🚀 Outlook Tutorial für Fortgeschrittene (deutsch)

[@kaikaikai2161]

Es sind meist nur kleine Tipps und Hinweise, die jedoch großes Potenzial haben, die eigene Effizienz zu verbessern und Zeit für wirklich wichtige Aufgaben(teile) zu gewinnen. Vielen Dank dafür! 😊

[@hondodayz7482]

Danke für das tolle Video. Sehr klar und verständlich rübergebracht. Ich habe wieder was dazu gelernt. Habe schon mehrere Videos von ihnen geschaut und bin jedes Mal begeistert. Weiter so!

[@buerokaizendigital]

Das freut uns sehr, vielen Dank fürs Feedback 😀

[@whitevader1160]

Gutes und klar strukturiertes Video - wusste ich zwar alles schon und nutze es auch, doch trotzdem danke :-) Im Titel stand etwas von "für Fortgeschrittene". Hier würde ich mich freuen, wenn mehr auf Short-Cuts (STRG+...)/Tastenkombinationen (ALT+...) eingegangen würde, die das tägliche Arbeiten noch eleganter machen und vor allem schneller :-) VG und ein gutes gesundes 2021!

[@buerokaizendigital]

Guter Tipp, vielen Dank. Vielleicht machen wir mal ein extra Video zu Shortcuts in Outlook 👍

[@MindFuchs]

Kann mich nur anschließen. Gut strukturiert. Klare und deutliche Aussprache. Jedoch habe ich auch etwas mehr tiefergehende Tipps für wirkliche „Fortgeschrittene“ erwartet!

[@marcusseck6448]

Wie immer tolle Tipps! Vielen Dank für das Video!

[@buerokaizendigital]

Vielen Dank fürs Feedback 🙏

[@mariokoch7801]

Klasse Video. Der Tipp mit dem Kalendern überlagern war Gold wert. Ist es normal das die Aufgabenleiste nach jedem Neustart neu eingeschaltet werden muss?

[@buerokaizendigital]

Nein, ist nicht normal...

[@Einfach_Leben7]

Danke für das tolle und informative Video!☺️👍

[@joejoesto]

Vielen Dank für das Video!! Wir möchten eine Termin-Erinnerung per E-Mail an externe E-Mailadressen, bei anstehendem Termin in Outlook 365, versenden. Wir machen viele Termine mit Kunden. Da nicht jeder Kunde Office und Kalender hat, möchten wir bei bevorstehendem Termin den Kunden per E-Mail daran erinnern ( so wie man es z. B. aus Arztpraxen kennt ) gerne automatisch oder halb-automatisch. Vieleicht gibt es da ja den ein oder anderen Lösungsansatz...

[@buerokaizendigital]

Da würde ich mir mal Microsoft Bookings anschauen. Da kann man schön Termine mit Kunden organisieren. Auch Erinnerungen per Mail sind möglich. Details siehe kzbin.info/www/bejne/lZSvhndnbMSUa7s

[@woidl_8]

Vielen Dank für ihre tolle Arbeit!

[@buerokaizendigital]

Vielen Dank fürs Feedback 🙏

[@wisent-natur]

Bei dem Quickstep Aufgabe erstellen, folgt eine Fehlermeldung "Der Ordner "Aufgaben" kann nicht gefunden werden.". Was kann ich tun?

[@buerokaizendigital]

Kann es sein, dass Sie ein IMAP Konto nutzen? Da kann es Probleme geben. Bei einem Exchange Konto sollte der Fehler nicht auftreten.

[@sandramettig402]

Vielen Dank für die tollen Videos, ich habe schon eine Menge gelernt. Was mir noch fehlt, ist folgendes: Aus Email Aufgabe erstellen und gleichzeitig Kategorie (zB Lohn) zuweisen. Geht das? Ich kann meine angelegten Kategorien nicht in den Aktionen bei den Quicksteps finden.

[@mawi6834]

Top erklärt, danke.

