🤯 Vom Mail-Chaos zur produktiven Inbox 😎

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Zusammen mit GTD (Getting Things Done von David Allen) und P.A.R.A (von Thiago Forte) lässt sich deine Mail-Routine einfach und effektiv revolutionieren.
Nie mehr Mail-Chaos, vergessene Termine, verlorene Dateien und unbeantwortete Nachrichten!
Wie das geht, zeige ich dir in diesem Video. Ich habe diese Variante von Tiago Forte für dich seit einem Jahr genau so getestet und es ist der Wahnsinn!

[@ChristophFreiburger]

Ein kluger und folgerichtiger Workflow!

[@dietmarbeier9228]

Moin Herr Gruber, Recht vielen Dank für die Beantwortung meiner Frage. Ich werde es mal versuchen zu installieren. Bis jetzt hab ich nur ihre Anleitung verfolgt und schritt für schritt nachgebaut. Nochmals recht vielen Dank für Ihre Mühe. Mit freundlichen Grüßen Dietmar Beier

[@fabeguse8864]

Richtig gutes Video! Danke!

[@KienKampfkunstschule]

Sehr gut. Danke

[@jacobspoetter]

Dass müsste sich Mal mein Chef anschauen

[@MS_Powerman]

Hat sich mal wieder gelohnt, vieles muss ich nicht mehr anpassen, da ich ähnlich am Start war und bin. Trotzdem Danke!

[@MichaGruber]

Sehr cool 🙂

[@MILOSCH]

Archivieren und vorher in Erinnerungen oder Notizen-App verlinken 👍👍👍👍👍👍

[@zack2002]

Super Video. Was ich jedoch richtig vermisse bei Apple Mail, ist die Tatsache, dass sich auf dem Mac erstellte Regeln nicht in iOS anwenden lassen. Klar, kann ich Newsletter auch so abbestellen, allerdings finde ich die Regel-Funktion eben sehr praktisch

[@MichaGruber]

Ja das stimmt, dass hier manche Dinge fehlen. Jedes Mailprogramm hat da so seine Vor- und Nachteile. Ich teste gerade noch ein anderes, aber da fehlen mir bereits simple Einstellungsmöglichkeiten für die Ansicht, die ich in Mail sehr zu schätzen lernte. Nun ja, die eierlegende Wollmilchsau wirds wohl nie geben 😄

[@Lucas.Ernesto]

Vielen Dank für das Video und das Video zu PARA, was ich gerade in meinen Alltag implementiere. Eine Frage, die mir hochkommt und die für mich in den Kommentaren bisher nicht beantwortet wurde. Was mache ich mir den Mails im Archiv? Wie sieht da deine Routine aus? Klar, Mails die ich mal erhalten habe, die dann ins Archiv zu packen macht Sinn. Doch was mache ich mit den Newslettern, die ich dann abbestellt habe? Schiebst du diese dann in den Papierkorb? Noch mal vielen Dank, dass du hier dein Wissen kostenlos teilst, denn das hat mir bis hierhin schon sehr geholfen 🙏🏾

[@MichaGruber]

Mails, welche bereits im Archiv sind, belasse ich dort. Manche neue Mails lösche ich, insofern sie für mich offensichtlich auch zukünftig keinen Mehrwert bieten. ZB Infomails zu irgendwelchen neuen Fortbildungen, welche für mich nichts interessantes enthalten, oder offensichtlichen Spam.👍🏻

[@Lucas.Ernesto]

@@MichaGruber Vielen lieben Dank, dass du mir so schnell geantwortet hast 🙏🏾 Ok, das macht es für mich sehr viel klarer 👍🏾

[@chrysis1339]

Hi Micha. Klasse Idee. Vielen Dank dafür. Gibt es hierzu oder auch vom Vidoe GTD & Para einen Workflow zum Download wie du es im Video auch schon zeigst? Meine Idee dazu wäre so einen umfassenden Workflow als Bildschirmhintergrund auszuwählen, dann hat man zumindest am Start immer den Weg der Info im Blick und weiß was zu tun ist. Was hältst du davon??

