⏰ 7 Zeitmanagement-Tipps für Outlook (Produktivitäts-Booster)

[@thomaskolbeck8171]

Sehr hilfreiche Zusammenfassung und aus meiner Sicht auf den Punkt gebracht. Vielen Dank!

[@danieldorn185]

Sehr wertvolle Tipps, freue mich auf jede weitere Folge… macht weiter so 👍🏻 😊

[@favi7997]

Hallo Marcel Eine sehr gute Zusammenfassung. Viele deiner/eurer Tipps haben mir bereits sehr weitergeholfen! Ein Lob geht auch an den Videoschneider für informative und wiederholt amüsante Videos 😊 Bei aller Selbstoptimierung sehe ich in meinem Betrieb bzw. im Team (Softwareentwicklung) viel Entwicklungspotenzial. Beispiel: Die Mehrheit der Kollegen arbeitet nicht mit Aufgaben in Outlook. Die Begründungen sind vielfältig. Es wird höchstens die Nachverfolgung oder für Termine genutzt. Es gibt zwar ein externes Ticketsystem (Redmine), aber bereits die Grundregeln der Aufgabenbeschreibung, Übergabe und Umsetzung werden nur teilweise umgesetzt. Der Gedanke, Aufgaben in einer separaten Anwendungen zu delegieren, widerstrebt mir zugleich, wenn doch das Potenzial in MS 365 nicht genutzt wird. Ein Argument der Gegner ist, was ich nachvollziehen kann, ist der Informationsverlauf bei einer Aufgabe. Oft kommen im Verlauf noch Fragen. Diese Enwicklungen/Lösungen sind dann in der Aufgabe nicht enthalten. Zudem haben wir viele Aufgaben zur Softwareentwicklung die meist in Zusammenhang mit kleinen, mittleren Korrekturen stehen. Welches Instrument oder welchen Prozess mit MS 365 kannst du empfehlen? Meine Idee: Ein Teams mit Task (à la Planner) sehe ich zwar als praktisch in der Funktionalität, aber nicht in der täglichen Anwendung, da die Aufgabe nicht absehbar sind. Aber vielleicht hast du als Profi andere Erfahrungen gemacht. Nochmals ein Danke 👍

[@buerokaizendigital]

Es gibt leider nicht so viele Möglichkeiten bei Microsoft 365. Am ehesten würde für eure Situation der Planner passen. Dort habe ich mehr Möglichkeiten wie in Outlook (z.B. Kommentare für den Informationsverlauf in der Aufgabe). Dann die To Do App um die persönlichen Aufgaben und die Planner Aufgaben in einer Liste zusammenzuführen.

[@confuso1]

Seit ich mir meine Nachmittage KOMPLETT blocke schaffe ich es auf einmal wieder, meine Projekte zu bearbeiten und mache insgesamt weniger Überstunden. Wenn morgens ein Termin reinkommt ist der Morgen sowieso zerissen, außerdem ist meine Leistungsfähigkeit nachmittags höher, somit ist die Teilung Morgens Meetings/Nachmittags arbeiten perfekt. Sollte doch mal etwas super dringend sein und ich kein Termin mehr im Kalender haben, kontaktieren mich die Leute meist sowieso und dann kann ich immer noch einen Nachmittagsslot freimachen.

[@favi7997]

Interessant. Wie reagieren deine Mitarbeiter oder Chef darauf?

[@confuso1]

@@favi7997 Die finden meine offene Bürotür, falls etwas ist. Ich habe meinen Mitarbeitern auch schon empfohlen, es auch so zu tun, wir bekommen leider zu häufig zu unsinnige Termineinladungen von teamfremden Personen. Mein Chef hat kein Problem damit, habe aber auch wenig Meetings die uns beide betreffen. Es sind die Personen außerhalb des Teams, die jede verfügbare Lücke nutzen und da wird immer gerne die erste freie genommen. Mit dem Ergebnis, dass man zuviele unsinnige Meetings hat. Wenn der nächste Slot erst in zwei Wochen ist, oh Wunder, kann man das Thema doch eben schnell per Mail/Teams klären.

[@confuso1]

@@favi7997 Übrigens kommuniziere ich das nach außerhalb quasi gar nicht, weil sonst wird der geblockte Slot auch wieder nicht ernst genommen.

[@billygalk3327]

Wieder mal top content. Vielen Dank für Ihre Arbeit. Habe in den letzten Wochen seit Entdeckung Ihres Kanals so viel gelernt!

[@SD-qh4xw]

Starke Ansprache. Ich bin gleich in mich gegangen...

[@fenkart]

top content. praktiziere ich auch seit jahren so (leerer posteingang u aufgabenliste etc). nur ein kleinss problem: ich hab eine firma (outsourced), der ich viele support anfragen schicke. wie überblick, welche davon erledigt oder nicht? alles in aufgabenliste eintragen (per rechtsklick) nicht praktikabel (da ich fälligkeitsdatum nicht kenne etc). gibts trick: an bestimmte mailadreesse, dies automatisch in aufgabenliste?