[@buerokaizendigital]

Danke 💪

[@MBraband1]

Danke. Dateien an einen Kontakt ? Kann man mit Outlook auch Dateien (Word, PDF, Excel..) an einen Kontakt ranhängen ? Wenn ich zum Kontakt Meier gehe, will ich alle Emails und alle Dateien als Liste sehen können, die ich mit diesem Kunden ausgetauscht habe (To and From) ?

[@buerokaizendigital]

Dateien kann man mit Kopierren/Einfügen im Notizfeld eines Kontaktes speichern. Die Mails von und an einen Kontakt kann man sich über die Suchfunktion oder alternativ einen Suchordner anzeigen lassen.

[@MrVincLP]

Super Video! Eine Frage stelle ich mir jedoch noch: Gibt es eine Möglichkeit die Kalenderkategorien zu teilen?

[@buerokaizendigital]

Nicht im Standard. Diese legt jeder selbst bei sich an. Gibt aber sicher Tools von Drittanbietern. Habe aber spontan keine Namen zur Hand.

[@TripleJ-at]

Gibt es eine Möglichkeit, Termine, die im privaten Kalender eingetragen sind, im beruflichen Kalender als „blockiert“ erscheinen zu lassen (so dass andere Mitarbeiter zwar nicht sehen, worum es sich handelt, aber wissen, dass der Termin nicht vergeben werden darf)?

[@buerokaizendigital]

Ich denke das geht nicht.

[@TripleJ-at]

@@buerokaizendigital Danke, das dachte ich mir.

[@markp6874]

Tolles Video, vielen Dank dafür. Gibt es auch eine Möglichkeit die Inbox in Outlook automatisiert zu pausieren. Ich würde gerne Emails nur zu bestimmten Zeiten empfangen. Z.B. täglich um 8, 11:30 und 16 Uhr.

[@buerokaizendigital]

Vielen Dank 😃 Im Menü "Senden/empfangen" kann das automatische Senden/empfangen deaktivieren. Dort kann man dann zu den gewünschten Uhrzeiten manuell die Synchronisation starten. Oder man kann auch sagen: Alle 3 Stunden synchronisieren

[@julianeseyfarth1587]

Danke für die guten Tipps! Ich habe seit Jahren einen Kalender, in den ich meine privaten und beruflichen Termine eintrage. Nun will ich ihn im Rahmen einer Umstellung auf Office 365 meinen Kollegen zugänglich machen, aber natürlich nur die beruflichen Eintragungen. Kann ich einfach alle (mit einem Klick, weil es sehr viele sind) auf privat umstellen? Dann würde ich nach und nach alle aktuellen beruflichen Einträge auf "nicht privat" umstellen. Soweit meine Idee... ich freue mich über alle hilfreichen Tricks ;-)

[@buerokaizendigital]

Meines Wissens kann man nur einzelne Termine als "privat" markieren. Alle Termine auf einmal markieren und in privat umwandeln geht denke ich leider nicht.

[@filderkrauter1565]

Danke für die Tips. Hier noch eine Frage: Wie funktioniert z.B. Quicksteps wenn ich mehrere E-Mailkonten in Outlook habe, aber die Aufgaben zental in einem Konto verwalte?

[@buerokaizendigital]

Quicksteps funktionieren nur innerhalb eines Kontos. Dann musst du danach immer wieder die Aufgaben von Hand in die Aufgabenliste des anderen Kontos verschieben.

[@hhcroko]

Moin, kann man Outlook mit der Mikrosoft To-Do-App synchronisieren?

[@buerokaizendigital]

Ja, wenn man ein Microsoft 365-Konto oder Outlook.com Konto hat. Dann greift Outlook und ToDo auf dieselben Aufgaben zu (auf dem Exchange-Server).

[@ulrikecarstensen4166]

Hallo, ich habe das LTSC 2021 und ich bekomme auf der linken Seite unter Posteingang die englische Sprache nicht geändert. Wie kann ich sent, drafts und trash ändern. Vielen Dank! LG Ulrike

[@MrLumpenmecces]

Kann mir mal jemand sagen warum Outlook einem keine Mail Benachrichtigung sendet wenn Bsp. Mein Kollege einen Termin ändert?