[@MichaGruber]

Zu Mail habe ich noch keine Übersicht erstellt, wie zu GTD/PARA - letzteres ist ja als Downloadlink in der Videobeschreibung zum Video zu finden. Das ist eine gute Idee, das auch als schnelle Übersicht zusammen zufassen. Sollte ich dazu kommen, folgt nochmal ein Link und nochmal eine Meldung dazu 👍🏻 Ein ausführliches Skript zum Gesagten im Mail-Video habe ich ausschließlich als Bonus auf Patreon zur Verfügung gestellt, was aber weniger zur schnellen Übersicht dient.

[@harrymorris6166]

Hallo Micha, aber wenn ich alle Mails in das Archiv schiebe was mache ich dann mit den ganzen Mals in dem Archiv (aus den Augen aus dem Sinn)? Dann ist zwar der Eingang erst mal leer aber die Mails die ich noch dauerhaft aufbewahren muss oder für einen späteren Zeitpunkt benötige liegen dann zwar nicht mehr im Posteingang, wo sie definitiv nicht hin gehören, aber dafür im Archiv. Wie gehst Du dann weiter damit um? LG

[@MichaGruber]

Im Prinzip ist es wie mit Papierpost auch - ergeben sich aus der Nachricht konkrete Handlungen, dann entsteht eine Aufgabe in Erinnerungen, für Veranstaltungen ein Eintrag im Kalender und wichtige Dokumente landen in der Dateiverwaltung. Ziel ist es, das Postfach als das zu behandelt, was es ist - ein Postfach und nicht als weiterer Ort für Termine, anstehende Aufgaben oder sicherungsrelevante Dokumente. So entsteht ein effizientes Managementsystem, bei welchem jedes Werkzeug (Mail, Kalender, Erinnerungen, Dateien und Notizen) seine erdachte Aufgabe erfüllen kann und dir zuarbeitet. Für ein Papier-Postfach auf der Arbeit wird im Prinzip das selbe gemacht: gelesenes und ungelesenes wird nicht einfach im sich immer mehr füllenden Fach gelassen und auch nicht einfach auf einen anderen Papierstapel getürmt. Das erfordert einen oder mehrere konkrete Zeitpunkte in der Woche, in der man sich um die Abarbeitung des Postfachs kümmert (ob digital oder in Papierform) und zuteilt, ob Aufgaben, Termine oder Dateiablagen entstehen. Ich hoffe, dir das in der Kürze etwas deutlicher gemacht zu haben. Probiere es einfach mal aus und überlege dir, wie du jedem Werkzeug seine eigentliche Aufgabe zuteilen kannst.

[@harrymorris6166]

Vielen Dank, eine Frage habe ich noch, wo ist Deine Dateiablage der Mails, separate Ordner in Mails oder in Dateien (aber da kann ich keine Mails ablegen, sondern nur Dateien), außerdem braucht man ja manchmal noch den Text aus den Mails. 🤔@@MichaGruber

[@MichaGruber]

@harrymorris6166 Alle sicherungswerte Anhänge landen bei mir entweder im entsprechenden Projektordner unter Projekte oder im jeweiligen Aufgabenbereich. Sollte mal der Inhalt gesichert werden, dann landet das ebenfalls im entsprechenden Projektordner usw. in einem Textfile. Ich arbeite seit langem nach dem PARA Prinzip von Tiago Forte, was wirklich sehr gut funktioniert. Es gibt dazu vom besagten Autor auch ein Buch. Ein Video zum Thema habe ich ebenfalls erstellt: kzbin.info/www/bejne/h5TPfmN_rMqpatEsi=Tcsrtz45LjmsaZbz

[@mikrumm22]

Hey Micha interessanter Workflow! Arbeitest du mit Erinnerungen oder Things? Ich finde Erinnerungen noch etwas rudimentär hingegen kann ich bei Things keine Fotos oder Dokumente zu Aufgaben ablegen. Ich arbeite häufig mit Fotos.... wenn du dazu eine Idee hast, gerne her damit.