[@thomas11180]

Meistertask

[@buerokaizendigital]

Eventuell besser ein richtiges Ticketsystem? Etwas richtig passendes gibts bei M365 eigentlich nicht.

[@WalterStuber]

Danke für die Tipps Herr Miller, wo plane ich die Aufgabenliste im Iphone

[@buerokaizendigital]

Am iPhone am besten die App "Microsoft To Do" nutzen.

[@markush.stellmann9377]

Hallo Marcel, wo finde ich die Einstellungen für die Aufgabenlisten 🤔 funktionieren diese bei allen Outlook Versionen? Danke für einen Hinweis

[@ram_maeder]

@@buerokaizendigital Immer superwertvolle Tipps. Habe schon einige umgesetzt. Grosses Danke dafür. Ich trage mir Aufgaben am iPhone auch in die Todo App…nur wie bekomme ich sie wie bei ihnen in Outlook integriert? Falls das nicht geht müsste ich ja alles doppelt führen 🤔

[@buerokaizendigital]

@@markush.stellmann9377 Hier gibt es einige Tipps kzbin.info/www/bejne/jJjFho2XotKXiLc (Die Einstellungen funktionieren allerdings nur für Outlook Desktop auf Windows)

[@buerokaizendigital]

@@ram_maeder Dazu braucht man ein Exchange-Konto. Das ist z.B. bei Microsoft 365 integriert. Dann werden alle Änderungen auf alle Geräte automatisch übertragen.

[@Bjoern_9]

Macht doch Mal ein Video wie man Pufferzeiten für Vor- und Nachbereitung von Terminen automatisch im Kalender setzen lassen kann, wenn man nicht der Terminersteller ist und eingeladen wird. Die integrierte Funktion Termine früher enden zu lassen hilft da nämlich nicht. Und der mir bekannte flow funktioniert nur bei von mir erstellten Terminen, aber nicht bei Einladungen.

[@berneserainbow1407]

Danke für die tollen Tipps. Einiges davon habe ich schon umgesetzt und schon so manches Mal Inbox 0 geniessen können. 🎉 Kaffeepausen ggf. mit Austausch mit den Kollegen ist für mich keine Zeitverschwendung. Denn gerade bei den Gesprächen ergaben sich schon häufig Lösungen oder zumindest Lösungsansätze oder Dinge, an die man selbst nicht gedacht hat. Ich habe meinen Posteingang in 3 Ordner aufgeteilt. Im Posteingang ist nur, was noch nicht bearbeitet wurde. Im Ordner 'warten auf' bewahre ich kurzfristig Mails auf, auf deren Beantwortung ich warte. Sobald ich die Antwort habe wird die Mail entweder bearbeitet oder sogleich archiviert. Im Ordner 'zu lesen' habe ich E-Mails wie interne Anweisungen, die ich aufgrund der Länge nicht sofort lesen kann. In einer Schaffenspause oder am Morgen früh werden die gelesen und dann archiviert.

[@buerokaizendigital]

Das hört sich sehr gut an. Vielen Dank für den Bericht 👍

[@Ben-996]

Was mich bei Punkt 4 interessieren würde und bisher auf dem Kanal soweit ich das sehe, noch nicht behandelt wurde: Wie wird mit dem gesendet Ordner umgegangen. Hier könnten sich ja auch Aufgaben bzw. Wiedervorlagen ergeben, welche man im Blick behalten muss. Auch würde mich die Archivierung interessieren, denn ich sortiere im Moment empfangene und selbst gesendete E-Mails ins Archiv, um den Vorgang komplett zu haben. Doch vielleicht gibt es auch da bessere Ideen von Büro Kaizen?!

[@buerokaizendigital]

Die gesendeten E-Mails bleiben bei mir im Ordner "Gesendet Elemente" liegen. Falls sich aus einer gesendeten E-Mail eine Aufgabe ergibt, wird diese über einen QuickStep erstellt.

[@dirkhertel2038]

ach es wäre so schön. ich kann meinen kalender noch so pflegen. aber termine werden einfach terminiert ohne die terminplanungs-assistenz zu nutzen. was hilft es, wenn andere sich nicht daran stören

[@Fireengineer112]

Solche Termine einfach konsequent ablehnen mit dem Hinweis darauf, dass der Termin bereits belegt war und der Einladende dieses mit der Terminplanungs-Assistenz leicht vorab hätte prüfen können. (Falls dies bei den Einladenden erst einmal zu Unmut führt und es ein wenig dauert, bis diese "Erziehungsmaßnahme" fruchtet, darf man sich natürlich selbst daran auch nicht stören.)

[@buerokaizendigital]

@@Fireengineer112 Genau so ist es. Wofür gibts denn sonst den Kalender wenn er ignoriert wird? Zumindest muss man bei einer Doppelbelegung vorher fragen...