[@ChristophFreiburger]

Wenn ich mir die Aufgabenleiste im Posteingang einblende, sehe ich die Aufgabenliste aller angelegten Accounts. Kann ich hier eine Ansicht filtern, die mir nur meine eigenen Aufgaben anzeigt?

[@buerokaizendigital]

Bitte folgendes versuchen: 1. Rechtsklick auf die Kopfzeile der Aufgabenliste --> Ansichtseinstellungen. 2. Klicke auf Filtern. 3. Klicke unten auf Alles löschen. 4. Gehe auf Erweitert. 5. Klicke auf Feld, zeige auf Alle E-Mail-Felder und wähle E-Mail-Konto. 6. Gib bei Wert das Konto an, dessen Aufgaben du sehen möchtest. 7. Klicke auf OK, bestätige die Meldung mit Ja und klicke auf OK.

[@ChristophFreiburger]

@@buerokaizendigital Das hat funktioniert. Danke!

[@MikeJones-yj9sd]

Vielen Dank für das Video! Nochmal eine Frage. Die Aufgabenliste kann ich so nicht anwenden, da ich in Outlook mehrere Postfächer eingebunden habe, auf welche mehrere Leute Zugriff haben. Somit kann den QuickStep in Verbindung mit der Aufgabenliste nicht nutzen, da mir z.B. Fähnchen, Kategorien aller anderen Postfächer angezeigt werden, welche für meine Aufgaben nicht relevant sind. Also besteht die Aufgabenliste von vielen Markierungen anderer Personen, welche mich nicht interessieren. Wissen Sie wie ich z.B. durch eine Einstellung den Bezug zu nur einem Postfach schaffen kann?

[@buerokaizendigital]

Probieren Sie mal das hier aus: www.teamworkblog.de/2017/05/outlook-aufgabenliste-bitte-nicht-die.html

[@MikeJones-yj9sd]

@@buerokaizendigital Vielen Dank für Ihre Antwort! Habe jetzt sehr viel durchforstet eine mehr oder weniger zufriedenstellende Lösung gefunden. Die perfekte Lösung gab es nicht. Die Anleitung im Link funktioniert in der Regel, aber auch nur mit dem einfachen Fähnchen setzen und ohne QuickStep. Allerdings verwende ich den von Ihnen empfohlenen QuickStep "Aufgabe". Und den QuickStep erkennt die Aufgabenliste leider nicht... Habe auch einige andere Dinge probiert welche nicht funktioniert haben. Also habe ich in den Ansichtseinstellungen --> Filtern --> Erweitert nicht nach dem Empfängername gefiltert (wie oben beschrieben, funktioniert nicht), sondern nach dem Aufgabenbetreff. Der Aufgabenbetreff war für mich in meiner komprimieren Aufgabenliste (Erledigt, Fälligkeitsdatum, Aufgabenbetreff) das einzige potentiell veränderbare Feld. Also ist meine Einstellung unter Ansichtseinstellungen --> Filtern --> Erweitert das Feld "Aufgabenbetreff", die Bedingung lautet "enthält" und als Wert habe ich "***" genommen (dieser kann individuell bestimmt werden). Mit dieser Regel kann ich den QuickStep "Aufgabe" trotz mehrerer eingebundener Postfächer verwenden, indem dem ich den individuellen Wert (***) im Betreff des QuickSteps "Aufgabe" eingebe. Jetzt wird mir jeder Betreff aus jedem Ordner mit "***" angezeigt und da diese Kombination meist niemand anderes verwendet, sollte die Aufgabenliste nur noch mit den eigenen Aufgaben befüllt sein. Vielen Dank für Ihre Hilfe!