[@MichaGruber]

Hauptsächlich mit Things! Damit erspare ich mir in weiten Teilen auch zusätzliche Notizen und insgesamt lassen sich in Things größere Projekte besser strukturieren. Privat nutze ich aber nach wie vor viel Erinnerungen, gerade wegen den geteilten Listen. In Things hinterlege ich dafür immer einen Link zur Datei im Finder (geht nur am Mac, außer man arbeitet über iCloud-Links), weil ich sehr viel Dateiverwaltung am Hut habe und daher mittels PARA meine Ordner passend zu Things strukturiert habe. Einen anderen Weg wüsste ich für Things aktuell nicht, außer einen Ordner als Pool für alle Anhänge, welche zu Things-Aufgaben gehören. Diesen Ordner würde ich dann in den Schnellzugriff nehmen. Vielleicht wäre das eine Lösung für dich 👍🏻

[@mikrumm22]

@@MichaGruber 🙏

[@florianstutz2495]

Hallo Herr Gruber Besten Dank für die vielen spannende Videos. EIne Frage habe ich noch, was mache ich falsch. Ich kann keine E-Mail via drag&drop in die Erinnerung-App ziehen. Ich habe ein iPhone 13. Auch geht es auf dem iPad Air nicht. Woran kann das liegen? Besten Dank weiter so.

[@MichaGruber]

Hin und wieder hatte ich auch das Problem und es war auffallend, dass wenn die Liste leer ist, keine neue Erinnerung mit Link zur Mail erstellt wird, wenn jedoch in der Liste bereits eine Erinnerung ist und man zieht die Mail über diese Erinnerung dann klappt es auf einmal. Vielleicht ist das bei dir auch der Fall

[@HollyundJames]

Wow! Das ist ein super Video und ein Top Workflow. Weißt du zufällig wie man einzelne Postfächer auf den verschiedenen Geräten stumm schalten kann? Ich habe z.B. mehrere Postfächer, wo ich keine Benachrichtigung erhalten möchte, wenn eine neue Mail eintrifft. Hier reicht es mir, wenn ich später mal sehe was passiert, da ich nicht direkt für die Mails zuständig bin. Falls ja, dann würde ich mich da über ein Video freuen. Viele Grüße

[@MichaGruber]

Hallo! Schau mal unter Einstellungen > Mitteilungen > Mail > Mitteilungen anpassen. Dort kann ich für jedes Konto Hinweise und Kennzeichnungen aktivieren und deaktivieren. Hilft dir das?

[@HollyundJames]

@@MichaGruber Ja perfekt! Danke

[@olafgranegger9279]

Hallo Micha, Danke für den Workflow. Was machst du mit den Mails im Archiv? Werden diese irgendwann gelöscht? Gruß Olaf

[@MichaGruber]

Sollte der zur Verfügung stehende Speicher voll laufen dann muss natürlich gelöscht werden. Alternativ kann man natürlich auch nach X Jahren alte Mails löschen. Die wirklich relevanten Inhalte hat man dann ja in der Regel bereits in einem Ordner gespeichert so geht zumindest ich vor.

[@steffenb.8466]

Vielen Dank, auch für die Tastaturkürzel. Gibt es auch die Möglichkeit, App-übergreifend einen Tastaturkurzbefehl zu erstellen? Ich möchte, dass mittels eines Tastaturkürzels - egal von wo - immer eine neue Notiz / Erinnerung erstellt wird. Muss ich dazu einen Kurzbefehl erstellen? Oder gibt es eine andere Möglichkeit? Danke.

