📝 Besprechungsprotokoll in OneNote: So beeindruckst Du Deine Kollegen!

[@Grokdan]

Ich arbeite schon seit Jahren genau so. Genial wäre, wenn man statt Outlook Aufgaben auch aufgaben zu einem Plan in Planner erstellen und verlinken könnte

[@Serenissima-b9g]

Das finde ich auch. Ich arbeite weniger mit Aufgaben, sondern über Termine in Outlook, da ich hier Geräte/OS-übergreifend mir die Zeit blockieren kann und ich auch Erinnerungen erhalte. Gerade über Termine kann ich Kategorisieren, das klappt bei Aufgaben nicht.

[@Serenissima-b9g]

Die Idee mit den Vorlagen ist sehr gut. Das spart Zeit. Super, Danke Marcel.

[@olafrosenkotter8939]

Vielen Dank für die guten Tipps. Danke Marcel

[@tobman781]

Kompakt und sehr gut verständlich, danke - wieder was gelernt heute Abends

[@CorinnaStolle]

Ich habe früher mal mit Kategorien gearbeitet. Jede Abteilung hatte eine Kategorie. Die konnte man für eine Übersicht filtern. Hat im Grundsatz gut funktioniert. Aber am besten ist es, wenn die Aufgaben über Outlook oder Planner eingestellt werden. So eine Erinnerungsfunktion ist schon viel wert :)

[@buerokaizendigital]

Ja, am besten man hat eine zentrale Aufgabenliste sortiert nach Fälligkeitsdatum. So sehe ich mit einem Blick um welche Aufgaben ich mich heute kümmern muss.

[@boedeful]

Danke, werde ich verwenden!

[@stemepi]

Danke für das Video. Kann man die Aufgaben auch im planner erzeugen lassen?

[@elisabethp.1160]

Kannte ich nicht, aber wird mir definitiv helfen. Tausend Dank dafür

[@natashamararia8019]

super Video Bitte mehr bezüglich Besprechungsprotokolle

[@favi7997]

Danke für den Tipp! Es war mir bisher nicht bekannt, dass Notizen zu Kalendereinträgen auch wieder in diesen geöffnet werden können. Beim Testen habe ich jedoch eine Einschränkung festgestellt. - Notizen zu Kalendereinträgen können nur in Abschnitten eingefügt werden, welche nicht passwortgeschützt sind. - Wird eine Notizen erst in einen Abschnitt eingefügt und danach in einen passwortgeschützten Abschnitt verschoben, verliert es die Möglichkeit beim Versuch die Notiz zum Kalendereintrag wiederzueröffnen.

[@buerokaizendigital]

Danke für den Hinweis. Das macht Sinn.

[@michel8481]

Wieder ein super Video. Vielen Dank.

[@andimiersch]

Sehr gut, vielen Dank!!!

[@Phil_0x1337]

Hallo @buerokaizendigital, ich starte gerade damit OneNote intensiver zu nutzen. Danke für deine guten Videos dazu! Eine Frage direkt hier zu dem Einfügen der Besprechungsdetails: Ist es möglich das Format der eingefügten Informationen anzupassen? Konkret möchte ich nur den Titel anders formatieren (Datum und Uhrzeit vorangestellt, anschließend der Betreff). Besten Gruß

[@abdelkarimsadki819]

Danke! sehr ausführlich und gut erklärt

[@AnjaKorber-u1h]

Hallo! Erstmal danke für die vielen tollen und einfach erklärten Videos. Ich bin gerade dabei mich mit Teams näher zu beschäftigen. Was mir noch nicht ganz klar ist ist das Zusammenspiel von Planner, Todos, Outlook Aufgaben und OneNote. Ich habe zuerst mit Outlook Aufgaben gearbeitet und habe es sehr schön gefunden da die Aufgaben beim Kalender und auch bei den Mails angezeigt zu bekommen. Man konnte es schön nach Tagen angezeigt bekommen um eine schnelle Übersicht über die Woche zu haben. Bei ToDo ist es einfach eine lange Liste mit wenig Übersicht. Da ich allerdings auch im Planner in Teams Aufgaben habe, muss ich mit ToDos arbeiten, da diese ja in den Outlook Aufgaben nicht angezeigt werden. Gibt es da keine bessere Anzeigemöglichkeit bei den ToDos oder habe ich diese einfach noch nicht gefunden? Vielen Dank! LG Anja

[@buerokaizendigital]

Grundsätzlich sind die Aufgaben von Outlook und To Do dieselben. Es ist jeweils nur eine andere Oberfläche auf der sie angezeigt werden. Wichtig ist, dass man allen Aufgaben ein Fälligkeitsdatum gibt, um die Aufgabenliste richtig sortieren zu können (egal ob Outlook oder To Do zur Verwaltung genutzt wird). Details siehe hier: kzbin.info/www/bejne/mIC5gYloja9-epI

[@W007IE]

Intern, scbon und gut. Kann man auch geteilte Protokolle aus Terminen fur Kunden erstellen? Aktuell ist das ein Word, was dann als pdf verschickt wird.