[@buerokaizendigital]

@@MikeJones-yj9sd Gute Lösung. Vielen Dank fürs Teilen! 🙏

[@jurgen6444]

Wir nutzen mehrere Postfächer, diese werden nicht als Konto eingebunden, da mehrere Personen darauf zugreifen müssen. Wie kann ich dennoch die Aufgaben dieser Postfächer mir in der Ansicht anzeigen lassen? Bis jetzt wird nur "meine" Aufgabenliste angezeigt. Vielen Dank für Ihre Videos!

[@bassmanchristian1431]

Danke für das kurze und knackige Video zum Thema. Lange Zeit habe auch ich das Protokoll unter den diversen Outlookversionen verwendet, habe dann aber auch die Vorteile von IMAP zu schätzen gelernt, da ich vom MacMini, Smartphone, Windows-Rechner und Tablet auf meine E-Mails per Office 365 bzw. Outlook Apps Zugriff nehme. Ich schleppe jedoch seit Jahren ein Outlook Exportpaket als Sicherung mit mir rum, das teilweise noch aus alter POP3 Zeit stammt und Unterordner des Posteingangs hat .Dieses Konto lässt sich deshalb bei mir nur als POP3 wieder anlegen. Kann man da was ändern und was genau ist zu beachten wenn man von POP3 auf IMAP umstellt und keine E-Mails verlieren möchte? Zudem schaffe ich es trotz richtiger Zugangsdaten bei Outlook 365 unter Win10/11 nicht das Yahoo-Konto einzurichten. Unter OSX und in der Outlook App kein Problem. Hast Du dazu vielleicht einen Tipp? Danke vorab.

[@andreebetzel8652]

Wo legen Sie E-Mails die Sie verschicken und auf ein Feedback erwarten? Welche E-Mails sind bei Ihnen im Ordner „erneut erinnern aktiviert“? Nutzen Sie hier noch eine spezielle Funktion?

[@buerokaizendigital]

Ich vertraue meinen Gegenüber dass er sich von selbst meldet. D.h. ich überwache solche Dinge nicht. Falls es sich doch nicht vermeiden lässt (in sehr wichtigen Fällen) mache ich eine Aufgabe auf die Aufgabenliste.

[@andreebetzel8652]

@@buerokaizendigital danke für das Feedback

[@sandramettig402]

ich habe zum Posteingang einen Unterordner angelegt "warten auf"

[@timobucher3292]

Hallo Das Video ist wirklich super. Es wäre praktisch, den Kalender gleich als arbeitsplan zu nutzen. Wie kann ich den Kalender ausdrucken, so das er übersichtlich bleibt? Liebe Grüsse Timo Bucher

[@buerokaizendigital]

Am besten den Kalender gar nicht drucken sondern digital arbeiten. Ansonsten gibts über "Datei" > "Drucken" ja die verschiedenen Druckformate (Monats, Woche, Tag,...)

[@timobucher3292]

Hallo Danke für die Antwort. Wir brauchen eine ausgedruckte version für den Pausenraum. Jedoch ist die gedruckte version sehr unübersichtlich. Gibt es da eine möglichkeit diese übersichtlicher zu gestalten?

[@Buddy_8866]

Ist auch ein Video zur rechtssicheren Archivierung gemäß GoBD geplant? Dies ist für Firmen wichtig. (Die "Archivierung in Office 365" ist wohl nicht zulässig (von der DSGVO mal ganz abgesehen)). Wie lösen Sie das intern? Geschäftliche E-Mails, die einen Bezug zu Angeboten, Aufträgen, Rechnungen etc. haben, müssen in D ja 10 Jahre "ordnungsgemäß" archiviert werden.

[@buerokaizendigital]

Dazu bitte im Zweifel lieber einen Fachmann fragen (Anwalt oder Datenschutzbeauftragten). Als Anbieter von Unternehmensberatung dürfen wir per Gesetz keine Rechtsberatung anbieten.

[@Buddy_8866]

@@buerokaizendigital OK, danke!