[@MichaGruber]

Bitte entschuldige die späte Antwort: Für Notizen würde ich die Schnellnotiz-Funktion über eine aktive Ecke aktivieren. Das findest du unter Einstellungen > Schreibtisch & Dock > Aktive Ecken ... (ganz unten). Leider geht das nicht für Erinnerungen. Hier könnte man sich mit einem Kurzbefehl behelfen, welcher via Tastaturkürzel oder über die Menüleiste aufgerufen wird. Ich sende dir gleich mal ne Version zum Testen 👍🏻

[@MichaGruber]

So, hier noch ein Kurzbefehl zum Testen: www.icloud.com/shortcuts/0583f12ba5dd40e1945cf072c36294da Habe in den (i) Einstellungen zum Kurzbefehl das Tastaturkürzel COMMAND+SHIFT+T eingestellt. Das kannst du beliebig abändern (insofern das nicht für was anderes schon belegt ist) Der Kurzbefehl ruft ein Eingabefeld auf, in welchem du den Titel der Erinnerung angibst und dann öffnet sich die Eingabe für Datum & Uhrzeit. Wenn du nur eine Erinnerung ohne Hinweiszeit erstellen willst, dann ändere im Kurzbefehl in der zweiten Aktion "Hinweis" um auf "ohne Hinweis" Fertig 🙂

[@krzysztofkerner7985]

Genau so geht man mit Mails um. Ich nutze privat und auch Geschäftlich alle deine Tipps. Was mich aber interessieren würde ist, wie gehst du vor wenn (Beispiel): - du bestellst etwas Online = 1 Mail im Posteingang mit Bestellbestätigung + 1 Mail ggf. Von Paypal dass du bezahlt hast. - Paket wird verschickt = Neue Mail vom Paketdienst. - Paket wird heute zugestellt = Neue Mail im Posteingang. Das ist zwar nur ein simpler Beispiel aber hier kommen wir auf 4 ggf. 5 Mails bei NUR 1er Bestellung. Das Chaos ist aber perfekt wenn du über verschiedene Shops mehrere Artikel bestellst. Wie machst du das ?

[@Patrick_Busch]

Für diese Art von E-Mail-Organisation nutze ich Filterregeln. Habe ich hier im Video vermisst. Damit kriegst du deine Mails automatisiert in vorher angelegte Ordner einsortiert und kannst diese mit der Filterregel direkt als gelesen markieren lassen.

[@krzysztofkerner7985]

@@Patrick_Busch Gute Idee. Danke !

[@MichaGruber]

In den meisten Fällen swipe ich diese Mails direkt ins Archiv. In seltenen Fällen (je nachdem was bestellt ist) erstelle ich mir dazu eine verlinkte Erinnerung in X Tagen. Wie Patrick empfohlen hat, könnte man auch mit Filtern arbeiten und Ordner in Mail anlegen, allerdings rate ich dazu, das so minimalistisch wie möglich zu halten👍🏻

[@yoshi9147]

@@Patrick_Busch So ein Video zur automatischen Mail-Sortierung hätte ich mal gern :D

[@SaschaKleiber]

Aber verlagert man damit nicht nur einfach die Mailflut? Statt eines vollen Posteingangs habe ich dann eine volle Aufgabenliste.

[@MichaGruber]

Im Gegenteil: du gehst deine Mailbox mit System an. Die Aufgaben werden dadurch nicht weniger, aber du bekommst sie so verarbeitet, dass du dich ganz leicht zur richtigen Zeit an sie erinnern lassen kannst.🙂

[@franzpaterna8271]

Recht interessant, aber ich pflege meine Post nur via Desktop zu erledigen. Deine Informationen beziehen sich doch auf den Gebrauch mit dem iPhone. Wie benutze ich Mail und Erinnerungen mit dem Desktop?

[@MichaGruber]

Zum größten Teil verarbeitete ich meine Mails ebenfalls am Mac und versuche es zu vermeiden das am iPhone zu machen, außer ich habe die Möglichkeit zur Spracheingabe was dann wirklich eine Zeitersparnis sein kann. Wie meinst du das genau wie du Mail und Erinnerungen am Desktop nutzen kannst? Meinst du mit Desktop einen Windows Rechner oder einen Mac? Denn Mails und Erinnerungen sind ja Apple Systemapps, welche auch unter macOS verfügbar sind.