[@frankeritt5100]

Wir schreiben Protokolle für Kunden auch im one note und verteilen dann pdf und onenote Seite als Export für die Akte.

[@buerokaizendigital]

Wenn ich viel mit einem Kunden oder Dienstleister zu tun habe, kann ich schon auch ein Notizbuch mit ihm teilen. Wird aber nicht die Regel sein. Also wird man dem Kunden eher ein Dokument per Mail zuschicken.

[@W007IE]

Ok, Danke für den Einblick. Da wäre etwas mehr Kollaboration über die Unternehmensgrenzen hinweg aber schon wünschenswert in Microsoft Produkten.

[@vapebuddy]

Wenn man Aufgaben an die Mitarbeiter schickt, kann man diese auch öffentlich in Planner schicken? Oder gehen diese erstellten Aufgaben immer nur in das private To-Do des jeweiligen Mitarbeiter? Danke für die Tipps!

[@buerokaizendigital]

Mit der OneNote Funktion geht es nur in die persönliche Aufgabenliste in To Do/Outlook. Für den Planner muss man die Aufgabe von Hand anlegen.

[@LaraF-ss9yt]

Ein sehr aufschlussreiches Video! Ist es möglich, meine Kollegen in dem Protokoll direkt zu erwähnen & danach einen automatisierten Flow über Power Automaten zu erstellen, der automatisch Aufgaben erstellt?

[@buerokaizendigital]

Die Funktion @mention wurde schon länger mal für OneNote angekündigt. Ist aber bisher nicht umgesetzt. Wenn man sowas möchte, dann vielleicht das Protokoll mit Loop erstellen? Da geht sowas. (Siehe unsere letzten beiden Update Videos)

[@johns8717]

Schönes Tut hat mir geholfen. Frage Kann man Aufgaben auch mit To-Do verknüpfen nicht nur mit Outlook ?

[@buerokaizendigital]

Wenn ich Microsoft 365 nutze sind Outlook-Aufgaben und To Do dasselbe. Beide Programme greifen auf die gleiche Aufgaben-Datenbank zurück.

[@LutzStaacke]

Danke! Wie geht denn das Protokoll in Teams Terminen? Manchmal wird es mir angezeigt, manchmal nicht.

[@AndiBauIT]

Kann man auch Aufaben aus OneNote direkt in den Planner bringen?

[@buerokaizendigital]

Nein, das geht leider nicht...

[@AndiBauIT]

@@buerokaizendigital schade, das wäre es jetzt gewesen. Wir nutzen im Projektmanagement OneNote in Teams als gemeinsames "Projekt-Notizbuch" für Protokolle und sonstige Dokumentation, wie z.B. im Zuge von Workshops. Leider fehlen mir noch Funktionen, um die Beteiligten mehr antriggern zu können. Auf einzelne Text-Passagen aufmerksam machen wäre toll oder einzelne Zeilen direkt zu verlinken. Wie gesagt, direkt Planner-Aufgaben erstellen zu können wäre ein Traum. Vielleicht kommt das ja noch.

[@FlyingCoon]

Kommt vielleicht noch. So wie demnäcjst oder derweil loop Aufgaben auch zum Planner zugewiesen werden können. Nervt mich aber persönlich immer wieder, dass diese Funktionen ohne ganzheitliche Betrachtung vom Ökosystem raus gebracht werden. Ich denke da auch an Porject for the Web, was sich nur schwerlich via Power Automate mit Planner verheiraten lässt. Mit M365 schafft man es einfach nicht den single point of truth für ein Team zu finden.. ironisch, wenn man an MS Teams denkt.

[@pepeperez74]

Danke, sehr guter Beitrag. Mich würde es interessieren ob ich das selbe auch mit Todo Aufgaben machen. Ich persönlich mag die Liste mehr. Danke für die Hilfe.

[@buerokaizendigital]

Ja klar. Die Aufgaben die in OneNote erzeugt werden, sind dann auf dem Exchange-Server gespeichert. Ob man die über Outlook oder To Do bearbeitet ist egal. Das sind nur 2 verschiedene "Oberflächen" mit denen man auf dieselben Aufgaben zugreifen kann.

[@degl8191]

Gibt es in den Einstellungen, das im Teams Kanal sofort auf den Reiter Dateien und nicht auf den Reiter Beiträge gelangt?

[@buerokaizendigital]

Nein, das ist meines Wissens nicht möglich.