[@frankdroste9438]

Wie immer ein tolles Video. Ich habe mittlerweile eine sehr umfangreiche Aufgabenliste erstellt. Es stellt sich mir aber noch eine Fragen, auf die ich auch bei der Internetrecherche noch keine wirkliche Antwort gefunden habe. Ich möchte in einer Aufgabe einen Link einfügen, mit welchem ich eine andere Aufgabe öffnen kann (Anwendungsbeispiel: Aufgaben hängen indirekt miteinander zusammen und ich möchte jeweils zwischen den Aufgaben wechseln. Ich kann zwar über "Einfügen - Outlook-Element" eine andere Aufgabe auswählen, gespeichert wird dann aber nur der aktuelle Stand - es handelt sich also nur um eine Kopie der Aufgabe und nicht um einen Link. Wie kann ich einen solchen Link auf ein anderes Outlook-Element einfügen? VG und macht gerne weiter so !!

[@frank-hilft]

vielen Dank für die hilfreichen Tipps. Wieder was gelernt.:)

[@buerokaizendigital]

Vielen Dank fürs Feedback 🙏

[@Exoduzzzz31]

Tolles Video! Ich würde gerne wissen wie Sie Ihre Ansichtseinstellung eingestellt haben, finde meine Aufgabenliste sieht sehr unübersichtlich aus. Würde mich freuen wenn mir da jemand helfen kann. :)

[@buerokaizendigital]

Danke 😊 Die Ansichtseinstellungen der Aufgabenliste nehmen wir auf die Ideenliste. Kann gut sein dass wir da auch mal ein Video dazu machen

[@svenjaWonderland]

Super Video! Ich habe die Spalten analog Ihrer Darstellung in der Aufgabenleiste übernommen. Trotz der Anordnung der Spalten über die Ansichtseinstellungen sehe ich jedoch zuerst den Betreff und danach das erledigt Kästchen sowie das Symbol. Haben Sie einen Tipp, wie ich die beiden letzten Spalten vor den Betreff bekomme?

[@buerokaizendigital]

@@svenjaWonderland Vielen Dank 😊 In den Ansichtseinstellungen kann man um Untermenü „Spalten“ die Reihenfolge der Spalten ändern. Dort gibt’s die beiden Buttons „Nach oben“ und „Nach unten“

[@jurgvogeli354]

Tolles Video! Eine Frage: Wie erhalte ich das Layout wie im Video gezeigt? Aufgaben nach Datum mit Click-Box?

[@buerokaizendigital]

Vielen Dank. Das Layout kann man über die Ansichtseinstellungen anpassen. Ist leider etwas zu kompliziert das in einem Kommentar zu beschrieben. In unserem Tagesseminar zeigen wir es www.buero-kaizen.de/seminare/outlook-for-business/ Vielleicht machen wir auch mal ein Video dazu...

[@MA-eo5us]

Die Frage ist zwar einige Zeit her, aber für jemand anders evtl. immer noch relevant: 1. Rechtsklick in die "Task List" rechts -> "View Seetings" -> "Columns..." (hier Häkchen setzen für die Anzeigen die du haben willst und in der entsprechenden Reihenfolge - also im konkreten Fall: "Complete" ganz oben, dann "Icon", dann "Due Date", dann "Task Subject") -> Mit "Ok" bestätigen 2. Rechtsklick in die "Task List" rechts -> "View Seetings" -> "Other Settings" -> Häkchen oben rechts bei "Automatic Column Size" entfernen (dadurch kann man sich die Spaltenbreite selber anpassen und die Einträge werden nicht mehr untereinander angezeigt) -> mit "Ok" bestätigen

[@claudiadruschke5595]

Vielen Dank für das interessante und lehrreiche Video. Da ich erst ganz neu mit Microsoft 365 arbeite sauge ich quasi alle Ihre Videos regelrecht auf. Nun habe ich eine Frage zum Kalender. Ich benutze seit Jahren den Google Kalender. Besteht eine Möglichkeit meinen und den Googlekalender einer weiteren Person mit dem Kalender von Microsoft zu kombinieren bzw. einzublenden?

