statt. Ich kann ein Whiteboard und ein Onenote hinzufügen. Das Planerboard kann ich leider nicht hinzufügen. Woran kann das liegen?

[@favi7997]

Hallo Marcel Danke für das interessante Video! Ich habe Fragen und vielleicht kannst du diese beantworten. Wir sind am Start eines Projekts (alles Externe) und möchten die Aufgaben der kommenden Wochen und Monate auflisten. Hierzu eignet sich Planner. Das Ganze wird, wie in deinem Video, in Teams über die App eingebunden. Jetzt sind aber folgende Fragen aufgetaucht. 1. Kann man in der Aufgabenliste die Spalten konfigurieren? (Gerne möchten wir mehr Spalten sehen) 2. Kann man auf dem lokalen Teams ein Team hinzufügen, wenn ein externer der Ersteller ist? (Aktuell ist das Team nur über WebApp sichtbar...) 3. Wir vermissen im Planner das Gantt-Diagramm. Hast du hierzu eine gute Empfehlung? (Aktuell ist noch alles in Excel...) 4. Wenn ich Onenote einbinde, sieht dann jeder dasselbe Notizbuch oder nur sein eigenes, welches er hinterlegt? (Frage zu deinem Tipp im Video) Danke und Gruss FaVi

[@buerokaizendigital]

Versuche das (soweit per Textkommentar möglich) mal zu beantworten: 1. Ja, man kann weitere Spalten hinzufügen über "Neuen Bucket hinzufügen" (falls das die Frage war) 2. Wenn man von einem Externen zu einem Team eingeladen wurde, muss man lokal die Organisation wechseln (im Menü des Profilbilds rechts oben). 3. Das Gantt Diagramm gibts im Planner nicht. Da muss du Microsoft Project nutzen. Lässt sich aber auch in Teams einbinden. 4. Wenn du in Teams ein OneNote Notizbuch einbindest, ist das auf SharePoint gespeichert. Dann ist das für alle Nutzer des Teams/Kanals sichtbar und bearbeitbar.

[@favi7997]

@@buerokaizendigital Hallo Marcel Danke für deine Rückmeldung! 1. Meine Frage betraf die Ansicht "Liste" (Übersicht der Aufgaben) neben Board, Diagramme und Zeitplan. Wenn Planner in einem Team hinzugefügt wird, werden die Ansichten automatisch hinterlegt. Die Spalten in "Liste" sind vorgegeben und können scheinbar nicht erweitert werden, was etwas einschränkt. Kennst du eine Möglichkeit, weitere Spalten hinzuzufügen? 2. Danke 👍 3. Alles klar. 4. Gut zu wissen! Danke für den Hinweis 💪

[@buerokaizendigital]

@@favi7997 Zu Frage 1: Nein, aktuell kann man leider keine weiteren Spalten hinzufügen.

[@LOV111VOL]

I lov111vol kann Man auch mit Externen kooperieren … 50 sekunden und es funktioniert fur ein team

[@007sMoneyPenny]

Kann man seine im Meeting eingetragenen Planner (MS Office) Aufgaben zu JIRA (Altassian) verlinken? z.B. per API ? Ich finde die Teams Funktionalität, wie auch hier im Video gezeigt, super praktisch und schnell. Und man verlässt nicht das Tool. Leider müssen wir bei uns alle tasks in JIRA planen. Dadurch müssen wir ständig zwischen IT Tools hin und her. Und die Beiträge Funktion kennt auch keiner bei uns. Alles wird noch über Outlook verschickt. So schade.

[@buerokaizendigital]

Theoretisch geht es. Man kann einen Link zu einer Planner Aufgabe kopieren und in Jira einfügen. Allerdings würde ich immer nur ein Aufgabentool nutzen. Dann lieber nur Jira. Sonst wird es kompliziert. Es könnte sein, dass man Jira auch als Registerkarte zu einem Teams Kanal hinzufügen kann. Vielleicht einfach mal testen und über das "+" nach Jira suchen...

[@007sMoneyPenny]

@@buerokaizendigital besten Dank. Ich frage dazu bei unserer IT mal nach. Nicht jeder von uns hat alle Berechtigungen. Wenn ich also weiß wo ich danach suchen muss so kann es für mich ausgeblendet sein. Wenigstens kann ich als Meeting Organisator mittlerweile die Anwesenheitsliste im Anschluss angezeigt bekommen. Tjaja, der Betriebsrat verlangsamt so einiges. Nicht immer zum besten für die Mitarbeiter. Aber einige Tipps zu Outlook und Teams ,von diesem Kanal, konnte ich für meinen Arbeitsalltag mitnehmen. 🥹😁

[@michaelborchardt4770]

Wie kann ich ein Projekt, gerade den Planner als Vorlage abspeichern. Danke.

[@Use-Software-Faster]

Bleibt die Empfehlung bestehen wenn man von 500-1000 Projekten pro Jahr ausgeht?

[@buerokaizendigital]

Ich kenne zu wenig Details um wirklich einen Rat geben zu können (wie groß ist ein Projekt?, wie sehr unterscheiden sich die Projekte?, welche Tools werden benötigt?, wer braucht Zugriff auf die Daten?, was ist die Laufzeit eines Projektes?...)

[@harmonygears]

Kleiner Hinweis: Ihr braucht für Personen keine Buckets erstellen. Hier ist es sinnvoller Aufgaben zuzuweisen und die Bucketansicht entsprechend einzustellen

[@buerokaizendigital]

Sehr guter Tipp. Völlig richtig. Vielen Dank 👍

[@norberthartmann5075]

nett - doch sollte man in der kanalbeschreibung mal deutlich ansagen das alles hier nur für MS-BUISINESS ist .....

[@buerokaizendigital]

Ja stimmt, unsere Zielgruppe sind Menschen in Büros. Was aber nicht bedeutet, dass Schüler, Studenten usw. hier nichts lernen können. Wir haben auch Videos auf den Kanal mit vielen Kommentaren/Fragen von Studenten.

[@norberthartmann5075]

@@buerokaizendigital .. was immer mehr in den hintergrund tritt :-( Microsoft 365 ist halt doch immer noch was anderes.... ansonsten: weitermachen - MS kann man eh nicht verstehen - die doku ist xxx und der datenbanksatz zwischen den einzelnen "versionen" sehr stark abweichend - was richtig stress macht !!! happy hacking

[@FeterSack125]

muss jetzt für meine Ausbildung zum IT-Systemelektroniker leider auch Teams nutzen. Ich finde es extrem unübersichtlich, hat eine schlechte Performance usw. (Meiner Meinung). Man kann es ja auch quasi garnicht Personaliereisen. Danke für euer video. So finde ich mich wenigstens etwas besser zurecht.

[@theliberator5725]

ist trotzdem scheiße das tool

[@pascalschweingruber7287]

Vorsicht: die maximale Anzahl an Channels ist limitiert.

[@buerokaizendigital]

Danke für den Hinweis. Ein Team kann 200 Standardkanälen haben oder 30 private/freigegebene Kanäle.