[@franzpaterna8271]

Ich habe ebenfalls einen Mac.@@MichaGruber

[@MichaGruber]

Die App Erinnerungen und Mails sind bereits vorinstalliert. Für Erinnerungen musst du am Mac einfach mit der selben Apple ID angemeldet sein und für die iCloud Erinnerung aktiviert haben, damit sie zwischen den Geräten synchronisiert werden. Für Mails kannst du in den Einstellungen jeden Mailaccount einrichten, egal ob GMail, AppleMail oder andere Dienstleister. Auch Mails am Mac gibt es die Möglichkeit eine markierte Mail zu archivieren. In den (System) Einstellungen unter Tastatur lassen sich auch eigene Tastaturkürzel für verschiedene Programme anlegen, unter anderem für Mails, um Mails schnell ins Archiv schieben zu können.

[@RudolfLoibl]

Bei mir ist es machmal so, dass ich Mails in die "falsche" Mailbox bekomme, weil manche Kontakte sowohl meine private als auch meine geschäftliche Mailadresse haben. In welchem Archiv würdest Du das ablegen?

[@MichaGruber]

Wenn es auf lange Sicht (mehr als X Jahre) den großen Unterschied macht, dann kannst du dir ja die Mühe machen und dann eine Mail ins "richtige" Mail-Archiv legen. Ansonsten lässt sich über die Suche die Mail trotzdem noch finden, egal in welchem Archiv. Die Suche in Mail funktioniert auch unabhängig vom jeweiligen Postfach 👍🏻

[@MarkDiekmannLange]

Vielen Dank für das Video und ich möchte gerne meine Vorgehensweise für "Inbox Zero" mal aufzeigen. Wenn ich Emails bekomme, dann wende ich auch die zwei Minuten Regel an, alles was länger braucht wird terminiert. Hier unterscheide ich, ob es eher ein Proektcharakter hat oder nur eine zeitliche Verschiebung benötigt. Im ersten Fall wird die Email wie bei Dir zur Aufgabe und im zweiten Fall kommt die Mail in die Wiedervorlage. Leider hat Apple Mail bei der Terminierung versäumt, dass die Mail aus der Inbox verschwindet und auch kommt sie nicht wieder aus dem Archiv, wenn der Termin fällig ist. Zumindest als ich es getestet hatte. Daher verwende ich hier Spark, wo die Mail für die Zeit aus dem Eingang verschwindet und bei Fälligkeit wieder im Eingang auftaucht. Hintergrund bei dieser Vorgehensweise ist, dass ich nicht zuviel Zeit in einer Aufgabenapp mit Verwaltung verschwenden möchte. Denn gefühlt 80% der Email bedarf nur eine Terminierung und keine Aufgabe. Eine Aufgabe ist eine Email erst dann, wenn ich weiß, dass ich sie nicht an einem Termin abgearbeitet bekomme bzw. ich Zwischenschritte benötige. Bei vielen Dingen sollte man aufpassen, dass die Aufgabenapp nicht zu voll wird und man in einen Abhakmodus verfällt oder auch, dass die ganzen Aufgaben vor lauter Verwaltung nur noch vor sich herschiebt und neue Fälligkeiten vergibt. Liebe Grüße Mark

[@MichaGruber]

Hallo Mark, vielen Dank für deine ausführliche Beschreibung deines Vorgehens, was ich so auf jeden Fall unterzeichnen kann! Eine Wiedervorlage bietet hier natürlich einen tollen Bonus. Da ich Things3 nutze landet bei mir der Link zur Mail via Tastenkürzel in Things und mit einem weiteren Tastenkürzel bekommt es dann einen Zeitpunkt- bzw. eine Deadline zugewiesen, was sich in meinem Workflow seit Monaten sehr gut macht. Entscheidend ist natürlich der richtige Umgang mit Erinnerungslisten, da es sonst tatsächlich Listen voller Dinge ohne Bedeutung sind. Eine Konsequente Wochenplanung auf Grundlage der notierten Erinnerungen/Aufgaben ist da entscheidend. Auf jeden Fall sollte man die Feinheiten seinem Aufgabengebiet anpassen, um hier nochmal mehr Nutzen ziehen zu können. Doch bevor an den Feinheiten geschliffen werden kann, sollte die Basis vorhanden sein. 🙂