[@buerokaizendigital]

Das freut uns :) zu Ihrer Frage: Man kann einen Google-Kalender in Outlook zumindest anzeigen, aber leider nicht bearbeiten: www.buero-kaizen.de/gmail-und-google-kalender-in-outlook-einrichten/

[@Kaivollabgedreht]

Kann es sein das es diese Aufgabenleiste nicht mehr gibt?

[@buerokaizendigital]

Doch die Aufgabenliste gibt es noch, aber nur in der Outlook-Desktop-app (siehe Antwort auf Ihre andere Frage)

[@juudy60]

Kann ich einen Quickstep auch auf eine von mir erstellte Musteraufgabe machen? Ich habs eine Aufgabe mit mehreren Unterpunkten zur Erledigung erstellt. Diese möchte ich jetzt gleich mit einem Mail verbinden... Danke übrigens für die immer sehr interessanten Videos 👍

[@buerokaizendigital]

Vielen Dank das freut uns. Nein QuickSteps kann man bisher leider nicht verwenden um bestehende Aufgaben zu bearbeiten. Man kann nur neue Aufgaben anlegen...

[@juudy60]

@@buerokaizendigital ok, und danke für rasche Antwort👍

[@andreasheier7828]

Hallo - gutes Video - Problem: arbeite mit Mac und Office 365 und praktisch kein Tipp funktioniert so wie gezeigt weil Outlook für den Mac offenbar leider völlig anders ist. z.b. Aufgaben kann man nicht am Posteingang einblenden, es gibt keine Quicksteps, das mit an OneNote senden funktioniert nicht bzw. kann man nicht einstellen, etc. etc. Wäre einmal gut ein Mac spezifisches Video zu machen. Denke da gibt es auch genügend User.

[@buerokaizendigital]

Danke für den Tipp. Ja wir haben tatsächlich ein Outlook Tutorial für den Mac auf der Liste sobald die ToDo Integration funktioniert 😀

[@jjz3549]

Besprechungseinladungen und Kalenderfreigaben sind jetzt nicht unbedingt Fortgeschrittenes-Wissen.

[@buerokaizendigital]

Manche kennen es, manche kennen es auch nicht...

[@Kaivollabgedreht]

Ich sehe gereade, egal was ich von ihnen nachmachen möchte, geht nicht. Ich habe Outlook auf Chrome und auf Office 365 und ihres sieht definitiv anders aus. Komisch

[@buerokaizendigital]

Im Video ist die Outlook Desktop-Version zu sehen. Das ist das windows-Programm. Sie nutzen die web-app im Browser. Diese hat nicht so viele Funktionen wie die Desktop-Version. Deshalb sieht Ihr outlook auch anders aus als das im Video.

[@Kaivollabgedreht]

@@buerokaizendigital Ach so, okay. Dann werde ich die mal runterladen und nochmal schauen. Danke :)

[@rainerlampe3385]

Outlook ist so übelst veraltet, ich ärgere mich täglich darüber…Beispiele: gemeinsamer Posteingang, Kontakte werden nicht automatisch gespeichert oder aufgenommen…Mir gefällt die Email App von Apple wesentlich besser

[@buerokaizendigital]

Wenn man in einem Microsoft Umfeld mit Teams, OneNote usw. arbeitet führt kaum ein Weg an Outlook vorbei. Dann ist es wirklich stark. Wenn man nur ein Mail-Programm für sich persönlich sucht gibts natürlich auch einige andere...

[@rainerlampe3385]

@@buerokaizendigital wir haben das Office Paket und nutzen Onenote, Excel, Word, PP nur nutze ich mittlerweile lieber das Macbook für den Email Verkehr. Es ist auf jeden Fall schön, dass ihr so viele nützliche Videos veröffentlicht👍

[@buerokaizendigital]

@@rainerlampe3385 Dankeschön, das freut uns, wenn die Videos hilfreich sind 😀

[@hanshubner4155]

komme leider garnicht erst in Outlook 2021 rein... was ist zu tun?