[@iha10512]

ich finde es schade, dass es keine Schnittstelle zu Planner gibt. Es is ja doppeltarbeit, den Zuständigen und Erledigungsdatum an beiden Orten einzutragen. Natürlich kann man es kopieren. Aber dann ändert sich was in Planner und stimmt nicht mehr überein mit OneNote. Dasselbe wäre im Fall von Aufgaben in Outlook. Es ist nicht automatisch aktualisiert. Im Gründe würde ich mir lieber mehr Besprechungsfunktionen für Planner wünschen. Könnte man Bilder im Planner Aufgabenbeschreibungen direkt einfügen ohne Verlinkungen, sowie Tabellen und Stifte, würde ich alle Besprechungsnotizen im Planner machen.

[@buerokaizendigital]

Danke für deine Gedanken. Ja, der Planner könnte wirklich noch ein paar Updates vertragen. Da ist gerade ziemlicher Stillstand. Ich denke an Ideen mangelt es nicht. Man kann natürlich auch eine Planner Aufgabe manuell anlegen und einen Link zum OneNote Protokoll einfügen. Dann kann man die Stärken beider Systeme kombinieren.

[@v-for-victory]

Kann man das störende Gendern abschalten? Teilnehmende ist Teilnehmer und dieses Gendersternchen ist überflüssig.

[@andreaslammertz6946]

Wiedermal ein sehr gutes und informatives Video, vielen Dank dafür! Eine Frage hätte ich, diese Funktion des Erweiterns und Reduzierens von Textabschnitten, geht das nur in dem Zusammenhang mit Outlook-Elementen, oder kann man die auch so in OneNote einbauen? Praktisch wäre das z.B. für so eine Art Wikis, die wir darüber derzeit erstellen.

[@buerokaizendigital]

Text einklappen geht überall in OneNote. Dazu einfach den Teil des Textes der "eingeklappt" werden soll über "Einzug vergrößern" nach rechts verschieben. Dann kann man mit einem Doppelklick auf die Überschrift darüber diesen Text ein- und ausklappen.

[@andreaslammertz6946]

@@buerokaizendigital Das funktioniert leider nicht. Die Überschrift ist als "Überschrift 2" formatiert, kann es vielleicht daran liegen?

[@buerokaizendigital]

@@andreaslammertz6946 Habe es gerade ausprobiert. Auch bei "Überschrift 2" funktioniert das. Aber der Inhalt darunter muss wirklich auch mit "Einzug vergrößern" eingrückt sein. Beispiel: kzbin.info/www/bejne/qJurfnuui6qpqs0

[@andreaslammertz6946]

@@buerokaizendigital Man muss auch auf die richtige Stelle klicken.... Ich hatte versucht auf das Wort, also die Überschrift selber zu klicken, aber nicht auf den Marker links neben dem "Textfeld". Wieder was gelernt. Ganz lieben Dank dafür!

[@buerokaizendigital]

@@andreaslammertz6946 Sehr gerne. Freut mich wenn es hilft 👍

[@robertzollner9881]

Kann man das Protokoll auch mit externen Teilnehmer teilen?

[@buerokaizendigital]

Ja, ein OneNote Notizbuch kann auch an externe Teilnehmer freigegeben werden. Das macht Sinn, wenn man regelmäßig zusammenarbeitet. Ansonsten würde ich eher die OneNote-Seite per Mail teilen.

[@heikekief9484]

Bei den Notizen für freigegebene Gesprächsteilnehmer ist der Link eingefügt. Sehe ich auch den Link zu onenote bei den eigenen Notizen?

[@buerokaizendigital]

Nein, es wird kein sichtbarer Link in das Notizfeld des Termins eingefügt. Entweder man nutzt den OneNote Button (wie im Video gezeigt) oder man kann auch manuell einen Link einfügen.

[@brueggerhl]

Und genau das ist schade. Die Funktion an sich ist richtig gut, aber es fehlt ein deutlicher Link, dass Besprechungsnotizen vorhanden sind. Denn wer klickt schon bei jedem Termin, der vielleicht vor einem viertel Jahr stattfand, auf den OneNote-Button, um zu sehen, ob es dort eine Notiz gibt oder nicht. Es ist enttäuschend, dass Microsoft manche Dinge so unvollständig und inkonsistent umsetzt. Das Potenzial ist da und es könnte alles so schön sein...@@buerokaizendigital

[@torstenklein7397]

Weißt du zufällig, ob es geplant ist, ein Notizbuch so konfigurieren zu können, dass einzelne Abschnitte nur für die Ansicht freigeschaltet werden (Bearbeitung also deaktiviert).

[@buerokaizendigital]

Nein, die Freigabe erfolgt in OneNote immer auf Notizbuchebene. Abschnitte kann man nicht separat freigeben.

[@torstenklein7397]

Okay. Danke für die Antwort. Ob es diesbezüglich Planungen gibt, weißt du also nicht. Kann ja eigentlich nicht so schwer sein, sowas zu programmieren.@@buerokaizendigital

[@buerokaizendigital]

Ja es gab tatsächlich mal so eine Ankündigung von einem OneNote Entwickler. Das war aber vor ca. 5 Jahren in einem Vortrag. Seitdem hat sich viel verändert (im OneNote Team und in der OneNote Produktstrategie). Ich denke nicht, dass dies weiterhin auf der Liste der Entwickler steht. Aber weitere Infos habe ich dazu nicht. @@torstenklein7397

[@hectormaverick648]

Wie kann man viele Office Aufgaben in eine OneNote oder Excel Liste exportieren und pflegen? Frage für eine Kollegin 😅

[@buerokaizendigital]

Outlook Aufgaben nach Excel exportieren: "Datei" > "Öffnen und Exportieren" > "Importieren/Exportieren" > "In Datei exportieren" > "Durch Trennzeichen getrennte Werte" (Ergebnis ist eine CSV Datei mit der man in Excel gut arbeiten kann)

[@laurako8044]

Man konnte die Teilnehmer in OneNote mal Automatisch abhaken lassen, gibt es die Funktion nicht mehr? 🤔

[@reginet.8384]

Bei mir fragt Outlook leider nicht, in welchem Notizbuch es die Besprechungsnotizen ablegen soll, sondern wählt immer das selbe. Wie kann ich das ab- bzw. umstellen? 1:16

[@buerokaizendigital]

Bitte schau mal in OneNote nach unter: "Datei" > "Optionen" > "An OneNote senden" > hier sollte überall "immer nach Sendziel fragen" stehen

[@dermartin8959]

Nutze ich gerne für eigene Notizen zu Terminen bei denen ich eingeladen wurde, muss ja nicht jeder meine Notizen kennen 😇😉

[@SpiderDanification]

Ich bin der Meinung, dass das Problem im Arbeitsalltag darin besteht, dass jede Person ihr eigenes Süppchen kochen kann. Das ist einerseits natürlich gut, aber für diesen Anwendungsbereich sehr ungeschickt. Wenn nich nicht mal eine Anbindung an Planer gegeben ist, was ja eigentlich das gleiche bewirken soll wie Outlook-Aufgaben, da fragt man sich schon, wie Microsoft arbeitet. Anscheinend nicht im Team. Wahrscheinlich sollte die mal dieses Video schauen und im Team arbeiten. 😄

[@buerokaizendigital]

Planner Aufgaben mit Link zum OneNote-Protokoll kann man natürlich per Hand erstellen. Ist also nicht unmöglich. Ansonsten stimme ich deinem Kommentar zu 😊

[@A-Lias76]

Hallo Marcel, vielen Dank für dein Video. Könnte ich die Vorlage für das Besprechungsprotokoll haben?

[@buerokaizendigital]

Hier gibt es die Vorlage als Download: www.buero-kaizen.de/download/onenote-vorlagen-und-checklisten

[@A-Lias76]

@@buerokaizendigitalvielen Dank

Warum nicht über Loop? Da kann ich auch Aufgaben durch erwähnen zuordnen. Richtiger Game-Changer

[@buerokaizendigital]

Ja Loop ist auch spannend. Kann und will nur noch nicht jeder nutzen solange es noch es noch eine Vorschau-Version ist.

[@SmartHaus]

Wo liegt der Unterschied, ob ich ein freigegebenes Notizbuch auf OneDrive oder auf SharePoint habe?

[@buerokaizendigital]

Wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, werden seine Daten auf OneDrive gelöscht aufgrund Datenschutz (OneDrive = persönlicher Speicher = eigene Dateien). Deshalb sollte man Dateien und OneNote-Notizbücher die mehrere Personen benötigen besser auf SharePoint speichern (SharePoint = gemeinsamer Speicher = Abteilungsablage oder Projektablage). Wenn ein Mitarbeiter für längere Zeit ausfällt (z.B. Krankheit) kommt man ggf. an wichtige Daten auch nicht ran. Daher ist für gemeinsame Daten SharePoint oft besser.

[@SmartHaus]

@@buerokaizendigital Danke

[@BettinaVeith]

Genial statt word rumschicken und dann speichern sich die Kollegen das jeder für sich ab… viel praktischer an einem zentralen Ort.

[@buerokaizendigital]

Genau so ist es 👍

[@JensTrappe]

Besprechungsorganisator*in: Der Grund, warum mein Office auf Englisch umgestellt wurde. Bitte mehr Professionalität anstatt Ideologie!